هنگامی که اینترانت شیرپوینت وارد یک شرکت میشود، جهت دستیابی به چندین هدف است: تسهیل فرآیندهای کسب و کار، کمک به کارمندان در کارهای روزمره، حمایت از تعاملات سازمانی و ارتقا ارزشهای سازمان. اما گاهی اوقات، با وجود همه تلاشها، هیچ کس علاقهای به سیستم جدید نشان نمیدهد و آن را ماهها بدون استفاده میگذارند. بیایید به دلایل احتمالی عدم تمایل کاربران بپردازیم و دریابیم که چگونه آنها را برطرف کنیم.
پذیرش ضعیف اینترانت میتواند نتیجه موانع روانشناختی باشد، اما همچنین میتواند نشانه نقص طراحی تجربه کاربری (UX) یا کمبود اطلاعات باشد.
پیشبینی تمام واکنشهای منفی قبل از اجرای اینترانت سخت است. خوشبختانه، هنگامی که اینترانت از قبل پیادهسازی شده است، هنوز هم میتوان نظر کاربران را جلب کرد. واکنش شما باید سریع باشد.
باید به محض مشاهده اولین علائم عدم پذیرش پرتال، واکنش نشان دهید. سعی نکنید به خود اطمینان دهید که پرتال برای مدیریت گردش کار یا ذخیره اسناد میتواند استفاده شود در حالی که کارمندان به روشی که دوست دارند همکاری خواهند کرد. همکاری، حیات پرتال را تضمین میکند. اگر همکاری وجود نداشته باشد، پرتال به سرعت به یک فضای ذخیرهسازی اسناد یا در بدترین حالت به یک نشانگر مرورگر(Bookmark) تبدیل میشود.
امنیت را فراموش نکنید. اگر کارمندان در اینترانت تعاملات خود را با همکارانشان انجام ندهند، قطعا از ابزار دیگری استفاده خواهند کرد. و زمانیکه از ابزار دیگری استفاده کنند، نمیتوانید دادههایی را که از مرز سازمان شما عبور میکنند، جایی که ذخیره میشوند و کسانی که به آنها دسترسی دارند را کنترل کنید.
سرانجام، عدم پذیرش پرتال به این معنی است که شما بالاترین بهره وری را از دست دادهاید و کارمندان باید با سبک قدیمی با تعداد زیادی کاغذ و جلسات به کار خود ادامه دهند. در این صورت، به سختی میتوانید پیادهسازی اینترانت شیرپوینت را یک موفقیت بخوانید.
جنبههای مختلفی وجود دارد که میتوانید از وفاداری کاربران به اینترانت شیرپوینت مطمئن شوید.
اطمینان حاصل کنید که اینترانت سازمان شما تعادل را برقرار کرده است. این بدان معناست که اینترانت شما باید دارای ویژگیهایی جهت کمک به کاربران برای انجام کارهای روزمره آنها باشد و همچنین زندگی اجتماعی آنها را پشتیبانی کند. وقتی این تعادل برقرار نباشد، اینترانت شما کاربران کمی را جذب میکند.
این کار دیگری است که میتوانید انجام دهید. افزونههای شیرپوینت عملکرد پرتال را متنوع میسازد. آنها به کاربران کمک میکند وظایف سازمانی خود را انجام دهند و همچنین به اطلاعات مورد نظرشان به راحتی دسترسی پیدا کنند. ( به طور مثال: تولد همکاران، برنامه جلسات و …)
استفاده از سایتهای از نوع تیمی (Team Site) به افراد تیم کمک میکند اطلاعات خصوصی تیم خود را به اشتراک بگذارند و استفاده از سایت Community به آنها در به اشتراک گذاشتن علایق خود با تیمها و افراد دیگر سازمان کمک خواهد کرد.
اگر طراحی اینترانت شما دوستانه و کاربر پسند نباشد و یا سرعت آن کند باشد، قطعا کاربران تمایلی به استفاده از آن نخواهند داشت. سه مورد زیر را باید مورد توجه قرار دهید:
آخرین اما نه کم اهمیتترین، تغییرات فرهنگ سازمانی باید با اینترانت شیرپوینت شما همراه شود. کارمندان برای استفاده روزمره از پرتال داخلی باید با روانشناسی تعاملات جدید شرکت، خود را وقف دهند. بسیار مهم است که به طور منظم بازخورد کاربران را جمعآوری کنید و به کارمندان اجازه دهید تجربه خود را با پرتال شیرپوینت به اشتراک بگذارند. این به کارمندان شما کمک میکند تا چالشهایی را که با آن روبرو هستند بیان کنند و آنها را برطرف کنند. علاوه بر این، به شما امکان میدهد ایدههای آنها را در مورد بهبود اینترانت جمعآوری کنید و با ارزشترین ایدهها را پیادهسازی کنید.
همانطور که مشاهده میکنید، چندین مرحله برای بهبود پذیرش اینترانت شیرپوینت وجود دارد. با این حال، اگر پیشرفتهای موجود در اینترانت را برای کارمندان ارائه نکردید و برای آنها توضیح ندادید که چگونه اینترانت میتواند زندگی حرفهای آنها را تحت تاثیر قرار دهد، انتظار تغییرات مثبتی را نداشته باشید.
جلسات آموزشی منظم و ارائه کوتاه ویژگیهای تازه ارائه شده به کارکنان کمک میکند تا ارزش واقعی اینترانت خود را درک کنند. جلسات آموزشی همچنین برای جلوگیری از عدم پذیرش روانشناختی و متقاعد کردن کارکنان شما مفید است تا درک کنند پرتال جدید دشمن آنها نیست بلکه ابزاری مفید برای کارآیی و بهره وری بیشتر آنهاست.