در ادامه مقاله قبل دیگر اقدامات لازم برای استقرار موفقیت آمیز پروژه شیرپوینت در یک کسب و کار یا سازمان  را باهم بررسی خواهیم کرد.

اقدامات بررسی شده در مقاله قبلی:

  • حمایت مدیران کسب و کار را کسب کنید
  • اهداف پروژه را مشخص نمایید
  • یک تیم از متخصصین شیرپوینت تشکیل دهید
  • یک برنامه و استراتژی برای آموزش کاربران ایجاد کنید
  • سرویس مطلوب ارائه کنید

معماری اطلاعات (Information Architecture) را بدرستی تحلیل و طراحی نمایید

معماری اطلاعات را میتوان مانند ستون فقرات در استقرار شیرپوینت دانست که شامل ساختار سایت­های شیرپوینت ، ساختار کتابخانه­ها و لیست­های شیرپوینت ، ساختار ستون­های اطلاعاتی هر لیست، درخت بانک واژگان (Term Store)، فرآیندهای هر سایت یا لیست شیرپوینت و.. میباشد. میتوان سند معماری اطلاعات را برای کل شیرپوینت به صورت کلی ایجاد نمود و سپس به ازای هر سایت یا پروژه این سند را مجزا ایجاد نمود.

سند معماری اطلاعات را میتوان به نقشه یک خانه تشبیه کرد که از روی آن میتوان دریافت موقعیت قرار گیری دیوارها و اتاقها کجاست همچنین هدف از ایجاد هر اتاق یا دیواری چیست و چه تجهیزاتی در آن نیاز است برای مثال در سایت یک واحد سازمانی باید مشخص شود چه کتابخانه، لیست، فرم اطلاعاتی، بانک واژگان، Content Type و فرآیندی نیاز است و با چه ابزاری باید ایجاد شود و پیشنیاز و نیازمندی هر کدام چیست.

برای طراحی بهتر معماری اطلاعات شیرپوینت یا پروژه نیاز است تا به صورت کامل نیازهای سازمان را رصد نمایید و سپس با تحلیل این نیازها و همچنین اطلاعاتی که بپیوست هر نیاز تولید میشود ساختار دقیق و هوشمندانه تری ارائه نمایید. برای مثال فرض کنید در واحد مدیریت پروژه اسنادی که در جریان هستند شامل قرارداد ، صورت وضعیت ، سند پرداخت ، الحاقیه قرارداد و.. میباشد یافتن این انواع اسناد نخستین قدم است. قدم­‌های بعدی که میتوان نام برد پیدا نمودن ارتباطات این اسناد و ستونهای اطلاعاتی هر یک از این اسناد و انواع دسترسی‌­های هر یک از این اسناد است. پس تحلیل با دقت روال‌های حال حاضر یک واحد و دریافت نیازمندی‌­ها بسیار به طراحی معماری اطلاعات دقیق تر کمک خواهد نمود.

برای طراحی معماری اطلاعات سازمان در شیرپوینت شما نیازمند شخص یا تیمی از افراد دارید که به صورت کامل امکانات شیرپوینت را بشناسند و توانایی تجزیه تحلیل بالایی نیز داشته باشند تا بتوانند به صورت موشکافانه نیازهای سازمان را رصد نموده و در معماری اطلاعات لحاظ نمایند.

استانداردها و قوانین کاملی برای استفاده از شیرپوینت وضع نمایید

برای استفاده کاربردی و بلند مدت شیرپوینت در سازمان باید قوانین و استانداردهایی وضع نمایید تا همه کاربران به درستی از شیرپوینت استفاده نمایند. این قوانین در دو سطح کاربران، مدیران سایت­‌ها یا توسعه‌دهندگان شیرپوینت دسته بندی خواهند شد که اصلی‌ترین آنها استانداردهای استفاده کاربران خواهد بود.

در استانداردها و قوانین استفاده کاربران باید به موارد کلی جهت استفاده صحیح شیرپوینت از نحوه بارگذاری اسناد، دسته بندی مطلوب اسناد تا نحوه دسترسی دادن به سایرین شامل باشد.

همچنین استانداردهای توسعه دهندگان و مدیران سایت‌­ها میتواند شامل مواردی همچون الزامات ایجاد سایت، الزامات ایجاد ستون‌ها، استانداردهای مورد نیاز جهت کدنویسی، استانداردهای توسعه فرآیندها و… باشد. این استانداردها باید در حین طراحی برنامه نگهداری شیرپوینت نیز لحاظ شود چون جامع بودن این الزامات و رعایت صحیح آنها در نگهداری فارم شیرپوینت به صورت کامل اثرگذار خواهد بود.

ریسک‌­های توسعه را در فارم عملیاتی کاهش دهید

برای جلوگیری از وقوع خطا و احتمال ایجاد مشکل در تجربه کاربران و بنابراین برای انطباق پذیری هر چه بیشتر کاربران با شیرپوینت حتما تغییرات را از محیط توسعه شروع نمایید سپس به محیط تست منتقل نمایید و در صورتی که همه موارد صحیح بود به محیط عملیاتی وارد نمایید.

میتوان برای چرخه بالا مکانیسم دقیقی طراحی نمود تا تغییرات پس از طی این مسیر به صورت مطمئن  به کاربران نهایی تحویل داده شوند که میتوان برای این چرخه از فارم­های متعددی نیز بهره برد.

همانطور که پیشتر نیز اشاره شد این مکانیسم برای ایجاد اعتماد کاربران به شیرپوینت و انطباق پذیری هر چه بیشتر آنها طراحی خواهد شد تا کاربران با اطمینان به استفاده از شیرپوینت بپردازند و مطمئن باشند که اطلاعات ایشان روی شیرپوینت امن خواهد بود.

از انطباق پذیری کاربران و ارتقاء فرهنگ سازمان غافل نشید

هدف از استقرار شیرپوینت در سازمان هر چه باشد باید عملکرد کاربران سازمان را بهبود دهد که این امر نیاز دارد به این که کاربران به صورت کامل با شیرپوینت انطباق پیدا کنند. پس شیرپوینت باید به کاربران کمک نماید تا بتوانند با همکاری تیمی اهداف سازمان را ارتقاء بخشند و با یکدیگر به رشد کسب و کار بپردازند. که این خود مستلزم فرهنگ سازی برای کاربران است تا با استفاده از این امکانات شیرپوینت که برای سازمان توسعه داده شده­اند مانوس شوند.

فرهنگ سازی شیرپوینت پس از استقرار یا در حین استقرار همانطور که در مورد اول نیز اشاره شد نیازمند یاری مدیران سازمان است تا با ایجاد این فرهنگ با روشهای گوناگون سعی در استفاده حداکثری از مزایای شیرپوینت برای سازمان کنند.

همه چیز را به ساده‌ترین شکل ممکن انجام دهید

نیازهای درخواستی سازمان وکاربران را تا حد ممکن به ساده­‌ترین حالت انجام دهید زیرا پیچیده نمودن بی دلیل روی همه موارد قبل تاثیر گذار خواهد بود. برای مثال آموزش کاربری پرتال سازمانی که به سادگی میتوان از آن استفاده نمود بسیار راحت تر است و مسلما پرتالی که ساده باشد خیلی بیشتر از پرتالی با بیشترین حد امکانات استفاده نمیشود برای سازمان اثر بخش خواهد بود و همچنین نگهداری و توسعه آن نیز به سادگی و با کمترین هزینه و زمان قابل انجام خواهد بود.