Microsoft Planner چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟

Microsoft Planner برنامه ای برای انجام کار (To-do app) است که همراه با آفیس 365 ارائه می‌شود. این برنامه برای برنامه‌ریزی شخصی و کار گروهی، با یک رابط کاربری مبتنی بر کارت ساده، مشابه Trello، استفاده می‌شود. در این مقاله، نگاه سریع به نحوه استفاده از آن می‌پردازیم.

Microsoft Planner برای افرادی که اشتراک پولی در افیس 365 دارند در دسترس است، خواه این یک اشتراک شخصی باشد که خودتان پرداخت کرده اید یا اشتراکی شرکتی که شرکت شما برای آن هزینه می‌کند. Microsoft Planner به صورت رایگان در دسترس نیست.

برای دسترسی به Microsoft Planner، به وب سایت Planner بروید و با اطلاعات حساب آفیس 365 خود وارد شوید. اگر قبلاً وارد سیستم شده اید، می‌توانید از طریق راه انداز برنامه آفیس 365 مستقیماً وارد برنامه شوید.

Planner  در آنچه که “Planner Hub” نامیده می شود، باز می‌شود که برنامه‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید یا افراد دیگر به آنها اضافه کرده اند، نشان می‌دهد. اگر از Planner با اشتراک آفیس 365 شخصی استفاده می‌کنید ، فقط برنامه‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید در Planner Hub خواهید دید. در ابتدا، برنامه ریز Hub خالی خواهد بود زیرا شما هنوز برنامه ای ایجاد نکرده اید. برای ایجاد یک طرح، روی “طرح جدید” در منوی اصلی در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید.

به طرح خود یک نام بگذارید، عمومی بودن (این به این معنی است که آیا افراد دیگر در شرکت شما می‌توانند این طرح را ببینند یا خیر) یا خصوصی را انتخاب کنید و “ایجاد طرح” را کلیک کنید.

Planner  برنامه جدیدی را برای شما ایجاد می‌کند. اکنون می‌توانید با کلیک روی “افزودن وظیفه” آن را با وظایف پر کنید.

صفحه وظیفه جدید باز می شود. برای وظیفه، تاریخ سررسید و افرادی که به آنها وظیفه اختصاص داده شده است، را وارد کنید. برای ایجاد وظیفه روی دکمه “افزودن وظیفه ” کلیک کنید.

اکنون وظایف ایجاد شده را در پایین قسمت “افزودن وظیفه” مشاهده خواهید کرد.

اگر تعجب می کنید که چرا پنجره “افزودن وظیفه” هنوز باز است ، به این دلیل است که می توانید وظایف زیادی را پشت سر هم اضافه کنید بدون اینکه دائماً روی “افزودن وظیفه” کلیک کنید. اگر از پنجره بروی “افزودن وظیفه” کلیک کنید، فوراً از بین می رود.

برای باز کردن وظیفه جدید خود، فقط روی آن کلیک کنید. پنجره وظیفه با گزینه های زیادی برای افزودن اطلاعات باز می شود.

گزینه هایی برای افزودن وضعیت، اولویت، تاریخ سررسید، یادداشت‌ها، چک لیست‌ها، پیوست‌ها و موارد دیگر وجود دارد. همچنین می‌توانید برچسب هایی رنگی را در سمت راست وظیفه به آن وظیفه اعمال کنید.

یک نکته مهم این است که هیچ دکمه “ذخیره” وجود ندارد. پس از ایجاد تغییر در وظیفه‌ای، کافی است آن را با استفاده ازدکمه “X” در گوشه بالا سمت راست ببندید – همه تغییرات به طور خودکار ذخیره می شوند.

پس از اتمام یک وظیفه ، پیشرفت را روی “انجام شده” تنظیم کنید و سپس کار در صفحه شما فیلتر می شود تا کمتر دیده شود.

داشتن یک لیست طولانی از وظایف خوب است، اما داشتن لیست‌های مختلف برای مدیریت وظایف بهتر است. برای مدیریت این وظایف، Planner مفهومی از ” Buckets” دارد. طرح جدید تنها یک Buckets دارد که To do  نام دارد.

با استفاده از گزینه “افزودن Buckets جدید” می‌توانید به تعداد دلخواه Buckets اضافه کنید.

ما یک Bucket “انجام شده” اضافه کرده‌ایم ، اما شما می‌توانید از هر نامی استفاده کنید.

برای انتقال کاری از یک Bucket به Bucket دیگر، کشیدن و انداختن آن تنها کاری است که باید انجام دهید.

می توانید هر چند بار که دوست دارید کارهای باز یا بسته را بین هر Bucket حرکت دهید.

Planner ویژگی‌های مفید بسیاری دارد، اما ترکیب وظایف و Bucket ها عملکرد اصلی است. Planner به اندازه Jira پیچیده نیست و به اندازه ترلو و Asana قابل تنظیم نیست، اما بسته به نیاز شما ممکن است چیز خوبی باشد.

اگر می‌خواهید یک ابزار ساده برای انجام وظایف داشته باشید که به شما نمایشی از وظایف خود ارائه دهد – و شما دارای اشتراک آفیس 365 هستید – Planner ممکن است همان چیزی باشد که به دنبال آن هستید.

اگر نیاز به سامانه مدیریت وظایف در شیرپوینت دارید، شرکت داتام “سامانه مدیریت وظایف” را با توجه به نیاز سازمان‌های طراحی کرده است. برای اطلاعات بیشتر در مورد این سامانه به صفحه “سامانه مدیریت وظایف” بروید و در صورت درخواست دمو از طریق فرم “درخواست دمو” با ما در ارتباط باشید.

مقاله مرجع