همانطور که استیون هاوکینگ بزرگ می‌گوید: “هوش یک توانایی برای سازگاری با تغییرات است.” قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت از این قائده مستثنی نیست و برای پیش رفتن با فناوری، باید خود را با قوانین جدید تطبیق دهیم. در این مقاله توضیح خواهم داد که چرا قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت دیگر اهمیت ندارد.

اگر چه در صورتیکه از متادیتاها در مخزن اسناد خود استفاده می‌کنید یا در موارد خاص همچنان می‌توانید از قوانین نامگذاری فایل‌ها استفاده نمایید. در این مقاله دلایل کافی جهت عدم ضرورت استفاده از قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت را خواهید خواند.

استفاده از قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت بی‌فایده است.

دلیل 1: شما نمی‌توانید قوانین نامگذاری فایل‌ها را اجباری کنید.

یک دلیل مهم وجود دارد و آن این است که شما نمی‌توانید قوانین نامگذاری را اجباری کنید، حداقل بدون برنامه‌نویسی امکان‌پذیر نیست. ممکن است با افزودن یک Add-on  امکان‌پذیر باشد ولی با توجه به شیوه‌های مختلف ورود اطلاعات توسط کاربر، کار سخت و عجیبی است. به غیر از این ممکن است شما سیاست‌ها و اسنادی داشته باشید که در آنها نحوه نامگذاری فایل‌ها به کاربران توضیح داده شده باشد، اما هیچ چیز نمی‌تواند افراد را به استفاه از آنها پایبند نماید.

دلیل 2: متادیتاها

چرا بجای استفاده از قوانین نامگذاری از متادیتاها استفاده نمی‌کنید؟  شما می‌توانید با استفاده برچسب زدن به فایل‌ها، بدون اینکه تمام اطلاعات را در نام فایل قراردهید به خواسته خود برسید. به طور مثال بجای استفاده از نام فایل “صورت جلسه-بنیاد احسان-1399120.docx” که در واقع ترکیب نوع سند، نام پروژه و تاریخ آن است می‌توانید در مخزن مربوطه سه ستون مانند زیر ایجاد نمایید:

1.نام پروژه، نوع ستون متادیتا (Metadata)

2.نوع سند، نوع ستون پایین افتادنی (drop-down)

3.تاریخ سند، نوع ستون تاریخ

اکنون می‌توانید نام فایل خود را هر چیزی که دوست دارید انتخاب نماید و می‌توانید به راحتی فایل‌ها را بر اساس این ستون‌ها فیلتر یا گروه‌بندی نمایید.

قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت

دلیل 3: جستجوی پیشرفته

دلیل دیگر برای نه گفتن به قوانین نامگذاری فایل‌ها در شیرپوینت، جستجوی پیشرفته در شیرپوینت است. اکنون جستجو در شیرپوینت بسیار دقیق‌تر و مرتبط‌ ‌تر شده است. علاوه بر نام ستون و متادیتاها، جستجوی پیشرفته داخل متن اسناد را نیز جهت یافتن نتایج مرتبط‌‌تر جستجو می‌کند. همچنین با استفاده از امکانات جستجوی شیرپوینت و امکانات کدنویسی سمت کلاینت شیرپوینت میتوان داشبوردهای بسیار مفید و کاربرپسند طراحی نمود یا حتی سامانه­های مدیریت مستندات در شیرپوینت توسعه داد.

دلیل 4: معماری اطلاعات مسطح

زمان اینکه تنها از یک سایت استفاده کنید و در آن قوانین و دستورالعمل‌های خود را اعمال نمایید به سر آمده است. اکنون ممکن است که ده‌ها، صدها‌، هزارها سایت داشته باشیم که کاربران با دسترسی‌های مختلف و روش‌های مختلف مانند موبایل، One Drive و … به آنها دسترسی دارند. همچنین با استفاده از امکانات بسیار جذاب شیرپوینت این اسناد و فایلهای توزیع شده در سایت­های مختلف را تجمیع نمود.

دلیل 5: کارکترهای غیرمجاز

در گذشته استفاده از کارکترهای بسیاری در شیرپوینت مجاز نبود. قوانین نامگذاری فایل‌ها به ما در پشت سر گذاشتن این مشکل کمک می‌کرد. اما این هم از مواردی است که بهبود یافته است و تنها استفاده از تعداد خیلی کمی از کارکترها غیرمجاز هستند و بنابراین اکنون احتمال مواجهه با این مسئله کمتر است.

مقاله مرجع