مخزن اسناد در شیرپوینت یک محل امن جهت ذخیره‌سازی اسناد در اختیار شما قرار می‌دهد تا شما و همکارانتان به راحتی اسناد را پیدا کنید، همزمان روی اسناد کار انجام دهید و به سادگی با هر دستگاه در هر زمان به آنها دسترسی داشته باشید. به طور مثال شما می‌توانید با ایجاد یک مخزن اسناد در سایت شیرپوینتی اسناد مرتبط با یک پروژه یا مشتری خاص را نگهداری نمایید. افزودن یا جایجایی اسناد بین پوشه‌ها به راحتی امکان‌پذیر خواهد بود.
اکنون ما به مهم‌ترین ویژگی‌های مخزن اسناد می‌پردازیم تا شما با آنها بیشتر آشنا شوید و از آنها در استفاده از مخازن اسناد استفاده نمایید.
1. پوشه‌ها
شاید این ویژگی به نظر خیلی مهم نباشد، اما امکان پوشه‌بندی اسناد در شیرپوینت دقیقا به کاربران حس مشابه استفاده از درایوها را در شبکه می‌دهد. استفاده از پوشه‌ها و زیر پوشه‌ها جهت سازماندهی اسناد، موجب نگهداری مرتب و دقیق اسناد خواهد شد.
اگر استفاده از پوشه‌ها باعث ایجاد حس بهتر در شما هنگام استفاده از شیرپوینت شود، می‌توان پوشه‌ها را یک ویژگی مهم در شیرپوینت به حساب آورد.
2. کار گروهی
امکان کار گروهی بر روی اسناد، به کاربران این امکان را می‌دهد به صورت مجزا و همزمان یک سند را ویرایش نمایند. شاید فکر کنید که با این امکان شما کنترل خود را بر روی سند از دست خواهید داد ولی اصلا این طور نیست! اگر شما نگران ویرایش سند خود توسط افراد دیگر هستید می‌توانید دسترسی سند را محدود نمایید و در صورت نیاز به افراد دسترسی ویرایش سند را بدهید.
نگران تداخل در ویرایش‌ها نباشید آفیس آنلاین خود برای شما کنترل تداخل را در مستندات انجام می‌دهد و به شما نمایش می‌دهد چه کسانی در حال ویرایش کدام قسمت از سند می‌باشند.
3. همگام‌سازی آفلاین (Offline Syncing)
اگر از شیرپوینت 2019 یا شیرپوینت آنلاین استفاده می‌کنید، می‌توانید اسناد موجود در مخزن اسناد را با اپلیکیشن One Drive بر روی کامپیوتر یا موبایل خود sync نمایید. این به این معناست که شما قادر خواهید بود بروی اسناد خود حتی در مواقعی که به اینترنت دسترسی ندارید کار کنید و One Drive ویرایش‌های شما را در اولین فرصتی که به اینترنت متصل می‌شوید به روز رسانی خواهد کرد.
4. متادیتا
در بسیاری از موارد شما نیاز دارید که اسناد خود را به روش‌های مختلف دسته‌بندی نمایید. به طور مثال بر اساس تاریخ سند، نوع سند یا سال. اگر از پوشه‌ها استفاده نمایید تنها به یک صورت می‌توانید اسناد را دسته‌بندی کنید. اما ممکن است افراد مایل به دسته‌بندی به شیوه‌های مختلف باشند. به طور مثال ممکن است شما ترجیح دهید به ترتیب بر اساس تاریخ سن/ سال / نوع سند دسته‌بندی کنید و همکار شما نوع سند/ سال / تاریخ سند را ترجیح دهد.
به کمک متادیتا‌ها شما با افزودن تگ‌ها به سند و همچنین مرتب‌سازی و فیلتر کردن اسناد به راحتی می‌توانید به این دسته‌بندی‌های مختلف اسناد برسید.
5. نماها
با استفاده از متادیتا‌ها شما می‌توانید اسناد را دسته‌بندی نمایید. جهت مرتب‌سازی اسناد و همچنین فیلتر آنها شما می‌توانید از نماها استفاده کنید. با ایجاد یک نما، با هر بار مشاهده مخزن اسناد نیازی به مرتب‌سازی و فیلتر دستی اسناد به ندارید. در مورد نماها اینجا بیشتر بخوانید.
6. تاریخچه سند (Version History)
آیا تا بحال شده سندی را ذخیره کرده باشید و بعد متوجه شوید که تغییرات ناخواسته‌ای در سند ایجاد کرده‌اید و دسترسی به نسخه قبلی سند نداشته باشید!
مخزن اسناد دسترسی به نسخه‌های قبلی سند را برای شما امکان‌پذیر کرده است. شما می‌توانید با این امکان، نسخه قبلی سند را مشاهده یا بازیابی نمایید و یا نسخه‌ای که فکر می‌کنید دیگر مرتبط نیست را حذف نمایید یا حتی تغییرات افراد دیگر را که تمایل به داشتن آنها ندارید را به حالت قبل برگردانید.
شما می‌توانید دو نسخه متفاوت از یک سند را با یک دیگر مقایسه (Compare) نمایید تا تغییرات آن دو نسخه را دقیق متوجه شوید.
7. هشدارها
شما می‌توانید در هنگام تغییر یک سند توسط شخص دیگری، بارگزاری سند جدید و یا حذف یک سند، به صورت اتوماتیک ایمیل دریافت نمایید.
از این امکان در مواقعی که منتظر بررسی سند توسط شخص دیگری هستید می‌توانید استفاده نمایید و به محض ویرایش سند توسط شخص دیگری، از طریق ایمیل مطلع خواهید شد. همچنین می‌توانید به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه از کل رویدادهای اتفاق افتاده در سطح مخرن گزارشی دریافت نمایید.
8. لینک‌ها
گاهی شما نیاز دارید که به یک سری لینک‌ها دسترسی سریع داشته باشید. به طور مثال لینک سایت‌های اینترنتی. شما نه تنها از مخازن برای بارگزاری اسناد می‌توانید استفاده نمایید برای نگهداری لینک‌ها هم می‌توانید استفاده کنید. تنها لازم است این امکان را در مخزن اسناد فعال نمایید.
این ویژگی‌ها در شیرپوینت 2010 و 2013 وجود ندارند، در صورتیکه هنوز از این نسخه‌های شیرپوینت استفاده می‌کنید وقت آن است که شیرپوینت خود را به نسخه 2016 ارتقا دهید.
شرکت داتام با متخصصان خود این کار را برای شما انجام خواهند داد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید صفحه ” پشتیبانی و ارتقاء زیرساخت شیرپوینت” را مطالعه نمایید.
مطالب مرتبط
