زمانیکه تاریخچه سند version history در مخزن یا لیست شیرپوینت فعال می‌شود، شما می‌توانید آیتم‌های موجود در لیست یا فایل‌های موجود در مخزن را ذخیره، ردیابی و بازیابی نمایید حتی زمانیکه فایل یا آیتم شما تغییر کرده است. تاریخچه یا همان نسخه‌های سند همراه با تنظیمات دیگری مانند تحویل گرفتن (Check out) به شما امکان کنترل محتوای پست شده در سایت شیرپوینتی را می‌دهد و در صورت نیاز امکان بازگرداندن نسخه قبلی فایل یا آیتم لیست را فراهم می‌نماید.
افرادی که دسترسی مدیریت لیست یا مخازن را دارند می‌توانند امکان version history را فعال یا غیر فعال نمایند. version history برای تمام آیتم‌های لیست‌های مختلف مانند تقویم و همچنین برای انواع مختلف فایل‌‌ها در مخازن مانند صفحات‌وب در دسترس می‌باشد.
شما می‌توانید از version history جهت موارد زیر استفاده نمایید:
- پیگیری تاریخچه سند: زمانیکه این امکان فعال باشد، زمان تغییرات ایجاد شده در سند و همچنین نام کاربری شخص ایجاد کننده تغییر قابل مشاهده خواهد بود همچنین امکان مشاهده زمان تغییر ویژگی‌های سند (اطلاعات مربوط به سند) امکان‌پذیر است.
- بازیابی نسخه‌های قبلی سند: اگر در سند جاری به اشتباه تغییری ایجاد کنید یا نسخه قبلی به نظر شما بهتر و مفیدتر باشد شما به راحتی می‌توانید نسخه قبلی را با نسخه فعلی جایگزین نمایید. نسخه بازیابی شده به عنوان یک نسخه جدید جایگزین نسخه فعلی می‌گردد.
- مشاهده نسخه‌های قبلی سند: شما می‌توانید تمام نسخه‌های قبلی را بدون جایگزین کردن با نسخه فعلی مشاهده نمایید. اگر از Microsoft Office جهت مشاهده نسخه‌های قبلی استفاده می‌کنید، می‌توانید دو نسخه مشخص را برای مشاهده تفاوت‌هایشان با هم مقایسه نمایید.
شما می‌توانید با این امکان اطلاعات موجود در لیست یا مخازن را در مرور زمان ردیابی و مدیریت نمایید. با فعال کردن این امکان با تغییر هر آیتم یک نسخه جدید به تاریخچه آن افزوده می‌شود. تعداد نسخه‌های ذخیره شده و همچنین نسخه‌های اصلی و فرعی برای هر لیست و مخزن قابل تنظیم می‌باشد.
فعال‌سازی و پیکربندی versioning در لیست یا مخزن شیرپوینت
- ابتدا وارد لیست یا مخزنی شوید که تصمیم به فعال‌سازی این امکان را دارید.
- در نوار بالا لیست یا مخزن را انتخاب کنید.
- سپس در گروه تنظیمات بر روی Library Settings or List Settings کلیک نمایید.
- در صفحه تنظیمات Versioning Settings را انتخاب نمایید.
- در صفحه Version Settings تنظیمات زیر وجو دارد:
- فعال کردن تایید محتوا برای موارد ثبت شده
- ایجاد یک نسخه جدید بعد از ایجاد هر بار تغییر در سند. تنها نسخه‌های اصلی یا نسخه‌های اصلی به همراه نسخه‌های فرعی
- محدود کردن تعداد نسخه‌ها و پیش‌نویس‌ها
- انتخاب اینکه چه کسانی امکان مشاهده پیش‌نویس‌ها را دارند
- قبل از تغییر سند، سند توسط شخص تحویل گرفته شود یا خیر
لیست‌های شیرپوینت
- فعال کردن تایید محتوا برای موارد ثبت شده
- ایجاد یک نسخه جدید بعد از ایجاد هر بار تغییر در سند.
- محدود کردن تعداد نسخه‌ها و پیش‌نویس‌ها
- انتخاب اینکه چه کسانی امکان مشاهده پیش‌نویس‌ها را دارند
غیر فعال کردن versioning در لیست یا مخزن شیرپوینت
مراحل بالا را طی نمایید و گزینه No versioning را انتخاب نمایید.
مشاهده، بازیابی و حذف نسخه‌های قبلی اسناد
جهت بازیابی نسخه قبلی سند مراحل زیر را دنبال نمایید:
- وارد لیست یا مخزن مورد نظر شوید.
- با انتخاب سند از نوار بالا در تب Files گزینه Version history یا با کلیک بر روی “سه نقطه” مقابل نام فایل Version history را انتخاب نمایید.
- درپنجره‌ای که باز می‌شود تمام نسخه‌های قبلی قابل مشاهده هستند. مقابل هر نسخه با کلیک روی فلش مقابل می‌توانید موارد زیر را انجام دهید:
- مشاهده نسخه انتخاب شده.
با کلیک بر روری view پنجره‌ای باز می‌شود که به شما امکان مشاهده مشخصات سند و همچنین امکان حذف یا بازیابی سند را می‌دهد. - بازیابی نسخه انتخاب شده.
با کلیک بر روی restore پنجره‌ای باز می‌شود که از شما جهت بازیابی این نسخه تایید می‌گیرد و بعد از تایید شما نسخه انتخاب شده به عنوان یک نسخه جدید افزوده می‌شود. - حذف نسخه انتخاب شده.
با کلیک بر روی Delete پنجره‌ای باز می‌شود که با تایید شما سند حذف می‌گردد.
مطالب مرتبط
