قطعا همگی در مورد نحوه ایجاد یادآوری در لیست و مخزن شیرپوینت می‌دانید و از مزیت‌­های بسیار آن در سایت­‌های شیرپوینتی خود استفاده نموده‌اید. در این مقاله در مورد نحوه ایجاد یادآوری در شیرپوینت بیشتر توضیح خواهیم داد و همچنین نحوه ایجاد یادآوری را بر روی مقدار یه ستون به صورت شرطی خواهید آموخت.
جهت ایجاد یک یادآوری بر روی مقدار یک ستون ابتدا یک سناریو تعریف می‌کنیم و بر اساس آن این کار را انجام خواهیم داد.

فرض می‌کنیم یک مخزن اسناد داریم و در آن یک ستون به اسم “وضعیت” وجود دارد، می‌خواهیم زمانیکه مقدار این ستون به “تایید شده” تغییر یافت، از طریق ایمیل به ما اطلاع‌رسانی گردد. همانطور که می‌دانیم در زمان ایجاد یادآوری در شیرپوینت یا تمام تغییرات به ما اطلاع‌رسانی می‌گردد یا هیچ تغییری ولی ما خوشبختانه با یک ترفند ساده و سریع می‌توانیم اینکار را انجام دهیم که فرد تنها با تغییرستون وضعیت به “تایید شده” یادآوری دریافت کند.

قبل از شروع به تعریف یادآوری در شیرپوینت

ما نیاز به یک مخزن (یا لیست) داریم که در آن یک ستون به نام “وضیعت” به صورت انتخابی با گزینه‌های “تایید شده، در حال بررسی و ثبت شده” وجود داشته باشد.

نحوه ایجاد یادوآری

برای ایجاد یادآوری کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید

مرحله 1: یک نما جدید ایجاد می‌کنیم که تنها مواردی را به ما نمایش دهد که مقدار ستون وضعیت “تایید شده” باشد.

1. در نوار بالای صفحه “کتابخانه” کلیک نمایید و “ایجاد نما” را انتخاب نمایید.

نحوه ایجاد یادوآری

2.در صفحه‌ای که باز می‌شود برای نما یک نام انتخاب کنید و در بخش “فیلتر” مقدار ستون “وضعیت” را مساوی “تایید شده” قرار دهید.

نحوه ایجاد یادوآری

اگر می‌خواهید در مورد نماها بیشتر بدایند می‌توانید دو مقاله ایجاد نما در شیرپوینت و نماها در شیرپوینت را مطالعه نمایید.

مرحله 2: اکنون زمان این است که یک یادآوری بر روی این نما ایجاد نمایید.

1.از نوار بالای در مخزن مورد نظر بر روی “کتابخانه | alert me” کلیک نمایید.

نحوه ایجاد یادوآری

2.در پنجره‌ای که باز می‌شود در بخش “Send Alerts for These Changes”  گزینه آخر را انتخاب نمایید که در واقع درخواست می‌دهید زمانی به شما یادآوری از سمت شیرپوینت ارسال گردد که تغییری بر روی یک نمای مشخص اتفاق افتاده باشد و نمای ایجاد شده خود را انتخاب نمایید.

نحوه ایجاد یادوآری

3.اکنون به مخزن خود بازگردید، ستون وضعیت را در یکی از اسناد به تایید شده تغییر دهید. پس از آن ایمیلی در صندوق پستی خود خواهید داشت. (ایمیل تنها در صورتی برای شما ارسال خواهد شد که ستون “وضعیت” تغییر یابد و با تغییر ستون‌های دیگر ایمیلی برای شما ارسال نخواهد شد.)

نحوه ایجاد یادوآری

نکات مهم

  • در لیست تنظیمات ایجاد یادآوری نماهایی را مشاهده خواهید کرد که بر اساس یک فیلتر ایجاد شده باشد و نماهایی که بر اساس گروه‌بندی و مرتب‌سازی ایجاد شده باشند در آن لیست قابل مشاهده نخواهند بود.
  • نماهایی که بر اساس فیلتر بر روی ستون‌های سیستمی (مانند: تغییر توسط) ایجاد شده باشد نیز در لیست تنظیمات ایجاد یادآوری دیده نخواهند شد.

مقاله مرجع