واحد تضمین کیفیت در راستای یکپارچگی و استاندارد‌سازی سازمان و همچنین مواردی همچون جلوگیری از محصول نامنطبق، عدم رضایت مشتریان، آموزش فرآیندهای سازمان به پرسنل و نیازهایی از این دست به صورت گسترده مدارکی جهت استاندارد‌سازی سازمان در غالب دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، آیین‌نامه‌ها، فرآیندها، نظامنامه‌ها و دیگر مدارک مهم سازمانی تهیه می‌نماید. این اسناد باید وابسته به جایگاه سازمانی پرسنل و چارت سازمانی پرسنل در دسترس ایشان قرار گیرد که این اسناد و مدارک روزانه به دلیل تغییرات رخ داده در سازمان و الزامات داخلی و خارجی دستخوش تغییرات خواهند شد که با رخ دادن هر تغییر در سند اطلاع رسانی مدارک بروز شده نیز باید انجام پذیرد.
اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها مشکل اشتراک‌گذاری و اطلاع‌رسانی تغییرات مدارک را دارند و برای حل این مشکل از روش‌های مختلفی استفاده می‌نمایند مانند استفاده از یک فولدر اشتراکی در سطح شبکه که بعضی از مشکلات را نمی‌تواند حل نماید. بنابراین با بروز این نیاز در دنیا نیاز به سامانه‌ای به نام کنترل مدارک تضمین کیفیت روز به روز بیشتر شد.

ما در شرکت داتام با برخورد با این موضوعات در پروژه‌ها و سازمان‌های متعدد و درک دغدغه‌های بسیاری از سازمانها برآن شدیم تا با فراهم نمودن سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت بتوانیم نیاز سازمان‌های را در این زمینه به بهترین شکل برطرف نماییم.

سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت با فراهم نمودن بستری تحت وب برای بارگذاری و اشتراک‌گذاری مدارک تضمین کیفیت این امکان را به سازمان می‌دهد تا هر نوع مدرک را مانند فرم در سامانه بارگذاری نماید. همچنین وابسته به آن نوع مدرک متادیتاهای مربوط به آن مدرک را نیز تعیین نموده و پس از طی مراحل فرآیند تایید و تصویب مدرک در سامانه منتشر خواهند شد تا پرسنل وابسته به چارت‌سازمانی بتوانند این سند را در کارتابل مدارک خود مشاهده کنند. با فراهم نمودن این بستر ما مشکلات ورژن های متعدد یک مدرک و از دسترس خارج کردن مدارک منقضی شده را نیز به صورت سیستمی حل نموده ایم و همیشه پرسنل سازمان آخرین ورژن فعال را که مراحل تایید و تصویب را گذرانده اند خواهند دید.