هنگامی که اینترانت شیرپوینت وارد یک شرکت می‌شود، جهت دستیابی به چندین هدف است: تسهیل فرآیندهای کسب و کار، کمک به کارمندان در کارهای روزمره، حمایت از تعاملات سازمانی و ارتقا ارزش‌های سازمان. اما گاهی اوقات، با وجود همه تلاش‌ها، هیچ کس علاقه‌ای به سیستم جدید نشان نمی‌دهد و آن را ماه‌ها بدون استفاده می‌گذارند. بیایید به دلایل احتمالی عدم تمایل کاربران بپردازیم و دریابیم که چگونه آنها را برطرف کنیم.
چرا کاربران اینترانت شیرپوینت شرکت را رد می کنند؟
پذیرش ضعیف اینترانت می‌تواند نتیجه موانع روانشناختی باشد، اما همچنین می‌تواند نشانه نقص طراحی تجربه کاربری (UX) یا کمبود اطلاعات باشد.
به چند سناریوی رد احتمالی توجه کنید:
- “من از ابزارهای دیگری استفاده می‌کنم و آنها را دوست دارم.” اگر اینترانت جدیدی معرفی کردید، برای مواجهه با عدم پذیرش طبیعی کاربران آماده شوید. هنگامی که کارمندان مدت طولانی است که وظایف خود را با ابزارهای دیگر (از طریق ایمیل، پیام رسان‌ها، جلسات حضوری و غیره) مدیریت می‌کنند، فقط به دلیل اینکه روند کار معمول آنها را زیر پا می‌گذارید، با راه‌کار جدید به سردی برخورد می‌کنند.
- “من نمی خواهم یک سیستم دیگر را مدیریت کنم.” کارمندان همچنین می‌توانند رفتار خصمانه داشته باشند زیرا آنها نمی‌خواهند یک سیستم دیگر را یاد بگیرند. آنها پرتال را فقط یک وقت تلف کردن جدید در نظر می‌گیرند.
- “من نمی فهمم که چگونه می‌تواند به من کمک کند.” اگر چنین واکنشی را شنیدید، مطمئن شوید که اینترانت بدون آموزش رسمی به کاربران شروع به کار کرده است. وقتی کاربران تنها متوجه نشده باشند که چگونه اینترانت شیرپوینت می‌تواند به آنها خدمت کند، اینترانت شما شانس مجدد برای موفقیت دارد.
- “کسل کننده است و جذاب نیست.” شیرپوینت پلتفرمی است که در مورد ظاهر آن، بازخوردهای منفی وجود دارد. بنابراین اگر سازمان شما روی سفارشی‌سازی شیرپوینت سرمایه‌گذاری نکند، خطر عدم پذیرش کاربران زیاد است.
پیش‌بینی تمام واکنش‌های منفی قبل از اجرای اینترانت سخت است. خوشبختانه، هنگامی که اینترانت از قبل پیاده‌سازی شده است، هنوز هم می‌توان نظر کاربران را جلب کرد. واکنش شما باید سریع باشد.
چرا باید سریع واکنش نشان دهید؟
باید به محض مشاهده اولین علائم عدم پذیرش پرتال، واکنش نشان دهید. سعی نکنید به خود اطمینان دهید که پرتال برای مدیریت گردش کار یا ذخیره اسناد می‌تواند استفاده شود در حالی که کارمندان به روشی که دوست دارند همکاری خواهند کرد. همکاری، حیات پرتال را تضمین میکند. اگر همکاری وجود نداشته باشد، پرتال به سرعت به یک فضای ذخیره‌سازی اسناد یا در بدترین حالت به یک نشانگر مرورگر(Bookmark) تبدیل می‌شود.
امنیت را فراموش نکنید. اگر کارمندان در اینترانت تعاملات خود را با همکارانشان انجام ندهند، قطعا از ابزار دیگری استفاده خواهند کرد. و زمانیکه از ابزار دیگری استفاده کنند، نمی‌توانید داده‌هایی را که از مرز سازمان شما عبور می‌کنند، جایی که ذخیره می‌شوند و کسانی که به آنها دسترسی دارند را کنترل کنید.
سرانجام، عدم پذیرش پرتال به این معنی است که شما بالاترین بهره وری را از دست داده‌اید و کارمندان باید با سبک قدیمی با تعداد زیادی کاغذ و جلسات به کار خود ادامه دهند. در این صورت، به سختی می‌توانید پیاده‌سازی اینترانت شیرپوینت را یک موفقیت بخوانید.
4 قدم به سمت اینترانت بهبود یافته شیرپوینت بروید
جنبه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید از وفاداری کاربران به اینترانت شیرپوینت مطمئن شوید.
مرحله اول: تجدید نظر در ویژگی‌های اینترانت
اطمینان حاصل کنید که اینترانت سازمان شما تعادل را برقرار کرده است. این بدان معناست که اینترانت شما باید دارای ویژگی‌هایی جهت کمک به کاربران برای انجام کارهای روزمره آنها باشد و همچنین زندگی اجتماعی آنها را پشتیبانی کند. وقتی این تعادل برقرار نباشد، اینترانت شما کاربران کمی را جذب میکند.
اینترانت خود را پویاتر و قدرتمندتر سازید.
این کار دیگری است که می‌توانید انجام دهید. افزونه‌های شیرپوینت عملکرد پرتال را متنوع می‌سازد. آنها به کاربران کمک میکند وظایف سازمانی خود را انجام دهند و همچنین به اطلاعات مورد نظرشان به راحتی دسترسی پیدا کنند. ( به طور مثال: تولد همکاران، برنامه جلسات و …)
استفاده از سایت‌های از نوع تیمی (Team Site) به افراد تیم کمک میکند اطلاعات خصوصی تیم خود را به اشتراک بگذارند و استفاده از سایت Community به آنها در به اشتراک گذاشتن علایق خود با تیم‌ها و افراد دیگر سازمان کمک خواهد کرد.
مرحله دوم: تجربه کاربری شیرپوینت را بهبود دهید
اگر طراحی اینترانت شما دوستانه و کاربر پسند نباشد و یا سرعت آن کند باشد، قطعا کاربران تمایلی به استفاده از آن نخواهند داشت. سه مورد زیر را باید مورد توجه قرار دهید:
- رابط کاربری شیرپوینت: همانطور که قبلا هم بیان کردیم، طراحی شیرپوینت به صورت پایه برای جذب و درگیر کردن کاربران کافی نیست. خوشبختانه رابط کاربری شیرپوینت، قابل سفارشی‌سازی است. بنابراین پرتال شما می‌تواند دارای طراحی‌های به روز باشد و همچنین مخصوص شرکت شما برندینگ شود. سایت‌های تیمی هم می‌توانند با تنظیمات اعضای تیم سفارشی‌سازی شوند.
- زمان پاسخگویی اینترانت ( سرعت اینترانت). زمان پاسخگویی اینترانت در حالت ایده‌آل باید چند ثانیه باشد. پاسخگویی کند پرتال ممکن است به دلیل سربار سرور، توزیع نادرست نقش‌های سرور، صفحات ضعیف طراحی شده و … باشد. جهت به حداقل رساندن زمان پاسخگویی اینترانت، شما نیاز به بررسی سرورها، صفحات، ارتباطات شبکه، سخت افزار سرورها و تنظیمات نرم‌افزاها دارید.
- سازگاری اینترانت. اگر کاربران شما اغلب خارج از دفتر کار، مشغول به کار هستند، برای پرتال نسخه‌های موبایل یا تبلت را طراحی کنید. نسخه‌های موبایل باید تمام ویژگی‌های نسخه ویندوز را داشته باشند. پرتال شما باید کاملا واکنشگرا (Responsive) باشد. در عین حال، اینترانت شما باید با محبوب‌ترین مرورگرها موبایل مانند سافاری، فایرفاکس، کروم، مرورگر اندروید و … سازگار باشد.
مرحله سوم: محتوای اینترانت شیرپوینت
- برای درگیر کردن مخاطبان خود، باید به یک استراتژی مدیریت محتوای فعال پایبند باشید. کیفیت محتوای سازمان را کنترل کنید. ایجاد استاندارد با کیفیت بالا برای محتوای شرکتی مانند اخبار شرکت و وبلاگ ها و … ضروری است. یک اخبار که به درستی به آن فکر شده باشد به ارزش های شرکتی، تعاملات سازمانی و درگیر کردن هر یک از کارکنان در زندگی شرکت کمک خواهد کرد و در عین حال، وبلاگ های با کیفیت می‌توانند به منابع مهمی از دانش و تخصص سازمانی بی نظیر تبدیل شوند.
- کارمندان را در تولید محتوا مشارکت دهید. فقط بر روی پاداش‌های مادی تمرکز نکنید بلکه به فکر عوامل محرک روانشناختی باشید که کاربران را به مشارکت در تولید محتوا تحریک کند. این می‌تواند شامل افزایش نفوذ شخصی، دریافت بازخورد ارزشمند و جلب رضایت همکاران از طریق پرتال باشد. همچنین ارزش ایجاد سایت‌های Community را در به اشتراک گذاشتن علایق شخصی کارمندان نادیده نگیرید.
- محتوای اینترانت را مرتب به روز کنید. برای اینکه پرتال خود را به روز نگه دارید، به کمک بیشتری نیاز دارید. اختصاص تولیدکنندگان محتوا برای سایت‌ها یا موضوعات خاص می‌تواند به شما کمک کند.
مرحله چهار: فرهنگ سازمانی متمرکز بر همکاری را بروی کار بیاورید.
آخرین اما نه کم اهمیت‌ترین، تغییرات فرهنگ سازمانی باید با اینترانت شیرپوینت شما همراه شود. کارمندان برای استفاده روزمره از پرتال داخلی باید با روانشناسی تعاملات جدید شرکت، خود را وقف دهند. بسیار مهم است که به طور منظم بازخورد کاربران را جمع‌آوری کنید و به کارمندان اجازه دهید تجربه خود را با پرتال شیرپوینت به اشتراک بگذارند. این به کارمندان شما کمک میکند تا چالش‌هایی را که با آن روبرو هستند بیان کنند و آنها را برطرف کنند. علاوه بر این، به شما امکان می‌دهد ایده‌های آنها را در مورد بهبود اینترانت جمع‌آوری کنید و با ارزش‌ترین ایده‌ها را پیاده‌سازی کنید.
آموزش کوتاهترین راه برای پذیرش کاربران است.
همانطور که مشاهده می‌کنید، چندین مرحله برای بهبود پذیرش اینترانت شیرپوینت وجود دارد. با این حال، اگر پیشرفت‌های موجود در اینترانت را برای کارمندان ارائه نکردید و برای آنها توضیح ندادید که چگونه اینترانت می‌تواند زندگی حرفه‌ای آنها را تحت تاثیر قرار دهد، انتظار تغییرات مثبتی را نداشته باشید.
جلسات آموزشی منظم و ارائه کوتاه ویژگی‌های تازه ارائه شده به کارکنان کمک میکند تا ارزش واقعی اینترانت خود را درک کنند. جلسات آموزشی همچنین برای جلوگیری از عدم پذیرش روانشناختی و متقاعد کردن کارکنان شما مفید است تا درک کنند پرتال جدید دشمن آنها نیست بلکه ابزاری مفید برای کارآیی و بهره وری بیشتر آنهاست.
مطالب مرتبط
