پلتفرم شیرپوینت با دارا بودن امکانات فوق‌العاده برای کاربردهای مختلفی در دنیا در حال استفاده است، یکی از اصلی‌ترین کاربردهای شیرپوینت در سازمان‌ها توسعه و استقرار سامانه مدیریت مستندات یا همان DMS (Document Management System) است. مدیریت مستندات مزایای بسیار زیادی برای سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد ولی داشتن نقشه راه انتقال اسناد از فایل شیر به شیرپوینت (یا هر مکانیزم نگهداری فایل دیگری) امری بسیار حیاتی است.
برای درک بهتر این نقشه راه باید به سوالات زیر پاسخ دهیم
دلیل اصلی که برای این انتقال داریم چیست؟
وقتی شما در حال برنامه ریزی برای انتقال متد قبلی به شیرپوینت هستید باید این سوال را مدنظر داشته باشید که مشکلاتی که باعث ایجاد این پروسه شده اند چیست؟ چه مشکلاتی را سیستم قبلی ایجاد کرده بود که اکنون به این نتیجه رسیده ایم؟
برای جواب بهتر به این سوال باید نگاهی به الزامات یک سامانه مدیریت مستندات بندازیم:
- قابلیت جستجوی اسناد به صورت کارا و سریع
- قابلیت مدیریت نگارش‌های اسناد و کنترل تداخل اسناد از تغییرات همزمان
- قابلیت کنترل دسترسی‌های اسناد به شکلی مطمئن
- قابلیت به اشتراک گذاری و کارگروهی روی اسناد
موارد بالا برخی از مهمترین الزامات سامانه مدیریت مستندات هستند.
چگونه میخواهید این انتقال را انجام دهید؟
وقتی حرف از انتقال به سامانه مدیریت اسناد میشود سوالاتی مطرح خواهد شد، اسناد قبلی ذخیره شده سیستم قبلی را کی منتقل خواهیم کرد؟ ساختار اسناد به چه شکل پیاده سازی باید بشود؟ چه زمانی برای این انتقال بهتر است؟ انتقال به یکباره رخ خواهد داد یا واحد به واحد؟
پاسخ به سوالاتی همچون سوالات بالا از الزامات قبل از شروع پروسه انتقال خواهد بود تا بتوان با پاسخ سوالات بالا نقشه راه دقیقتری برای این پروسه مجسم کرد.
شیرپوینت با دارا بودن امکانات قابلی توسعه فراوانی قادر خواهد بود تا با انتقال مطمئن فایل‌های قبلی به این دغدغه‌ها پاسخ دهد.
آیا محتوا و اسناد موجود نیاز به ارزیابی دارند؟
اسناد و مدارک ذخیره شده قبلی مهمترین داده سازمان خواهند بود که شامل این انتقال خواهند شد ولی سوال اصلی اینجاست که آیا این اسناد نیاز به ارزیابی مجدد دارند؟ برای مثال آیا اسناد در پوشه‌های مختلف تکرار شده اند؟ آیا ساختار پوشه بندی حاضر ساختار درستی است؟ آیا سند به تازگی مورد استفاده قرار گرفته است؟
بهترین گزینه برای بررسی و ارزیابی اسناد موجود توجه به این نکته است که آخرین بار این سند در چه زمانی استفاده شده است یا آخرین زمانی که سند ویرایش شده است کی بوده است؟
در صورت نیاز به ارزیابی و تصحیح ساختار و محتوای اسناد فعلی، مکانیز عملی کردن این اتفاق را نیز باید در نقشه راه مشخص کنیم تا پس از انتقال کاربران به سامانه جدید به تدریج بتوان اطلاعات و اسناد قبلی را با ساختار جدید به آنها ارائه داد.
ساختار دادها پس از انتقال به چه شکل خواهد بود؟
مهمترین موضوع قبل از شروع پروسه توسعه و انتقال سیستم مدیریت مستندات به شیرپوینت این نکته است که بهترین ساختار داده (Information Architecture) برای مستندات سازمان باتوجه به فرهنگ جاری سازمانی چیست؟ برای پاسخ به این سوال بدون در نظر گرفتن وضع فعلی در سیستم فعلی باید حتما انواع محتویات جاری سازمان پایش شود و به ازای هر واحد پیش از شروع عملیات انتقال در نظر گرفته شود. ساختار اطلاعات و داده‌ها به استقرار سامانه مدیریت مستندات نیز بسیار کمک خواهد کرد.
مطالب مرتبط
