در مقاله Content Type درشیرپوینت چیست؟ به طور کامل توضیح دادیم که Content Type چیست و مزایای آن را بررسی کردیم و همچنین نحوه ایجاد آن را در شیرپوینت توضیح دادیم. اکنون می‌خواهیم چند دلیل به شما ارائه کنیم که چرا باید انواع محتوای شیرپوینت را در استراتژی مدیریت اسناد سازمانی شرکت خود بگنجانید. بنابراین در زیر می‌توانید برخی از ویژگی‌ها و مزایای کلیدی انواع Content Type در شیرپوینت را بیابید.
دلیل 1: قابلیت استفاده مجدد از محتوا
این شایعترین دلیلی است که باعث می شود کاربران از Content Type در شبرپوینت استفاده کنند. اگر انواع خاصی از محتوا دارید که در شیرپوینت ذخیره می‌کنید، مثلاً فاکتورها، خط‌مشی‌ها، فرم‌ها و می‌خواهید مطمئن شوید که مهم نیست در کجا ذخیره می‌شوند، کاربران فیلدهای متادیتای مشابهی را برای هر کدام برچسب‌گذاری می‌کنند – Content Type به کمک شما می‌آید! به عنوان مثال، شما دارای نوع سند خط مشی هستید و هر بار که کاربران خط‌مشی‌هایی را در هر سایتی در شیرپوینت آپلود می‌کنند، می‌خواهید متادیتاهایی مانند نوع خط‌مشی و تاریخ انقضا و … را تکمیل کنند. با ایجاد یکContent Type در سایت و استفاده مجدد از آن در زیرسایت‌های دیگر، استاندارد برچسب‌گذاری را انجام می‌دهید.
دلیل 2: چندین نوع محتوا (Content Type) در یک کتابخانه
به عبارت ساده، Content Type مجموعه‌ای از ستون‌های منحصر به فرد است. کتابخانه اسناد به طور پیش فرض دارای یک Content Type به نام “سند” است. با این حال، اگر چندین نوع محتوا را در کتابخانه اسناد خود فعال کنید، می‌توانید چندین Content Type را به یک کتابخانه سند اضافه کنید که هر کدام مجموعه ای از متادیتاهای خاص خود را دارند.
دلیل 3: گردش کار برای هر Content Type
Content Type به شما اجازه می‌دهد تا گردش کار(WORKFLOWS) خاصی را با آنها مرتبط کنید. به عنوان مثال، شما یک کتابخانه اسناد با چند Content Type مختلف مانند فاکتورها، سفارشات خرید و قیمت‌ها در آن دارید. در حالی که کاربران می‌توانند اسنادی را با نوع‌های مختلف آپلود کنند، شما می‌خواهید فقط یک گردش کار تأیید را در نوع محتوا «سفارش خرید» اجرا کنید. می‌توانید با استفاده از گزینه تنظیمات گردش کار در تنظیمات Content Type، یک گردش کار را با یک Content Type خاص ایجاد کنید.
دلیل 4: RETENTION POLICY
یکی دیگر از دلایل استفاده از Content Type ها امکان تنظیم سیاست‌های حفظ و حذف است. به طور مثال، شما در زمینه حسابداری فعالیت دارید و از شیرپوینت برای ذخیره اطلاعات مالی مشتری (مالیات، فرم های مالیاتی و غیره) استفاده می کنید. ممکن است بخواهید اطلاعات مالی خاصی را حذف کنید، مثلاً هفت سال پس از آخرین تاریخ اصلاح. انواع محتوا به شما این امکان را می دهد.
البته این کارشیرپوینت شما را به قبرستان اسناد قدیمی تبدیل کنید. تنظیم RETENTION POLICY به شما این امکان را می‌دهد که این کار را انجام دهید!
دلیل 5: الگوهای سند
نکته جالب دیگر در مورد انواع محتوا این است که می توانید الگوهای اسناد را با آنها مرتبط کنید. به‌طور پیش‌فرض، وقتی روی دکمه «جدید» در کتابخانه اسناد کلیک می‌کنید، یک سند پیش‌فرض خالی (ورد، اکسل، پاورپوینت و غیره) باز می‌شود.
شما همچنین می‌توانید یک الگوی سند خاص (قابل پر کردن) را به نوع محتوا مرتبط کنید، به طوری که وقتی کاربر روی دکمه “جدید” کلیک می کند، یک سند الگو برای پر کردن به او ارائه شود. این ممکن است راهی عالی برای استانداردسازی قالب‌ها/فرم‌ها در یک سازمان باشد.
دلیل 6: وراثت Content Type
این ممکن است برای برخی از شما کمی پیشرفته‌تر باشد، اما می‌توانید Content Type را نیز از یکدیگر به ارث ببرید. مثلاً انواع مختلفی از فاکتورها را دارید: فاکتورهای مشتری (فاکتورهایی که برای مشتریان صادر می‌کنید و باید پرداخت شوند) و فاکتورهایی فروشنده (فاکتورهایی که از فروشندگان دریافت می‌کنید و باید برای آن پرداخت کنید). در حالی که می‌توانید ۲ نوع محتوای مختلف ایجاد کنید، یکی برای فاکتورهای مشتری و دیگری برای فاکتورهایی فروشنده، می‌توانید تنها یک نوع محتوای «والد» به نام فاکتورها ایجاد کنید (که شامل تمام متادیتاهای عمومی مربوط به همه فاکتورها، مانند مبلغ، تاریخ سررسید، شرایط پرداخت و… می‌شود.) و سپس انواع محتوای فرزند می‌توانند متادیتاهای والد را به ارث ببرند، علاوه بر اینکه می‌توانند متادیتاهای خاص خود را داشته باشند. مانند: نام فروشنده برای فاکتور فروشنده و نام مشتری برای فاکتور مشتری).
مطالب مرتبط
