اگر چه ستون lookup دارای محدویت‌هایی است و در سناریوهای خاصی می‌توان از آنها استفاده کرد اما در بعضی موارد بسیار کاربردی هستند. به همین خاطر در این مقاله در مورد چگونگی ایجاد ستون Lookup و نحوه استفاده موثر از آن در شیرپوینت خواهیم پرداخت.
ستون Lookup در شیرپوینت چیست؟
ستون Lookup نوعی ستون است که به شما این امکان را می‌دهد که لیست یا مخزنی را به ستونی در لیست یا مخزن دیگری که در سایت شیرپوینتی خود دارید متصل نمایید و اطلاعات آن لیست را در لیست مورد نظر خود نمایش دهید. برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه کنید. فرض کنید شما دو لیست در شیرپوینت دارید، یک لیست جهت نگهداری مشخصات مشتری‌ها نظیر نام، تلفن و ایمیل به نام مخاطبین و لیست دیگر مربوط به شرکت‌ها می‌باشد و اطلاعات شرکت‌ها نظیر نام، آدرس، صنعت و … در آن ذخیره می‌شود. کاری که شما می‌توانید انجام دهید ایجاد یک ستون از نوع Lookup در لیست مخاطبین می‌باشد و آن را به لیست شرکت‌ها متصل نمایید و با این کار اطلاعات شرکت‌ها را مانند آدرس و … را در لیست مخاطبین خواهید داشت.
چگونه در شیرپوینت ستون Lookup ایجاد کنیم؟
اکنون با توجه به مثال بالا شروع به ایجاد لیست‌ها و ستونLookup خواهیم کرد.
مرحله اول: ایجاد دو لیست مشتریان و شرکت‌ها
شما نه تنها در لیست‌های شیرپوینت بلکه در مخزن‌ها هم می‌توانید از ستون Lookup استفاده نمایید. اکنون ما می‌خواهیم لیست مخاطبین را (نام افراد و اطلاعات تماس) را به لیست شرکت‌ها (نام وآدرس شرکت) متصل نماییم.
سریع‌ترین کار برای اتصال این دو لیست ایجاد دو لیست مخاطبین و شرکت‌ها می‌باشد و ایجاد ستون‌های مناسب جهت متصل کردن آنها. دو لیست مد نظر مانند زیر ایجاد شده‌اند:
(لیست مخاطبین)
(لیست شرکت‌ها)
مرحله دوم: ایجاد ستون Lookup
اکنون یک ستون Lookup در لیست مخاطبین ایجاد خواهیم کرد.
1. وارد لیست مخاطبین شوید.
2. در نوار بالای صفحه وارد تنظیمات لیست شوید.
3. در صفحه تنظیمات لیست، در قسمت پایین ستون‌ها بر روی ایجاد ستون ” Create column” کلیک نمایید.
4. ابتدا یک نام برای ستون انتخاب نمایید و نوع ستون را Lookup انتخاب کنید و در میانه صفحه لیست یا مخزن مورد نظر خود را انتخاب کنید ( در این مثال ما لیست شرکت‌ها را انتخاب کردیم) و اگر ستون‌های دیگری از لیست شرکت‌ها را می‌خواهید در لیست مخاطبین داشته باشید می‌توانید در بخش بعدی آنها را انتخاب نمایید و در انتها بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید.
5. اکنون لیست مخاطبین شما باید مشابه شکل زیر باشد.
6. شما می‌توانید نام ستون‌ها را مطابق میل خود تغییر دهید.
مرحله سوم: وارد کردن اطلاعات در ستون ایجاد شده
اکنون در لیست مخاطبین اطاعات مربوط به شرکت‌ها را برای شخص وارد نمایید.
اکنون لیست شما مانند شکل زیر خواهد شد
محدویت‌های ستون lookup
ستون‌های Lookup دارای محدویت‌هایی هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد. شما می‌توانید تنها برای برخی از انواع ستون‌ها، lookup ایجاد نمایید. تصویر زیر که برگرفته از سایت مایکروسافت می‌باشد.
- ستون‌های که پشتیبانی می‌شوند و آنهایی که پشتیبانی نمی‌شوند را نشان می‌دهد. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به سایت مایکروسافت مراجعه نمایید.
- ستون lookup برای لیست‌هایی که اطلاعات زیادی دارند کاربردی نیست. چون انتخاب اطلاعات از طریق منوی شکویی(Drop down) کار سختی خواهد بود.
- بر اساس سایتnate chamberlain شما تنها می‌توانید 12 ستون Lookup در نمای لیست داشته باشید.
- ستون‌های lookup را تنها در یک سایت می‌توانید ایجاد نمایید. یعنی دو لیست یا مخزن باید در یک سایت شیرپوینتی وجود داشته باشند.
- ستون lookup تنها یک لینک یک طرفه ایجاد خواهد کرد. به طور مثال اگر مشتری A را به شرکت X متصل نمایید، امکان اتصال شرکت X به شخص A وجود ندارد.
جایگزین ستون Lookup
اگر می‌خواهید دو لیست یا مخزن را در یک سایت به هم متصل نمایید، ستون Lookup راه سریع برای شما خواهد بود. اما اگر نیاز دارید دو لیست در سایت‌های متفاوت را بهم متصل نمایید و از متادیتاهای مختلف استفاده کنید می‌توانید از Term Store ها استفاده نمایید. Term Store ها امکان مدیریت راحت‌تر را به شما می‌دهد و محدویت‌های ستون lookup را ندارد.
مطالب مرتبط
