تحویل گرفتن و تحویل دادن اسناد Check In/Check Out در شیرپوینت هنگام ویرایش یک سند یکی از امکانات پایه شیرپوینت است که در هنگام کار تیمی روی اسناد کاربرد فراوانی خواهد داشت. پس با ما در ادامه برای مشاهده این کاربردها و تنظیمات Check In/Check Out در شیرپوینت همراه باشید.
تحویل گرفتن یک سند به این معنی است که شما می‌خواهید به دیگر افرادی که به سند دسترسی دارند تا زمانی که شما در حال ویرایش سند هستید و سند را تحویل نداده‌اید، اجازه ویرایش ندهید و خود به تنهایی روی آن سند کار نمایید. هر چند که مشاهده اسناد روی شیرپوینت با آفیس آنلاین به شما این قابلیت را میدهد تا به صورت همزمان بدون ایجاد تداخل به ویرایش بخش‌های مختلف یک سند بپردازید (co-authoring) ولی برخی مواقع نیز تحویل گرفتن یک سند و اجازه ویرایش ندادن به بقیه نیز الزامی میباشد. برای مثال فرض کنید شما می‌خواهید تغییرات مورد نظر خود را روی سند در چند مرحله و در زمانهای مختلف انجام دهید.
برای تحویل گرفتن یک سند در کتابخانه اسناد مورد نظر رفته، سند را انتخاب نموده و از ریبون فایل تحویل گرفتن را بزنید.
اکنون سند مورد نظر در شیرپوینت تحویل شما است و فقط شما میتوانید سند را ویرایش نمایید.
پس از اعمال تغییرات مورد نیاز خود در زمانهای مختلف در صورتی که تغییرات نهایی شد میتوانید سند مورد نظر را تحویل بدهید.
و با تعیین توضیح این نگارش میتوانید این سند را تحویل دهید و یا مجدد تحویل بگیرید.
در صورت نیاز به لغو تغییرات خود و بازگرداندن نسخه سند به قبل از تحویل گرفتن شما، میتوانید از گزینه لغو تحویل گرفتن استفاده نمایید.
دقت داشته باشید در صورتی که در این کتابخانه اسناد سوابق نگارش‌ها (Versioning) را فعال کرده باشید با هر بار ویرایش سند در موقعی که تحویل شما است یک نگارش فرعی ایجاد میگردد و پس از تحویل دادن سند انتشار میابد و نسخه اصلی منتشر میگردد پس در حین ویرایش شما افراد دیگر پیش نویس تغییرات سند شما را مشاهده نخواهند کرد.
در تنظیمات کتابخانه‌های شیرپوینت این امکان وجود دارد که هر تغییری در اسناد را به صورت خودکار همراه با تحویل گرفتن سند انجام داد ولی شخصی که سند را ویرایش میکند باید پس از ویرایش سند را تحویل دهد.
شیرپوینت این امکان را به ما میدهد که تلفیقی از امکانات تحویل گرفتن / تحویل دادن و سوابق نگارش را بنا به انتخاب خود و نیاز خود استفاده نماییم پس با دقت این تنظیمات را انتخاب نمایید و به استفاده کنندگان نهایی آموزش لازم را نیز بدهید تا با انبوهی از اسناد تحویل گرفته شده و تحویل داده نشده مواجه نشوید، هرچند که در صورت این اتفاق نیز مدیر سایت میتواند از قسمت زیر اسناد را از تحویل اشخاص خارج نماید.
- نکته دیگری که باید توجه داشته باشید موقع بارگذاری اسناد جدید در صورتی که اسناد ستون (متادیتاهای سند) اجباری داشته باشند پس از بارگذاری سند تحویل شما خواهد شد و صفحه ویرایش مشخصات سند را بازخواهد نمود تا آن ستون مورد نظر را مقداردهی کنید و سند را تحویل دهید که این ممکن است در بارگذاری حجم انبوهی از اسناد ایجاد مشکل کند. همچنین در صورتی که با استفاده از Drag and Drop یا OneDrive اسناد را بارگذاری نمایید، این اسناد را تحویل شما نگه میدارد تا صفحه مشخصات سند را بازنمایید و مقدار ستون مورد نظر را مشخص نمایید.
پلتفرم شیرپوینت امکانات بیشماری در زمینه مدیریت اسناد در خود دارد که با استفاده از یک طراحی خوب و رعایت Best Practice های موجود در این زمینه میتوان سیستم مدیریت اسناد قدرتمندی خلق نمود، ما در شرکت داتام پوینت نیز با استفاده از این امکانات بیشمار شیرپوینت در زمینه مدیریت اسناد، سامانه مدیریت اسناد داتام را آماده نمودهایم.
مطالب مرتبط
