قبل از پاسخ به این سوال و برررسی کاربردهای Microsoft List بهتر است کمی در مورد پیشینه آن صحبت کنیم. مایکروسافت لیست که اکنون به عنوان اپ جدیدی به آفیس365 اضافه شده است را میتوان در واقع یک مدل تغییر شکل داده شده و مدرن شده از لیست شیرپوینت در نظر گرفت که کاربردهای جذابی به آن اضافه شده باشد.

در ساده ترین حالت شیرپوینت لیست یک مجموعه از اطلاعات سازماندهی شده است که برای کاربردهای گوناگون ایجاد شده تا به سادگی افراد از آن استفاده کنند و متادیتاهای یک موجودیت خاص در کسب و کارشان را ثبت نمایند مانند لیست پرسنل، لیست مخاطبان سازمان، تقویم رویدادهای سازمان. همچنین کتابخانه در شیرپوینت نیز یک لیست شیرپوینتی است که در واقع بر پایه فایل میباشد و برای ذخیره‌سازی فایل­ها و متادیتاهای آن کاربرد دارد. هر آیتمی که در لیست یا کتابخانه ثبت میشود شامل ستون­هایی است که متادیتاهای این آیتم یا سند را شامل میشود.

Microsoft List

مانند تصویر بالا به هر لیست میتوان ستون­های متنوعی اضافه نمود که شامل موارد زیر میشود.

Microsoft List

برای مثال میتوان با ستون­های در دسترس بالا لیستی برای مدیریت وظایف درون واحدی ساخت و علاوه بر عنوان وظیفه، ستونی از نوع شخص و گروه برای شخص پیگیر وظیفه ایجاد کرد و وظایف را به صورت درون سازمانی تخصیص داد. شیرپوینت لیست استفاده گسترده و طولانی مدتی از نخست تا کنون داشته است، استفاده­هایی همچون مدیریت وظایف، مدیریت دارایی­ها، مدیریت پرسنل، تقویم جلسات، اخبار و رویدادهای سازمان

مایکروسافت لیست (Microsoft List) به دلیل استفاده راحتتر و فراگیرتر از این امکانات شیرپوینت لیست ایجاد شد تا با افزودن این امکانات جذاب به سایر اپ­های آفیس365 مثل مایکروسافت تیم، در قالبی یکپارچه لیست­های اطلاعاتی سازمان شکل گیرد. اکنون این اپ جذاب را در آفیس 365 باز میکنیم.

Microsoft List
Microsoft List

در مایکروسافت لیست یا به اختصار همان لیست میتوان تمامی لیست­های سازمان را ایجاد و در سایر پلتفرمها مثل شیرپوینت و مایکروسافت تیم استفاده نمود. همچنین هر شخص میتواند لیست شخصی ایجاد نماید و اطلاعات خود را مدیریت نمایند لیست­های شخصی در OneDrive هر شخص ذخیره میشود.

برای ایجاد لیست همچون شیرپوینت علاوه بر الگوی لیست Blank List، الگوهای از پیش ایجاد شده دیگری نیز وجود دارد.

Microsoft List

اکنون یکی از این لیست­ها را ایجاد کنیم و در اپ­های مختلف از آن استفاده کنیم.

Microsoft List

سپس با کلیک روی دکمه Use Template به صفحه بعد میرویم

Microsoft List

تنظیمات لیست مثل آیکون، رنگ، عنوان را مشخص و سپس محل ذخیره سازی اصلی را مشخص مینماییم. ( در صورت نیاز به ایجاد لیست شخصی باید گزینه My List را انتخاب نمایید)

Microsoft List

اکنون میتوان از این لیست در سایر سایت­های فارم آفیس 365 و همچنین Microsoft Teams استفاده نمود.

Microsoft List

از لیست­های موجود لیست مورد نظر خود را انتخاب مینماییم.

Microsoft List

اکنون یک لیست جامع هم در سایت پرتال سازمان و هم در یکی از کانالهای تیم سازمان برای پر کردن اطلاعات داریم.

از این امکان نسبتا جدید آفیس 365 میتوان استفاده­های گوناگونی کرد تا افراد یک کسب و کار با تعامل بیشتر اطلاعات حیاتی سازمان را با متادیتاهای مشخص پر کنند و با گردش­کارهای بسیار جذاب Microsoft Flow گردش کار متناسب با آن نیز به اجرا درآید.

فرم ورودی اطلاعات لیست ما در مایکروسافت تیم به شکل زیر خواهد بود.