گاهی در پیاده‌سازی سامانه‌های مختلف در شیرپوینت شرایطی وجود دارد که شما می‌خواهید از ورود محتوای تکراری در لیست یا مخزن شیرپوینت جلوگیری کنید. برای مثال فرض کنید در سایت منابع انسانی لیستی از افراد سازمان دارید که در این لیست ستون کد پرسنلی نباید تکراری باشد.
در این مقاله به توضیح عملکردی با عنوان “مقدار یکتا در لیست” (enforce unique values) و نحوه استفاده از آن جهت جلوگیری از ورود محتوای تکراری در لیست یا مخزن شیرپوینت خواهیم پرداخت.
ویژگی enforce unique values چیست؟
ویژگی enforce unique values در تنظیمات مربوط به ستون‌ها وجود دارد که میتوان هم موقع ایجاد یک ستون و هم با ویرایش ستون این مورد را تنظیم نمود. با فعال کردن این ویژگی در یک ستون، شیرپوینت به صورت خودکار این ستون را تبدیل به ایندکس خواهد نمود تا به سرعت بتواند تکراری بودن مقدار ستون را بررسی نماید. در زیر روال فعال نمودن این ویژگی را در یک لیست یا مخزن شیرپوینت مشاهده مینمایید.
این ویژگی چگونه کار می‌کند؟
به محض اینکه این ویژگی بر روی یک ستون فعال می‌شود، امکان ورود اطلاعات تکراری برای آن ستون خاص در لیست یا مخزن شیرپوینت امکان‌پذیر نخواهد بود. به طور مثال اگر این ویژگی را بر روی یک ستون با عنوان “نام واحد” فعال کنید، اگر یک مورد در لیست اضافه شده باشد و ستون نام واحد در آن منابع انسانی انتخاب شده باشد، هیچ فردی قادر نخواهد بود یک مورد جدید با نام واحد “منابع انسانی” ایجاد کند.
تجربه کاربر نهایی به چه صورت خواهد بود؟
وقتی کاربری سعی می‌کند مقداری را که قبلاً در لیست وارد شده است را وارد نماید با خطای زیر مواجه خواهد شد:
اگر با امکان Quick Edit لیست خود را ویرایش کنید با خطای زیر مواجه خواهید شد.
چگونه از ورود محتوای تکراری در لیست یا مخزن شیرپوینت جلوگیری کنیم؟
به مبحث اصلی برمی‌گردیم، چگونه از ورود محتوای تکراری در لیست یا مخزن شیرپوینت جلوگیری کنیم؟ باید در ستون مورد نظرامکان enable the Enforce unique را در تنظیمات ستون مورد نظر فعال کنیم. زمانیکه ستون جدیدی ایجاد می‌کنید با این امکان را در پایین صفحه مشاهده خواهید کرد.
این امکان را در ستون‌هایی که قبلاً هم ایجاد کرده‌اید می‌توانید فعال کنید، کافی است ستون مد نظر خودتان را ویرایش کنید و این امکان را در آن فعال نمایید.
نکته: این امکان را بر روی ستون عنوان در مخزن شیرپوینت نمی‌توانید فعال کنید. فکر می‌کنم شما هم با این مورد موافق هستید.
چند نمونه از موارد استفاده از این امکان
در زیر به چند مورد از موارد استفاده از امکان enable the Enforce unique می‌پردازیم:
- شما یه لیست شیرپوینت از پروژه‌ها یا مشتریان شرکت دارید ومی‌خواهید مطمئن باشید که اطلاعات تکراری وارد این لیست نمی‌شود.
- در یک مخزن شیرپوینت، خط مشی‌های شرکت را نگهداری می‌کنید و شما می‌خواهید تاریخ تمدید خط مشی‌ها با هم تلاقی نداشته باشد. در این مورد کافی است در ستون “تاریخ تمدید” امکان enable the Enforce unique را فعال نمایید.
- در لیست “مشکلات” می‌خواهید کاربران مشکلات تکراری را در لیست ثبت نکنند، تنها کافی است این امکان را در ستون “عنوان” فعال نمایید.
- شما یک لیست وظایف دارید و می‌خواهید مطمئن باشید که به هر کاربر تنها یک وظیفه ارجاع داده شده باشد. کافی ایست این امکان را بر روی ستون “ارجاع به” فعال نمایید.
- شما یک مخزن دارید که در آن بخش‌های مختلف یک کتاب‌راهنما مربوط به سازمان را نگهداری می‌کنید و می‌خواهید از یکتا بودن شماره فصل و بخش در آن مطمئن باشید و هیچ دو فایلی نتوانند شماره فصل یکسان داشته باشند.
- یک ستون با عنوان “ترتیب” ایجاد می‌کنید و می‌خواهید به هر مورد لیست یک عدد اختصاص دهید تا به این ترتیب مرتب شوند، کافی است این ستون عددی را ایجاد و امکان enable the Enforce unique را در آن فعال نمایید.
مطالب مرتبط
