اسناد یکی از حیاتی‌ترین و مهمترین منابع موجود برای سازمان‌ها است و همچنین با رشد روز افزون این اسناد نیاز به یک سامانه مدیریت اسناد در سازمان‌ها بیشتر احساس میشود. کسب و کارها برای انتخاب یک پلتفرم یا نرم افزار برای استقرار DMS نیاز به بررسی و تحقیق بسیاری دارند تا بتوانند مناسب‌ترین ابزار را برای این امر انتخاب نمایند. با توجه به رده بندی‌های موسسه گارتنر شیرپوینت همیشه یکی از بهترین پلتفرم‌های موجود در این زمینه میباشد.
برای روشن‌تر شدن این برتری و انتخاب دقیقتر برای کسب و کارها در این مقاله قصد داریم ویژگی‌هایی که شیرپوینت را بهترین پلتفرم استقرار سامانه مدیریت اسناد میکند را به صورت کلی شرح دهیم.
سازگاری شیرپوینت با دیگر محصولات مایکروسافت
شیرپوینت با سازگاری و انطباق پذیری که با دیگر محصولات مایکروسافت دارد، کاربران را قادر خواهد کرد تا از امکانات بیشمار این محصولات نیز استفاده نمایند برای روشن‌تر شدن موضوع مثال‌هایی از این امکانات را ذکر خواهیم نمود:
انطباق شیرپوینت با محصولات آفیس مایکروسافت
شیرپوینت با استفاده از سرور آفیس آنلاین (office online server) قادر خواهد بود، بدون نیاز به نرم افزار آفیس بروی کلاینتها فایل‌های آفیس ( Word ، Excel ،PowerPoint ،OneNote و PDF ) را تحت وب باز نماید تا کاربران و مدیران کسب و کار با خیالی آسوده به استفاده از این ابزار بپردازند.
انطباق شیرپوینت با نرم افزار OneDrive For Business
کتابخانه‌های اسناد شیرپوینت که در سایت‌های واحدهای مختلف موجود است قابلیت اتصال به نرم افزار OneDrive دارد تا کاربران به راحتی بتوانند اسناد این کتابخانه ها را به صورت آفلاین ویرایش یا ایجاد نمایند و در اولین فرصت ممکن که به اینترنت متصل میشوند بارگزاری نمایند.
محصولات مایکروسافت که میتوان به شیرپوینت متصل نمود و از امکانات بیشمار آن استفاده نمود بسیار زیاد است مواردی همچون Exchange Server، App Store Sharepoint، SQL Reporting Service و دیگر موارد مثال‌هایی از این دست هستند.
پلتفرم شیرپوینت با امکانات بیشمار خود و استفاده از امکانات بیشمار دیگر محصولات مایکروسافت، همانطور که در بالا نیز توضیح داده شد قابلیت‌های بسیاری به صورت پیشفرض ( بدون نیاز به برنامه نویسی) در اختیار کسب و کارها جهت استفاده هر چه بهتر سامانه‌های مدیریت اسناد قرار میدهد.
سفارشی‌سازی شیرپوینت
شیرپوینت پلتفرمی است که به سادگی و بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی قابل سفارشی‌سازی و توسعه است و سازمان‌ها میتوانند از این انعطاف‌پذیری شیرپوینت استفاده نمایند تا آن را با نیازهای خود منطبق نمایند. این قابلیت ذاتی شیرپوینت امکانات بسیار زیادی برای استقرار سامانه مدیریت اسناد در سازمان‌ها میدهد. برای مثال انواع اسنادی (انواع اسناد مانند قرارداد، صورت وضعیت، رزومه، سند فنی پروژه، فرم راهنما، صورتجلسه و…) که در DMS باید پیاده‌سازی شود کاملا وابسته به کسب و کار و زمان متغیر است بنابراین باید در هر سامانه مدیریت اسنادی پیش‌بینی شود که افراد بتوانند به راحتی در زمان‌های مختلف انواع اسناد جدیدی به سامانه اضافه نمایند و یا فیلدهای اطلاعاتی این انواع اسناد را سفارشی نمایند. شیرپوینت با دارا بودن قابلیت‌های ذاتی سفارشی‌سازی خود به سادگی از پس این گونه موارد بر میآید.
یکی دیگر از امکانات شیرپوینت در سفارشی‌سازی امکان مدیریت نماهای اطلاعاتی (View) است که به سادگی میتوان نمای نمایش اسناد در یک کتابخانه اسناد را با فیلدهای اطلاعات مورد نیاز سفارشی نمود و نماهای متفاوت برای کاربران متفاوت ایجاد نمود که میتوانید در این پیوند به تفصیل در مورد آن مطالعه نمایید.
همچنین قابلیت ساخت کارتابلهای با رابط کاربری زیبا برای اسناد سازمان نیز یکی دیگر از ویژگی‌های سفارشی‌سازی شیرپوینت میباشد. که میتوان با استفاده از این ویژگی و طبق معیارها و استاندارهای کسب و کار کارتابلهایی با کارآیی مطلوب جهت سهولت کاربران سازمان طراحی نمود.
پلتفرم شیرپوینت بسیار قابل سفارشی‌سازی است و برای این سفارشی‌سازی رو‌شها و ابزارهای بسیار زیاد و بهروزی وجود دارد که با استفاده از آنها میتوان سامانه مدیریت اسناد را کاملا منطبق با فرهنگ و استانداردهای سازمان طراحی و استقرار نمود.
شیرپوینت ابزاری برای جلوگیری از اتلاف زمان
شیرپوینت یکی از سریع ترین سامانه‌های مدیریت اسناد (DMS) در دنیا است. همانطور که پیاده‌سازی سامانه مدیریت اسناد در شیرپوینت بسیار سریع تر از دیگر پلتفرم هاست، استفاده از این ابزار نیز بسیار ساده و سریع است و استفاده از این ابزار را برای سازمان‌های با مشغله فراوان بسیار راحت مینماید.
در شیرپوینت پیدا کردن یک سند، تغییر یک سند، مدیریت سند و اشتراک‌گذاری سند با دیگر افراد سازمان کاری است بسیار ساده و سریع که در سرعت عملکرد کارکنان تاثیر بسزایی دارد. همچنین به دلیل سادگی این ابزار و شباهت فراوان به مجموعه آفیس پس از پیاده سازی سامانه مدیریت اسناد در این پلتفرم کاربران به سرعت بدون آموزش خاصی میتوانند شروع به استفاده از سامانه نمایند.
مطالب مرتبط
