برای کسانی که طرفدار متادیتا و Content Type هستند، یک سوال/ تصمیم گیری که باید انجام دهید این است که آیا چند نوع Content Type در یک کتابخانه یا چندین کتابخانه ایجاد کنیم یعنی ما یک کتابخانه با Content Type مختلف ایجاد کنیم یا کتابخانه‌های مختلف ایجاد کنیم و به هر کتابخانه یک Content Type اختصاص دهیم. این سوال به عوامل مختلفی بستگی دارد که در این مقاله به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
Content Type چیست؟
اگر با مفهوم متادیتا به تازگی آشنا شده‌اید، می‌توانید با مطالعه پست “چگونه در 5 مرحله به کارمندان متادیتا در شیرپوینت را توضیح دهیم؟ ” اطلاعات بیشتری به دست آورید. Content Type مجموعه ای منحصر به فرد از ستون‌های متادیتا برای مجموعه خاصی از اسناد است. به عنوان مثال، برای نوع محتوا فاکتور، می توانید ستون‌های متادیتا زیر را داشته باشید: نام مشتری، مبلغ، تاریخ سررسید. برای نوع محتوا قوانین و مقررات، می‌توانید ستون‌های متادیتای زیر را داشته باشید: مالک، وضعیت، تاریخ انقضا و غیره. در اینجا می توانید اطلاعات بیشتری در مورد انواع محتوا بخوانید.
چند نوع Content Type در یک کتابخانه یا چندین کتابخانه ؟
بنابراین، در تئوری، ما می‌توانیم یک کتابخانه اسناد بزرگ با انواع محتوا در داخل آن داشته باشیم، درست است؟ خوب، نه دقیقا..در بیشتر موارد، شما باید کتابخانه‌های جداگانه‌ای برای انواع مختلف محتوا (انواع محتوا) ایجاد کنید. در اینجا سناریوهایی وجود دارد که به ما در تصمیم گیری مناسب کمک می‌کند.
تعداد اسناد
چه از انواع محتوا/متادیتا یا پوشه‌ها استفاده کنید یا نه، همیشه باید از تعداد کل اسناد موجود در یک کتابخانه آگاه باشید. محدودیت‌هایی وجود دارد که باید به آنها توجه کنید و بدیهی است که داشتن یک کتابخانه مجزا برای هر نوع محتوا مشکل را کاهش می دهد.
امنیت
امنیت عامل بزرگ دیگری است که باید در نظر بگیرید. ما می‌توانیم امنیت منحصربه‌فردی را در سطح کتابخانه تنظیم کنیم، اما نمی‌توانیم امنیت را از طریق انواع متادیتا/محتوا تنظیم کنیم. بناابراین اگر تصمیم دارید همه اسناد را در یک کتابخانه واحد قرار دهید و از انواع محتوا استفاده کنید، دسترسی/امنیت/مجوزهای یکسانی برای همه محتوا خواهید داشت.
امکان فیلتر کردن انواع محتوا
یکی از عواملی که ممکن است شما را در جهت کتابخانه واحد با انواع محتوای متعدد سوق دهد، توانایی فیلتر کردن چندین کتابخانه اسناد است. در حال حاضر، در شیرپوینت محدودیتی برای فیلتر کردن از طریق متادیتا وجود دارد. شما فقط می‌توانید این کار را در سطح کتابخانه انجام دهید. بنابراین اگر چندین کتابخانه دارید که همه آنها به خوبی با انواع محتوا و متایدتا برچسب گذاری شده‌اند، نمی توانید آنها را فیلتر کنید.
تضادهای احتمالی قرارداد نامگذاری فایل‌ها
یکی دیگر از عوامل احتمالی که باید در نظر گرفته شود مربوط به تضادهای احتمالی نامگذاری فایل است. هنگامی که یک کتابخانه سند با پوشه دارید، می‌توانید همان فایل را در چندین پوشه قرار دهید، بدون مشکل. با این حال، اگر از یک کتابخانه سند با چندین نوع محتوا استفاده می‌کنید، هیچ پوشه ای وجود ندارد. همه فایل ها در یک سطل بزرگ قرار دارند. بنابراین این به طور بالقوه باعث ایجاد تداخل در نام گذاری فایل‌ها می‌شود که فایل‌هایی با همان نام را در همان کتابخانه آپلود می‌کنید.
سیاست های نگهداری
شما همچنین باید سیاست های انطباق/نگهداری را در نظر بگیرید. می‌توانید خط مشی های نگهداری را در سطح کتابخانه یا سطح نوع محتوا تنظیم کنید. بنابراین این عامل چیزی است که باید هنگام طراحی معماری مناسب برای مخزن اسناد خود در نظر داشته باشید.
گردش کار
یکی دیگر از دلایل وجود چندین کتابخانه به جای یکی، نیاز به گردش کار است. اگر یک گردش کار را روی یک کتابخانه کامل ایجاد کرده‌اید و به عنوان بخشی از منطق گردش کار، انواع محتوا را بررسی نکرده‌اید، باید کتابخانه‌های جداگانه ایجاد کنید.
مطالب مرتبط
