قبل از پاسخ به این سوال و بررسی کاربردهای Microsoft Lists بهتر است کمی در مورد پیشینه آن صحبت کنیم. مایکروسافت لیست که اکنون به عنوان اپ جدیدی به آفیس365 اضافه شده است را میتوان در واقع یک مدل تغییر شکل داده شده و مدرن شده از لیست شیرپوینت در نظر گرفت که کاربردهای جذابی به آن اضافه شده باشد.
در ساده ترین حالت شیرپوینت لیست یک مجموعه از اطلاعات سازماندهی شده است که برای کاربردهای گوناگون ایجاد شده تا به سادگی افراد از آن استفاده کنند و متادیتاهای یک موجودیت خاص در کسب و کارشان را ثبت نمایند مانند لیست پرسنل، لیست مخاطبان سازمان، تقویم رویدادهای سازمان. همچنین کتابخانه در شیرپوینت نیز یک لیست شیرپوینتی است که در واقع بر پایه فایل میباشد و برای ذخیره‌سازی فایلها و متادیتاهای آن کاربرد دارد. هر آیتمی که در لیست یا کتابخانه ثبت میشود شامل ستونهایی است که متادیتاهای این آیتم یا سند را شامل میشود.
مانند تصویر بالا به هر لیست میتوان ستونهای متنوعی اضافه نمود که شامل موارد زیر میشود.
برای مثال میتوان با ستونهای در دسترس بالا لیستی برای مدیریت وظایف درون واحدی ساخت و علاوه بر عنوان وظیفه، ستونی از نوع شخص و گروه برای شخص پیگیر وظیفه ایجاد کرد و وظایف را به صورت درون سازمانی تخصیص داد. شیرپوینت لیست استفاده گسترده و طولانی مدتی از نخست تا کنون داشته است، استفادههایی همچون مدیریت وظایف، مدیریت داراییها، مدیریت پرسنل، تقویم جلسات، اخبار و رویدادهای سازمان
مایکروسافت لیست (Microsoft Lists) به دلیل استفاده راحتتر و فراگیرتر از این امکانات شیرپوینت لیست ایجاد شد تا با افزودن این امکانات جذاب به سایر اپهای آفیس365 مثل مایکروسافت تیم، در قالبی یکپارچه لیستهای اطلاعاتی سازمان شکل گیرد. اکنون این اپ جذاب را در آفیس 365 باز میکنیم.
در مایکروسافت لیست یا به اختصار همان لیست میتوان تمامی لیستهای سازمان را ایجاد و در سایر پلتفرمها مثل شیرپوینت و مایکروسافت تیم استفاده نمود. همچنین هر شخص میتواند لیست شخصی ایجاد نماید و اطلاعات خود را مدیریت نمایند لیستهای شخصی در OneDrive هر شخص ذخیره میشود.
برای ایجاد لیست همچون شیرپوینت علاوه بر الگوی لیست Blank List، الگوهای از پیش ایجاد شده دیگری نیز وجود دارد.
اکنون یکی از این لیستها را ایجاد کنیم و در اپهای مختلف از آن استفاده کنیم.
سپس با کلیک روی دکمه Use Template به صفحه بعد میرویم
تنظیمات لیست مثل آیکون، رنگ، عنوان را مشخص و سپس محل ذخیره سازی اصلی را مشخص مینماییم. ( در صورت نیاز به ایجاد لیست شخصی باید گزینه My List را انتخاب نمایید)
اکنون میتوان از این لیست در سایر سایتهای فارم آفیس 365 و همچنین Microsoft Teams استفاده نمود.
از لیستهای موجود لیست مورد نظر خود را انتخاب مینماییم.
اکنون یک لیست جامع هم در سایت پرتال سازمان و هم در یکی از کانالهای تیم سازمان برای پر کردن اطلاعات داریم.
از این امکان نسبتا جدید آفیس 365 میتوان استفادههای گوناگونی کرد تا افراد یک کسب و کار با تعامل بیشتر اطلاعات حیاتی سازمان را با متادیتاهای مشخص پر کنند و با گردشکارهای بسیار جذاب Microsoft Flow گردش کار متناسب با آن نیز به اجرا درآید.
فرم ورودی اطلاعات لیست ما در مایکروسافت تیم به شکل زیر خواهد بود.
مطالب مرتبط
