واحد تضمین کیفیت در راستای یکپارچگی و استاندارد‌سازی سازمان و همچنین مواردی همچون جلوگیری از محصول نامنطبق، عدم رضایت مشتریان، آموزش فرآیندهای سازمان به پرسنل و نیازهایی از این دست به صورت گسترده مدارکی جهت استاندارد‌سازی سازمان در غالب دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، آیین‌نامه‌ها، فرآیندها، نظامنامه‌ها و دیگر مدارک مهم سازمانی تهیه می‌نماید. این اسناد باید وابسته به جایگاه سازمانی پرسنل و چارت سازمانی پرسنل در دسترس ایشان قرار گیرد که این اسناد و مدارک روزانه به دلیل تغییرات رخ داده در سازمان و الزامات داخلی و خارجی دستخوش تغییرات خواهند شد که با رخ دادن هر تغییر در سند اطلاع رسانی مدارک بروز شده نیز باید انجام پذیرد. اکثر شرکت‌ها و سازمانها مشکل اشتراک‌گذاری و اطلاع‌رسانی تغییرات مدارک را دارند و برای حل این مشکل از روش‌های مختلفی استفاده می‌نمایند مانند استفاده از یک فولدر اشتراکی در سطح شبکه که بعضی از مشکلات را نمی‌تواند حل نماید. بنابراین با بروز این نیاز در دنیا نیاز به سامانه‌ای به نام کنترل مدارک تضمین کیفیت روز به روز بیشتر شد.
ما در شرکت داتام با برخورد با این موضوعات در پروژه‌ها و سازمان‌های متعدد و درک دغدغه‌های بسیاری از سازمانها برآن شدیم تا با فراهم نمودن سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت بتوانیم نیاز سازمان‌های را در این زمینه به بهترین شکل برطرف نماییم.
سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت با فراهم نمودن بستری تحت وب برای بارگذاری و اشتراک‌گذاری مدارک تضمین کیفیت این امکان را به سازمان می‌دهد تا هر نوع مدرک را مانند فرم در سامانه بارگذاری نماید. همچنین وابسته به آن نوع مدرک متادیتاهای مربوط به آن مدرک را نیز تعیین نموده و پس از طی مراحل فرآیند تایید و تصویب مدرک در سامانه منتشر خواهند شد تا پرسنل وابسته به چارت‌سازمانی بتوانند این سند را در کارتابل مدارک خود مشاهده کنند. با فراهم نمودن این بستر ما مشکلات ورژن های متعدد یک مدرک و از دسترس خارج کردن مدارک منقضی شده را نیز به صورت سیستمی حل نموده ایم و همیشه پرسنل سازمان آخرین ورژن فعال را که مراحل تایید و تصویب را گذرانده اند خواهند دید.
برخی ویژگی‌های سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت
امکان مشاهده مدارک بر بستر وب بدون نیاز به نصب برنامه های آفیس
امکان تعریف انواع مدارک مخصوص سازمان شما
امکان تعریف متادیتا هر سند
کارتابل پیشرفته مدارک و فیلترهای کارتابل بر اساس متادیتاهای مدارک
امکان جستجوی پیشرفته مدارک براساس یک کلمه در متادیتاهای سند و یا در متن مدارک
امکان تعریف چارت سازمانی و وصل نمودن مدارک به چارت سازمانی
امکان تعریف درخت فرآیندهای سازمان و وصل نمودن مدارک به آن
امکان پیمایش مدارک در درخت چارت سازمانی و درخت فرآیندهای سازمان
امکان تعریف فرآیندهای تایید و تصویب مدارک جدید و تغییر مدارک موجود
امکان ویرایش تحت وب مدارک در فرآیندهای تغییر مدارک موجود و تایید و تصویب مدارک جدید
امکان منسوخ‌سازی و فرآیند تایید منسوخ‌سازی مدارک
امکان مدیریت وظایف فرآیندهای تایید و تصویب یا منسوخ‌سازی در کارتابل
امکان جستجوی پیشرفته در متن مدارک
امکان تعریف زمان بازنگری بعدی مدرک و اطلاع سررسید زمان بازنگری مدارک در کارتابل
امکان مشاهده آخرین اسناد تغییر یافته سازمان در صفحه اول سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت
امکان پی‌جویی ( Follow ) یک مدرک خاص و مشاهده در صفحه اول سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت
امکان گسترش سامانه بر اساس نیازهای خاص سازمان شما
امکان تهیه گزارشات کاربردی از سامانه مانند Master List