امروزه اکثر سازمان‌ها به نحوی از شیرپوینت برای مدیریت تعاملات روزمره کارکنان حول محتوای مختلف سازمان یا پروژه خود استفاده میکنند. زیرا شیرپوینت با امکانات فوق‌العادهای که دارد به سادگی تعاملات داخل تیمی و مدیریت اسناد سازمان (جایگزین درایو Share شبکه) را پوشش میدهد. یکی از این امکانات فوق‌العاده در شیرپوینت Record Management است که به ما در مدیریت و آرشیو اسناد و دیگر محتوای تولید شده در سازمان کمک خواهد کرد و در این مقاله قصد داریم بیشتر آنرا بررسی کنیم.
ما در شیرپوینت برای مدیریت رکوردها (Record Management) دو رویکرد کاملا متفاوت داریم:
- In-place records management
در این روش اسناد رکورد شده در کتابخانه‌ای که ایجاد شده اند باقی خواهند ماند و در همانجا تبدیل به رکورد میشوند. مزیت این روش سادگی استفاده از آن برای کاربران نهایی است زیرا که آنها بدون نیاز به رعایت شرط خاصی فقط سند مورد نظر را رکورد میکنند.
معایب:
1. اسناد رکورد شده در سایت‌های مختلف پراکنده هستند و در صورت نیاز به بررسی و بازبینی اسناد رکورد شده، دسترسی به آنها در سایت‌های مختلف برای سازمان امری دشوار و نیاز به دسترسی به تک تک سایت‌ها دارد.
2. امکان استفاده و جابجایی اسناد رکورد شده بهBlob Storage وجود ندارد.
- SharePoint Records Center
در این روش تمامی اسناد بعد از تبدیل به رکورد به این سایت با روش‌های مختلف منتقل میشوند (فرآیند یا Send To Connection) و در یک سایت مرکزی ذخیره و مدیریت میشوند.
مزیت:
1. اسناد رکورد شده به تفکیک نوع آنها، به دلیل تجمیع شدن آنها راحت‌تر مدیریت میشوند.
2. رکوردهای منتقل شده به این سایت از لحاظ دیتابیسی روی Blob Storage و به صورت File قابلیت نگهداری دارند.
عیب این روش نیز مکانیزم پیچیدهتر تبدیل یک سند به رکورد و انتقال آن به Record Center است.
فارغ از روش پیاده سازی Best Practice پیاده سازی Record Management در سازمان فرآیند زیر را خواهد داشت:
- مشخص نمودن نقش‌ها
در پیاده سازی Record Management باید نقش‌های مختلفی در سازمان با هم همکاری کنند شامل Record Manager که وظیفه پیاده سازی Record Management و دسته بندی انواع رکوردها در سازمان را دارد، IT Person که وظیفه فراهم نمودن زیرساخت پیاده سازی را دارد ( مانند سایت Record Center بر بستر Blob Storage) و مدیران محتوا که وظیفه هدایت تیمها به سوی استفاده از Record Management را دارند.
- بررسی محتواهای سازمان
بررسی انواع محتواهای سازمان و محتواهای مهم قابل رکورد در سازمان توسط Record Manager و مدیران محتوا
- تهیه برنامه فایلهای سازمان
ایجاد برنامهای بر اساس محتواهای موجود در سازمان و مشخص نمودن رفتار با هر نوع محتوا در سازمان
- تهیه برنامه زمان بندی Retention
تعیین زمان هر نوع محتوا بر اساس خروجی برنامه فایلهای سازمان برای زمان عدم استفاده و زمان انتقال به رکورد سنتر
- ارزیابی و بررسی مخازن اسناد
از استفاده صحیح پالیسی‌های تعریف شده در هر کتابخانه سند اطمینان حاصل می شود.
- ایجاد برنامه Record Management
استفاده تلفیقی از دو روش استفاده از Record Management و ایجاد زیرساخت مورد نظر جهت انتقال رکوردها به سایت رکورد سنتر توسط فرآیند یا Send To Connection
- بررسی شرایط تبدیل محتوا به رکورد
ایجاد چرخه های عمر بر اساس انواع محتوای رایج در سازمان برای تبدیل یک سند به رکورد و انتقال آنها به رکورد سنتر ( یا رکورد در جا)
- بررسی رکورد ایمیلهای سازمان
رکورد کردن ایمیلهای سازمان در شیرپوینت یا رکورد کردن آنها در اپلکیشن مورد استفاده هدف
- بررسی رکورد کردن اطلاعات Social در شیرپوینت
بررسی انواع محتوای رایج و اطلاعات Social شیرپوینت و امکان رکورد کردن آنها
اطلاعاتی چون صفحات ویکی، بلاگها و محتوای سایت‌های شخصی
مطالب مرتبط
