Content Type در شیرپوینت چیست؟

به نظر می‌رسد Content Type  در شیرپوینت، باعث سردرگمی بسیاری از کاربران شده است. در این مقاله علاوه بر معرفی Content Type  در مورد نحوه ایجاد آن و استفاده از آن در لیست یا کتابخانه شیرپوینت توضیح خواهیم داد.

Content Type در شیرپوینت چیست؟

Content Type مجموعه‌ای از ستون‌ها است که برای هدف خاصی گروه بندی شده‌اند. برای مثال، می‌توانید یک  Content Type (گروهی از ستون‌ها) به نام «فاکتور» ایجاد کنید و در هر لیست یا کتابخانه‌ای که به این نوع اطلاعات نیاز دارد، از آن استفاده کنید.

مزایا Content Type در شیرپوینت چیست؟

مجموعه ای از ستون ها که قابل استفاده مجدد هستند

هر زمان که به مجموعه ای از ستون‌ها نیاز داشته باشید، می‌توانید Content Type تعیین شده را به سادگی با یک کلیک به لیست یا کتابخانه خود اضافه کنید، به جای ایجاد ستون جدید و یا افزودن مورد به مورد ستون‌ها

چندین نوع محتوا در یک لیست یا کتابخانه یکسان

مزیت دیگر این است که می‌توانید از چند نوع Content Type در داخل یک لیست یا کتابخانه استفاده کنید، به این معنی که می‌توانید مجموعه‌های مختلفی از ستون‌ها را برای آیتم‌ها یا اسناد مختلف در یک لیست یا کتابخانه یکسان داشته باشید.

چگونه یک Content Type در شیرپوینت ایجاد کنیم؟

ابتدا به قسمت “تنظیمات سایت” بروید، در اینجا بر روی “Site Content Type”  کلیک کنید تا به دنیای شگفت انگیز انواع محتوا دسترسی داشته باشید. خواهید دید که از قبل به طور پیش فرض انواع محتوا را در شیرپوینت خود دارید.

احتمالاً برخی از آنها را مانند صفحه ویکی، سند  وظیفه و غیره که مربوط به لیست‌ها یا کتابخانه‌های مختلفی است که در شیرپوینت دیده‌اید را می‌توانید تشخیص دهید.

همچنین متوجه خواهید شد که آنها بر اساس بخش‌هایی گروه بندی شده‌اند، که فقط برای سازماندهی آنها بسته به نوع ارتباط آنها است و دسترسی به آنها را در مواقع ضروری آسان می کند.

هر Content Type  دارای یک والد (Parent)  است. تنها موردی که دارای والد نیست Item  است. در واقع Item ریشه تمام Content Type  هاست.

برای ایجاد Content Type  جدید بر روی Create  بالای صفحه کلیک کنید.

با کلیک بر روی  Create  صفحه زیر را مشاهده خواهید کرد.

اول از همه، باید یک نام برای Content Type خود انتخاب کنید. یک نام آسان و واضح را انتخاب کنید تا بلافاصله متوجه شوید که هدف آن چیست. سپس، می‌توانید توضیحی اضافه کنید که البته اختیاری است.

قسمت بعدی بسیار مهم است و باید نوع محتوا را به والد پیوند دهیم. وقتی زمان انتخاب نوع محتوای والد فرا می‌رسد، باید از انتخاب خود مطمئن باشید. برخی از آنها فقط برای کتابخانه‌ها و برخی دیگر فقط برای لیست‌ها هستند، اما مشکل این است که نمی‌توانید بعداً آن را تغییر دهید. بنابراین اگر والدی را انتخاب کرده‌اید که فقط برای لیست‌ها هستند و به Content Type خود برای کتابخانه نیاز دارید، امکان پذیر نخواهد بود. تنها سوال واقعی که در این مرحله از خود می پرسیم این است که آیا نوع محتوایی که ایجاد می‌کنیم برای کتابخانه (Document Content types) است یا لیست (List Content Types)

آخرین بخش این است که تصمیم بگیرید نوع محتوای شما در کدام گروه باشد، تا بعداً به راحتی آن را پیدا کنید. ما یک گروه به اسم “مستندات پروژه” ایجاد کردیم و از آن استفاده می‌کنیم.

اکنون ما یک Content Type جدید ایجاد کردیم!

انتخاب ستون در Content Type

پس از اینکه Content Type  شما ایجاد شد، صفحه زیر را مشاهده خواهید کرد. شما ستون‌هایی را از والد در Content Type خود به صورت پیش فرض دارید. مانند ستون Title

در نهایت، می‌توانید ستون‌های جدیدی ایجاد کنید (Add From New Site Column)  یا از ستون‌هایی از نوع ستون های سایت موجود (Add Form Existing Site Columns) در داخل Content Type خود استفاده کنید تا آن را تکمیل کنید.

اکنون Content Type  شما آماده استفاده است!