متداول‌ترین سوالی که از مشتریان احتمالی که می‌خواهند از اشتراک‌گذاری فایل به شیرپوینت مهاجرت کنند دریافت می‌کنیم این است که آیا آنها باید سایت‌های شیرپوینتی را برای واحدهای سازمانی/پروژه‌ها/پوشه‌های مشتری خود ایجاد کنند یا نه، یا همه آنها را در پوشه‌هایی در یک کتابخانه سند نگهداری کنند، درست مانند درایو شبکه. با این پست می‌خواهیم پاسخی به این سوال بدهیم و توضیح بدهیم که چرا سایت‌ها به جای پوشه‌ها در شیرپوینت معنا پیدا می‌کنند.
دلیل 1: چرا با مهاجرت به شیرپوینت و استفاده از آن خود رابه زحمت بیاندازیم؟
اگر به فکر استفاده از شیرپوینت به عنوان اشتراک فایل (file share) هستید، چرا با استفاده از شیرپوینت خود را به زحمت بیندازید؟ این کار مانند این است که یک هواپیما بخرید و از آن برای رفتن به سوپرمارکت و خرید مواد غذایی استفاده کنید! شما برای عملکرد بهتر هزینه کرده‌اید، و باید از آن به بهترین شکل استفاده کنید.
دلیل 2: مقیاس پذیری
وقتی همه اسناد را در یک کتابخانه سند آپلود می‌کنید، قطعا با مشکل روبرو خواهید شد! در برخی مواقع، کتابخانه اسناد شما غیرقابل مدیریت می‌شود (اگر تا کنون به مشکل نخورده باشید) زیرا با جمع شدن اسناد مربوط به پروژه‌ها، مشتریان و غیره، حجم کتابخانه افزایش می‌یابد. احتمالاً در مورد محدودیت 5000 آیتم شنیده‌اید و تنها یکی از مشکلات شما همین محدودیت خواهد بود.
با ایجاد سایت‌های شیرپوینتی مجزا برای هر واحد سازمانی، هر پروژه، … بعید است که با محدودیت فوق مواجه شوید.
دلیل 3: سایر امکانات سایت شیرپوینت (وبپارتها)
احتمالاً در حال حاضر بیشتر به فایل‌ها و پوشه‌ها اهمیت می‌دهید، اما سایت‌های شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهند که محتوایی غیر از اسناد را از طریق وبپارتها به یک سایت پروژه یا واحد سازمانی اضافه نمایید. فهرست‌های سفارشی، تقویم‌ها، وب‌پارت افراد، ویدیو و گزارش‌های Power BI تنها چند نمونه هستند. وقتی فقط یک سایت با یک کتابخانه سند با ده سطح زیرپوشه دارید، زندگی خسته کننده‌ای خواهید داشت!
دلیل 4: مدیریت امنیتی اصولی
وقتی پوشه‌هایی دارید و نیاز به امنیت منحصر به فرد دارید (مانند پنهان کردن یک پوشه) باید شروع به شکستن وراثت دسترسی‌ها برای پوشه‌های مختلف کنید. این کاملا یک کار غیر اصولی است و بهم ریختگی ایجاد می‌کند. مدیریت امنیت در سطح سایت بهترین روش معرفی شده است و برای همه، به ویژه مالکان سایت (site owners)، بسیار آسان‌تر خواهد بود.
بنابراین با مهاجرت به شیرپوینت، چه نیاز به ایجاد یک واحد سازمانی جدید، پروژه جدید یا … دارید، حتما ابتدا یک سایت شیرپوینت جدید ایجاد کنید وفقط یک پوشه جدید دیگر ایجاد نکنید.
مطالب مرتبط
