شاید شما هم فکر کنید توضیح متادیتا در شیرپوینت به کارمندان در سازمان کار سختی است و برایتان سول باشد که چگونه می‌توان متادیتا را به کارمندان توضیح داد. در این مقاله 5 مرحله جهت توضیح متادیتا در شیرپوینت را توضیح می‌دهیم.
مرحله 1: از یک مثال در زندگی واقعی استفاد کنید
ابتدا از کارمندان خود بپرسید که آخرین باری که مثلاً از سایت دیجی کالا خرید کرده‌اند کی بوده است. سپس آنها را به سایت Digikala.com ببرید، یک کالا، مثلاً لپ‌تاپ را جستجو کنید. به آنها نشان دهید که چگونه سایت دیجی‌کالا با ساختن فیلترها و اجازه دادن به خریداران جهت استفاده از فیلترهای مختلف برای دسته‌بندی‌های مختلف محصول، تجربه خرید بسیار خوبی را ایجاد کرده است. به طور مثال در دسته‌بندی لپ‌تاپ اندازه صفحه نمایش، برند، سیستم عامل، ظرفیت حافظه رم و غیره وجود دارد. سپس توضیح دهید که حرکت در فیلترها و مرتب سازی بر اساس آنها آسان است و به سرعت نیازهای خود را پیدا می کنند. در تصویر زیر نمونه‌های از فیلترهای موجود برای جستجوی لپ‌تاپ را مشاهده می‌کنید.
در تصویر زیر نتایج جستجوی لپ‌تاپ‌ها را در سایت دیجی‌کالا با فیلترهای انتخاب شده را می‌بینید.
مرحله 2: مفهوم ویژگی‌ها را توضیح دهید
آنچه لازم است که شما انجام دهید، این است که مفهوم ویژگی‌ها را توضیح دهید. هر کالا در سایت دیجی‌کالا داری ویژگی‌هایی است که مرتبط با آن است. به طور مثال برای کفش این ویژگی‌ها سایز، رنگ، برند، هزینه و …، برای لپ‌تاپ اندازه صفحه نمایش، ظرفیت حافظه داخلی و … و برای یک اسباب بازی رده سنی، برند، هزینه و … می‌باشد.
مرحله 3: تجزیه و تحلیل تجربه استفاده از پوشه و فیلتر (برای خرید آنلاین)
این مهمترین مرحله است. در صورت انجام و توضیح صحیح، تفاوت عمده بین پوشه‌ها و متادیتا ایجاد خواهد شد. از مخاطبان خود بخواهید که تصور کنند که بدون آن فیلترها در سمت راست صفحه، تجربه خریدشان چه بوده. به عنوان مثال، با استفاده از همان مثال لپ‌تاپ، به کاربران خود بگویید که باید بر روی پوشه ای با برند خاص، سپس یک زیر پوشه با اندازه صفحه نمایش، سپس یک زیر پوشه دیگر با سیستم عامل و غیره کلیک کنند. و اگر آنها “نتایج جستجو” را دوست ندارند، لازم است که به بالای پوشه‌ها برگردند و جستجو را با یک پوشه دیگر برند و غیره تکرار کنند. پیشنهاد خوبی نیست!
در این مقاله میتوانید در مورد معایب استفاده از پوشه‌ها در شیرپوینت بخوانید.
مرحله 4: برخی از تمرینات در دنیای واقعی را با هم انجام دهید
امیدوارم، هم اکنون ویژگی های متادیتا تا اندازه‌ای برای کاربران شما شفاف شده باشد. مورد بعدی که می خواهیم با آنها انجام دهید چند تمرین است.
تمرین اول: کتاب‌ها
از کارمندان خود بخواهید هنگام خرید کتاب در کتابفروشی، چند مورد مختلف را که برای آنها مهم است، یادداشت کنند. میتوانید نمونه‌هایی را به آنها بگویید، مانند ژانر و نویسنده. ببینید آیا کارمندان شما می‌توانند چیز دیگری (نوع کتاب، چاپ، زبان و غیره) را پیدا کنند.
تمرین دوم: ماشین‌ها
مثال دیگر می‌تواند خرید ماشین باشد. از کاربران خود بپرسید هنگام خرید ماشین رویاییشان چه چیزی برای آنها مهم است. امیدوارم که آنها مدل، رنگ، مسافت پیموده شده، بهره وری سوخت، نوع موتور، سال و غیره را بگویند.
مرحله 5: ویژگی‌های اسناد را توضیح دهید
آخرین تمرینی که می خواهیم با کارمندان خود انجام دهید، آوردن خصوصیات متادیتا در متن اسناد است. یک نوع سند را انتخاب کنید، مثلاً خط مشی های شرکت (این معمولاً مثال بدی نیست زیرا خط مشی‌ها را می توان به راحتی طبقه‌بندی / سازماندهی کرد). از کاربران بخواهید که مشخصات مختلف اسناد خط مشی را ارائه دهند. امیدوارم نوع خط مشی، مالک سند، تاریخ انقضا، مخاطب مورد نظر، وضعیت، نسخه سند را بشنوید.
درست است که توضیح این مسئله بعضی اوقات قطعاً یک چالش است. اگرچه همه ما در زندگی روزمره از متادیتا (کتاب، اتومبیل و …) استفاده می‌کنیم، اما مفهوم متادیتا به عنوان ویژگی‌های مربوط به اسناد می‌تواند مشکل باشد. این بیشتر به دلیل نحوه سازماندهی کارها در رایانه‌ها و به اشتراک گذاری پرونده‌ها از طریق پوشه‌ها برای چندین سال است. ترک یک عادت قدیمی همیشه یک چالش است!
مطالب مرتبط
