روزانه در هر سیستم سلامت مانند درمانگاه‌ها و بیمارستان‌ها اسناد و مدارک بیشماری ایجاد میشوند که برخی از آنها حاوی دانشی مورد نیاز برای مراحل بعدی درمان هستند. سیستم سلامت با توجه به پیچیدگی‌های گوناگونی که روزانه با آن سروکار دارد و همچنین سرعت عمل مورد نیاز در پاسخگویی به وقایع، نیازمند یک سامانه مدیریت اسناد و مدارک متمرکز جهت سهولت تحقق اهداف میباشد. سامانه مدیریت اسناد مورد نیاز در بخش سلامت نیازمند دارا بودن کاربردها و ویژگی‌های خاص‌تری است. در این مقاله قصد داریم کاربردهای مدیریت اسناد در سیستم سلامت را با هم بررسی کرده و برخی از مزایای مهم آن را بررسی نماییم.
کاربردهای مدیریت اسناد در سیستم سلامت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- آرشیو مدارک سازمانی
برای درک بهتر از مدارک سازمانی میتوان موارد زیر را مثال زد: فرم، فرآیند، دستورالعمل و شرح شغل که توسط واحدهای تضمین کیفیت و سیستم و روش‌های سازمان ایجاد میشود و با استفاده از سامانه مدیریت اسناد با افراد سازمان به اشتراک گذاشته میشود.
برای مثال وقتی نیاز به فرم رضایت عمل است افراد سازمان میتوانند به راحتی آخرین ورژن مدرک مربوط را از آرشیو مدارک سازمانی پرینت گرفته و به شخص مورد نظر تحویل دهند یا در صورت نیاز به مطالعه آخرین دستورالعمل ترخیص بیمار میتوانند آنرا در سامانه آرشیو مدارک سازمانی مطالعه کنند.
برای آرشیو مدارک سازمانی میتوان فرآیندها و رویه‌هایی نیز در نظر گرفت تا مدیریت نگارش‌های آنها و همچنین اصلاح و تغییرات آنها را نیز مدیریت کرد و همچنین مطمئن بود همیشه آخرین نگارش از هر سند در دسترس همگان قرار دارد.
- آرشیو پرونده سلامت بیماران
اسنادی که در حین درمان بیماران در سیستم سلامت ایجاد میشود بسیار حائز اهمیت هستند زیرا در صورت نیاز به درمان مجدد و همچنین ادامه روند درمان، کادر درمان نیاز دارند سوابق و مستندات مربوط به درمان فرد را مطالعه کنند تا بتوانند با دانش و اطلاعات بیشتری تصمیم گیری نمایند.
با استفاده از آرشیو پرونده سلامت بیماران در مدیریت اسناد باید بتوان تمامی مدارک بیمار از جمله سوابق بستری، عکس رادیولوژی، عکس MRI، گزارشات پزشک را به صورت تجمیع شده مشاهده نمود.
- آرشیو پرونده پرسنلی
یکی دیگر از مشکلات سیستم سلامت مدیریت منابع انسانی در این حوزه میباشد که مستلزم یک آرشیو پرونده پرسنلی کامل برای تصمیم گیری بهتر میباشد. برای مثال در صورت نیاز به ارتقاء یک شخص به سرپرستار بخش نیازمند مدارک آموزشی و گواهینامه‌های اخذ شده توسط وی برای تصمیم گیری بهتر میباشد.
مدارک و اسنادی که میتوان در آرشیو پرونده پرسنلی داشت بسیار گسترده و وابسته به هرسازمان خواهد بود. مدارک شناسایی، مدارک تحصیلی، گواهینامه‌های اخذ شده، احکام پرسنلی و تشویق نامه‌ها نمونه‌ای از این اسناد هستند.
مطالب مرتبط
