ستون Lookup در شیرپوینت یک نوع ستون منحصر به فرد است که می‌توان از آن در سناریوهایی استفاده کرد اگرچه محدودیت هایی نیز دارد. اما در مواردی می‌تواند مفید واقع شود و ما می‌خواهیم از این فرصت برای توضیح آن برای شما و ارائه نکاتی در مورد نحوه استفاده از آن در محیط شیرپوینت استفاده کنیم.
ستون Lookup در شیرپوینت چیست؟
ستون Lookup به شما این امکان را می‌دهد که یک لیست یا کتابخانه را به ستونی از لیست یا کتابخانه دیگری که در سایت خود دارید متصل کنید و همچنین از اطلاعات موجود در لیست دیگر استفاده کنید و در لیستی که از آن متصل هستید نمایش دهید. ممکن است کمی گیج شده باشید، بگذارید یک مثال برای شما بیاورم. فرض کنیم، شما دو لیست در شیرپوینت دارید. یک لیست برای مخاطبین با نام، ایمیل و شماره تلفن و… دیگری مشتریان با آدرس شرکت، صنعت شرکت و غیره. کاری که می‌توانید انجام دهید این است که با ایجاد یک ستون Lookup از لیست مخاطبین به لیست مخاطبین، لیست مخاطبین را با لیست مشتریان مرتبط کنید. با انجام این ارتباط، می‌توانید اطلاعات شرکت مانند آدرس شرکت، صنعت شرکت و غیره را به لیست مخاطبین وارد کنید، بنابراین لازم نیست تمام اطلاعات در یک لیست بزرگ ذخیره شوند.
نحوه ایجاد ستون Lookup در شیرپوینت
اکنون می‌خواهیم با استفاده از دو لیست در مثال بالا، ستون Lookup را ایجاد کنیم.
مرحله اول: ایجاد لیست‌های سفارشی ( یا کتابخانه‌های سفارشی)
علاوه بر اتصال دو لیست ما می‌توانیم دو کتابخانه را با استفاده از ستون Lookup بهم متصل کنیم. در این مثال ما از دو لیست استفاده می‌کنیم. لیست مخاطبین (Contacts با اطلاعات شخصی افراد مانند تلفن و اطلاعات تماس) و لیست مشتریان (Clients با نام شرکت و شماره تماس شرکت)
دو لیست مشتریان و شرکت‌ها را با ستون‌های زیر ایجاد کرده‌ایم:
مرحله دوم: ایجاد ستون Lookup
اکنون ما قصد داریم یک ستون Lookup از لیست مخاطبین به لیست مشتریان ایجاد کنیم.
1.به فهرست مخاطبین بروید
2.با کلیک بروی آیکون چرخ دنده روی List Settings کلیک کنید.
3.در قسمت Columns list بر روی ایجاد ستون (Create column) کلیک کنید.
4. یک نام برای ستون انتخاب کنید، در وسط صفحه، نام لیستی که می‌خواهید اطلاعات از آن خوانده شود را انتخاب کنید (در مثال ما لیست مشتریان است). شما می‌توانید ستون‌های بیشتری را انتخاب کنید و در صورت لزوم ستون‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی دکمه ok کلیک نمایید.
5. لیست مخاطبین شما باید مانند تصویر زیر باشد.
مرحله سوم: اکنون می‌توانید به سراغ لیست خود بروید و اطلاعت مربوط به شرکت را برای مشتریان تکمیل کنید و لیست شما به این صورت خواهد شد.
محدودیت‌های ستون Lookup
قبل از اینکه خیلی هیجان زده شوید، می‌خواهیم از چندین محدودیت قابل توجه ستون Lookup مطلع باشید:
- فقط می‌توانید برای برخی از انواع فیلدها، ستون Lookup ایجاد کنید. در تصویر مرجع زیر انواع ستون پشتیبانی شده و پشتیبانی نشده جهت ایجاد ستون Lookup آورده شده. تصویر مرجع از مایکروسافت تهیه شده است.
- برای ستون‌هایی که اطلاعات آنها زیاد است، ستون Lookup کاربردی نیست، زیر انتخاب اطلاعات مورد نظر در منوی کشویی کار سختی است.
- به گفته Nate Chamberlain شما فقط 12 ستون Lookup در یک نما می‌توانید داشته باشید.
- ستون‌های Lookup که ایجاد می‌کنید باید برای دو لیست یا کتابخانه در داخل یک سایت باشند.
- ستون Lookup فقط یک پیوند یک طرفه ایجاد میکند. به عبارت دیگر، اگر مخاطب A را به شرکت ABC پیوند دهید، پیوندی از شرکت ABC به مخاطب A ایجاد نمی‌کند. بنابراین، اگر می خواهید یک رابطه دو طرفه برقرار کنید، باید این کار را به صورت دستی به دو صورت انجام دهید.
جایگزین ستون Lookup
جایگزین ستون Lookup در شیرپوینت استفاده از term Store می‌باشد.
اگرلازم دارید به سرعت برای ستون‌ها رابه لیست‌ها یا کتابخانه‌ها پیوند دهید، ستون Lookup قطعاً یک نجات دهنده است! با این حال، اگر به فهرستی از متادیتاها (منوی کشویی) نیاز دارید تا به طور مرکزی از طریق سایت‌ها و مجموعه سایت‌های متفاوت در دسترس باشد، از Term Store استفاده کنید. این امکان مدیریت متادیتا را بسیار ساده‌تر میکند و بسیاری از محدودیت‌های ذکر شده در بالا را ندارد.
مطالب مرتبط
