در این مقاله سیزده دلیل قانع کننده بیان شده است که نشان می‌هد چرا استفاده از پوشه‌ها در شیرپوینت ایده خوبی نیست. این لیست به کاربران نهایی و طرفداران پوشه در شیرپوینت کمک خواهد کرد تا بجای استفاده از پوشه‌ها در شیرپوینت از متادیتاها در کتابخانه اسناد استفاده کنند. این سیزده دلیل عبارتند از:
1.قابلیت استفاده
ساختار پوشه تو در تو فقط برای شخصی که آن را ایجاد کرده است شناخته شده است و برای کسانی که از آن استفاده می‌کنند، زمان‌بر خواهد بود تا به سندی که لازم دارند دسترسی پیدا کنند. همچنین، بسیاری از زیر پوشه‌ها تمایل به “پنهان کردن” اسناد دارند.
2. محدودیت تعداد کارکتر url
شیرپوینت تمام نام پوشه‌ها و زیر پوشه ها را به URL اضافه می‌کند. طول کلی URL به حدود 260 کارکتر محدود میشود. اگر زیر پوشه‌های زیادی ایجاد کنید، به مشکل بر می‌خورید.
3.آدرس فایل
انتقال فایل از یک پوشه به پوشه دیگر به معنای تغییر آدرس آن فایل است. در صورتی که شما از آدرس فایل در جایی استفاده کرده باشید، تغییر آدرس مشکل ایجاد می‌کند.
4. امنیت
حفظ امنیت و مدیریت سطح دسترسی فایل‌ها در پوشه‌های شیرپوینت، یک کابوس برای ادمین سایت‌ها است. حتی به انجام آن فکر نکنید!
5. تجربه کاربر
تجربه کاربر ( پیدا کردن سند مورد نظر و … ) از طریق پوشه‌ها کار سخت و گاهی نشدنی است.
6. تکرار فایل
در پوشه‌ها شما می‌توانید یک نسخه از سند را چندین بار بارگزاری کنید و این امر نه تنها باعث گیج شدن کاربر نهایی خواهد شد بلکه در مدیریت اسناد و داده‌ها مشکل ایجاد میشود.
7. در اختیار داشتن یک نما
زمانیکه از پوشه‌ها استفاده می‌کنید تنها یک نما در اختیار دارید (نمای پوشه) اما اگر از متادتیاها استفاده کنید می‌توانید به تعداد نامحدود نما ایجاد کنید. به طور مثال می‌توانید نمایی بر اساس تاریخ ایجاد، مشتری و یا نام پروژه ایجاد کنید. بنابراین تجربه بهتری در هنگام استفاده از اسناد خواهید داشت.
8. مرتب‌سازی و فیلتر اسناد
از آنجا که پرونده‌های شما در پوشه‌ها دفن شده اند، واقعاً نمی‌توانید از قابلیت مرتب‌سازی و فیلتر کردن کتابخانه اسناد بهره مند شوید (مگر اینکه فقط در یک پوشه خاص مرتب سازی و فیلتر کنید).
9. سخت بودن ایجاد تغییرات
تغییر ساختار پوشه‌ها دشوار است در حالیکه متادیتاها را به راحتی می‌توانیم تغییر دهیم.
10. از دست دادن اسناد
شما با رفتن به پوشه اشتباهی، سند مورد نظر خود را از دست می‌دهید و پوشه‌های تو در تو دسترسی به اسناد را مشکل می‌سازد و کاربران به راحتی نمی‌توانند به سند مورد نظر برسند.
11. پیمایش
زمانیکه شما در پوشه‌ای هستید، راهی وجود ندارد تا مسیری که در آن هستید به شما نمایش داده شود و هممچنین شما نمی‌توانید به پوشه اصلی باز گردید.
12. هزینه
اگر از شیرپوینت به عنوان اشتراک فایل از طریق پوشه‌های تو در تو استفاده می‌کنید، در واقع شما از فضای اشتراک فایل گران قیمتی استفاده می‌کنید! چرا از یک درایو اشتراکی یا Dropbox برای اینکار استفاده نمی‌کنید؟
13. عدم نمایش تعداد اسناد موجود در پوشه
شما نمی‌توانید تعداد اسناد موجود در یک پوشه را ببینید. پوشه می‌تواند خالی باشد در حالی که اگر اسناد را از طریق متادیتا گروه‌بندی کنید، می بینید که چند سند در گروه وجود دارد و اگر سندی در این گروه وجود نداشته باشد، گروه را نمی‌بینید. با پوشه‌ها، وقت خود را صرف کلیک کردن روی پوشه‌های تو در تو می‌کنید ، فقط برای رسیدن به یک پوشه خالی!
مطالب مرتبط
