امروزه اکثر سازمان‌­ها به نحوی از شیرپوینت برای مدیریت تعاملات روزمره کارکنان حول محتوا مختلف سازمان یا پروژه خود استفاده میکنند. زیرا شیرپوینت با امکانات فوق‌العاده­ای که دارد به سادگی تعاملات داخل تیمی و مدیریت اسناد سازمان (جایگزین درایو Share شبکه) را پوشش میدهد. یکی از این امکانات فوق‌العاده Record Management در شیرپوینت است که به ما در مدیریت و آرشیو اسناد و دیگر محتوای تولید شده در سازمان کمک خواهد کرد و در این مقاله قصد داریم بیشتر آنرا بررسی کنیم.

Record Management در شیرپوینت

ما در شیرپوینت برای مدیریت رکوردها (Record Management) دو رویکرد کاملا متفاوت داریم:

  • In-place records management

 در این روش اسناد رکورد شده در کتابخانه­ای که ایجاد شده اند باقی میماند و در همانجا تبدیل به رکورد میشوند. مزیت این روش سادگی استفاده از آن برای کاربران نهایی است زیرا که آنها بدون نیاز به رعایت شرط خاصی فقط سند مورد نظر را رکورد میکنند.

معایب این روش نیز پخش بودن اسناد رکورد شده در سایت­های مختلف است زیرا ممکن است اسناد رکورد شده نیاز به بررسی و بازبینی داشته باشند پس دسترسی به آنها در سایت­های مختلف سازمان امری دشوار و نیاز به برقراری دسترسی به تک تک این سایت­ها میباشد. همچنین در این روش امکان استفاده و جابجایی اسناد رکورد شده بهBlob Storage  نمیباشد.

  • SharePoint Records Center

در این روش تمامی اسناد بعد از تبدیل به رکورد به این سایت با روش­های مختلف منتقل میشوند (فرآیند یا Send To Connection) و در یک سایت مرکزی ذخیره و مدیریت میشوند مزیت این روش در این است که مدیریت اسناد رکورد شده به تفکیک نوع آنها به دلیل تجمیع شدن آن بسیار راحتتر است و همچنین این قابلیت وجود دارد که رکوردهای منتقل شده به این سایت را از لحاظ دیتابیسی روی Blob Storage و به صورت File نگهداری کرد.

عیب این روش نیز مکانیزم پیچیده­تر تبدیل یک سند به رکورد و انتقال آن به Record Center است.

Record Management در شیرپوینت

فارغ از روش پیاده سازی Best Practice پیاده سازی Record Management در سازمان فرآیند زیر را خواهد داشت:

  • مشخص نمودن نقش­ها

در پیاده سازی Record Management باید نقش­های مختلفی در سازمان با هم همکاری کنند شامل Record Manager که وظیفه پیاده سازی Record Management و دسته بندی انواع رکوردها در سازمان را دارد، IT Person که وظیفه فراهم نمودن زیرساخت پیاده سازی را دارد ( مانند سایت Record Center بر بستر Blob Storage) و مدیران محتوا که وظیفه هدایت تیم­ها به سوی استفاده از Record Management را دارند.

  • بررسی محتواهای سازمان

بررسی انواع محتواهای سازمان و محتواهای مهم قابل رکورد در سازمان توسط Record Manager و مدیران محتوا

  • تهیه برنامه فایلهای سازمان

ایجاد برنامه­ای بر اساس محتواهای موجود در سازمان و مشخص نمودن رفتار با هر نوع محتوا در سازمان

  • تهیه برنامه زمان بندی Retention

تعیین زمان هر نوع محتوا بر اساس خروجی برنامه فایلهای سازمان برای زمان عدم استفاده و زمان انتقال به رکورد سنتر

  • ارزیابی و بررسی مخازن اسناد

اطمینان از استفاده صحیح پالیسی های تعریف شده در هر کتابخانه سند

  • ایجاد برنامه Record Management

استفاده تلفیقی از دو روش استفاده از Record Management و ایجاد زیرساخت مورد نظر جهت انتقال رکورد­ها به سایت رکورد سنتر توسط فرآیند یا Send To Connection

  • بررسی شرایط تبدیل محتوا به رکورد

ایجاد چرخه های عمر بر اساس انواع محتوای رایج در سازمان برای تبدیل یک سند به رکورد و انتقال آنها به رکورد سنتر ( یا رکورد در جا)

  • بررسی رکورد ایمیل­­های سازمان

بررسی نیاز به رکورد کردن ایمیل­های سازمان در شیرپوینت یا رکورد کردن آنها در اپلکیشن مورد استفاده هدف

  • بررسی رکورد کردن اطلاعاتSocial  در شیرپوینت

بررسی انواع محتوای رایج و اطلاعات Social شیرپوینت و امکان رکورد کردن آنها اطلاعاتی چون صفحات ویکی، بلاگها و محتوای سایت­های شخصی

Record Management در شیرپوینت