در دسترس بودن اسناد تولید شده در کتابخانه­‌های شیرپوینت در هر مکانی حتی بدون دسترسی به شیرپوینت سازمان یا اینترنت یک مزیت محسوب میشود، برای مثال فرض کنید به یک ماموریت کاری رفته‌اید و میخواهید فرمت قراردادها را که در یک کتابخانه روی فارم شیرپوینت سازمان است را استفاده کنید یا پیش نویس سند کاتالوگ محصول را که در سایت شخصی خود ذخیره نموده‌­اید، تکمیل نمایید. امروزه با توجه به مشکلات پیش آمده ویروس کرونا و رواج بیشتر دورکاری افراد نیاز دارند تا اسنادی که روی شیرپوینت سازمان دارند را همیشه در دسترس داشته باشند تا بتوانند در هر مکانی حتی بدون دسترسی به شیرپوینت سازمان یا اینترنت به ادامه کار روی این اسناد بپردازند.

ما میتوانیم با استفاده از OneDrive For Business از این مزایای بیشمار استفاده نماییم و اسناد موجود در کتابخانه­‌های مختلف را در کلاینت خود سینک نماییم و سپس با متصل شدن به فارم شیرپوینت سازمان تغییرات آفلاین اعمال شده روی اسناد را در شیرپوینت بروز نماییم، در این مقاله به نحوه استفاده از این امکان فوق العاده خواهیم پرداخت. نرم افزار OneDrive For Business با نصب مجموعه نرم افزارهای آفیس روی کامپیوتر قابل دسترس خواهد بود. اکنون در دو بخش مجزا روش وصل کردن کتابخانه اسناد و اسناد سایت شخصی را به این نرم افزار توضیح خواهیم داد.

وصل کردن کتابخانه اسناد به OneDrive For Business در شیرپوینت

نخست با مرورگر وب مورد نظر خود به سایت وصل شوید سپس کتابخانه اسناد مورد نظر را باز نمایید، از قسمت ریبون، مخزن را انتخاب نموده و گزینه اتصال را بزنید.

OneDrive For Business در شیرپوینت

سپس در پنجره­ای که باز میشود دکمه اتصال را بزنید.

OneDrive For Business در شیرپوینت

اکنون اگر در گزینه­ها نرم افزارهای دیگری نیز مشاهده میکنید Microsoft OneDrive را انتخاب کنید و Open Link را بزنید.

OneDrive For Business در شیرپوینت

در مرحله بعدی مکان ایجاد فولدری که اسناد در آن ذخیره میشود را مشخص نمایید و بر روی دکمه Sync Now کلیک نمایید.

OneDrive For Business در شیرپوینت

پس از طی پروسه­ای یک فولدر در آدرس مورد نظر ایجاد خواهد شد و در Quick Access شما نیز Shortcut آنرا اضافه خواهد نمود.

OneDrive For Business در شیرپوینت

اکنون تمامی فایل‌های کتابخانه اسناد مورد نظر شما در فولدر شما ذخیره خواهد شد تا تمام شدن پروسه سینک شما فولدر را با این آیکن مشاهده خواهید کرد.

OneDrive For Business در شیرپوینت

و در نهایت فولدر شما آماده استفاده میباشد:

OneDrive For Business در شیرپوینت

خب پس از طی مراحل بالا شما تمامی اسناد سایت واحد تولید، کتابخانه اسناد فنی را به صورت آفلاین و آنلاین میتوانید استفاده نمایید. تیک سبز کنار سند به این معنی است که سند با سرور شیرپوینت سینک شده است در صورتی که به صورت آفلاین این اسناد را تغییر دهید هر سندی که تغییر یافته باشد را آماده سینک با سرور شیرپوینت نگه میدارد.

OneDrive For Business در شیرپوینت

وصل کردن سایت شخصی به OneDrive For Business

مراحل وصل کردن سایت شخصی خود در شیرپوینت به OneDrive For Business شبیه قسمت قبلی است با این تفاوت که دکمه اتصال در حافظه ابری اینجاست:

OneDrive For Business در شیرپوینت

پس از طی بقیه مراحل فولدر دیگری همانند تصویر زیر اضافه خواهد شد. که شما میتوانید در آن از اسناد و فولدرهای سایت شخصی خود در شیرپوینت سازمان استفاده کنید.

OneDrive For Business در شیرپوینت