سوالی که همیشه ذهن مشتریانی که از شیرپوینت استفاده می‌کنند را درگیر می‌کند این است که آیا باید یک سایت یا یک مجموعه سایت جدید برای یک واحد، پروژه، تیم یا هر درخواست سایت جدیدی، ایجاد کنند. پاسخ واقعاً به عوامل مختلفی بستگی دارد، از هدف تجاری یک سایت گرفته تا اندازه یک سازمان و سایر عوامل منحصر به فرد دیگر. مقایسه سایت و مجموعه سایت در شیرپونت باعث روشن شدن این مفهوم خواهد شد و به سازمان‌ها در تصمیم‌گیری صحیح کمک می‌کند.
ابتدا با تعریف سایت و مجموعه سایت در شیرپوینت شروع می‌کنیم
سایت شیرپوینت(SharePoint Site) وب‌سایتی است که شامل بخش‌های مختلف شیرپوینت مانند کتابخانه اسناد، تقویم، لیست وظایف و غیره است. سایت‌های شیرپوینت می‌توانند یک یا چند صفحه برای نمایش محتوا به کاربر داشته باشند.
مجموعه سایت (SharePoint Site Collection) همانطور که از نام آن پیداست، مجموعه‌ای از سایت‌های شیرپوینت است. هر مجموعه سایت شامل یک سایت سطح بالا و زیر سایت‌های زیر آن است.
در تصویر بالا، هر کادر آبی یک زیرسایت (subsite)جداگانه است، در حالی که تمام کادرها با هم یک مجموعه سایت را تشکیل می‌دهند.
نکته‌ای که در مقایسه سایت و مجموعه سایت در شیرپوینت،باید در نظر داشته باشید
یکی از نکات کلیدی که باید به آن توجه داشت این است که هر مجموعه سایت دارای ستون‌های سایت منحصر به فرد خود (متادیتا)، منو، دسترسی‌ها (گروه های امنیتی)، قالب های سایت، نام تجاری و غیره است. بنابراین اگر متادیتا یا منو یا دسترسی را در مجموعه سایت A تنظیم می‌کنید (حتی لوگو و رنگ و قالب سایت)، باید همه آنها را به صورت دستی در مجموعه سایت B تکرار کنید. این نکته به تنهایی عامل تعیین‌کننده هنگام تصمیم‌گیری خواهد بود.
چه زمانی یک سایت در شیرپوینت ایجاد کنیم
1. زمانیکه می‌خواهید سایت جدید شما دسترسی‌ها، متادیتاها، منو، لوگو و …را از سایت موجود شما ارث بری نماید.
2. شما یک سازمان کوچک هستید. اگر نمی‌خواهید تمام زمان خود را صرف مدیریت شیرپوینت کنید، فقط با یک مجموعه سایت بمانید.
3. شما یک سایت قالب ایجاد (template site) کرده‌اید (مانند الگوی سایت پروژه یا قالب سایت واحد) و می‌خواهید سایت جدید شما شبیه به بقیه سایت‌ها باشد. الگوهای سایت را فقط می‌توان در یک مجموعه سایت مشابه استفاده کرد.
4. شما فقط قصد دارید تعداد انگشت شماری سایت شیرپوینت در سازمان خود داشته باشید. اگر قصد دارید صدها و صدها سایت را راه اندازی کنید، به دلایل زیر نگاهی بیندازید.
چه زمانی یک مجموعه سایت در شیرپوینت ایجاد کنیم
1. شما یک سازمان بزرگ با چندین واحد تجاری هستید و هر واحد تجاری دارای وظایف تجاری مستقل و مجزا است.
2. شما یک سازمان بزرگ هستید و هر یک از دپارتمان‌های شما تعداد زیادی کاربر دارد و از هر دپارتمان انتظار می‌رود سایت‌های زیادی ایجاد کند که به متادیتاهای یا دسترسی‌های امنیتی سراسری متکی نباشند.
3. شما یک سازمان بزرگ هستید و می خواهید عملکردهای مدیریت شیرپوینت خود را جدا کنید (برای هر مجموعه سایت، مدیران شیرپوینت جداگانه داشته باشید)
4.سازمان شما محتوای زیادی دارد. شما می‌توانید منابع سرور و فضای ذخیره سازی را به هر مجموعه سایت اختصاص دهید. بنابراین، اگر می‌گویید تعدادی سایت دارید که گردش‌کاری‌های فشرده سرور را اجرا می‌کنند یا محتوای زیادی دارید، می‌توانید مجموعه‌های سایت جداگانه‌ای را ایجاد کنید و به آنها فضای مجزا اختصاص دهید.
5. شما قصد دارید محتوا را به صورت external (خارجی) به اشتراک بگذارید. فرض که تمام سایت‌های خود را که برای اشتراک گذاری خارجی در نظر گرفته شده اند در یک مجموعه سایت جداگانه قرار دهید. به طور پیش فرض، یک مجموعه سایت به نام “yourcompany.sharepoint.com” ایجاد کرده‌اید. سایت‌های اشتراک گذاری خارجی خود را در آنجا قرار ندهید. در عوض، مجموعه سایت دیگری را به طور خاص برای اشتراک گذاری خارجی ایجاد کنید. به این ترتیب می‌توانید اشتراک‌گذاری خارجی را برای اولین مجموعه سایت کاملاً قطع کنید و این کار باعث می‌شود دسترسی کاربران به صورت ناگهانی در زمان استفاده از سایت‌های داخلی قطع نشود.
6. شما به دنبال جمع آوری داده‌ها از چندین سایت هستید. به عنوان مثال، فرض کنید که یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارید و سایت های پروژه مختلف دیگری هم دارید و می‌خواهید داده‌ها را روی نوعی داشبورد جمع آوری کنید. بهتر است یک مجموعه سایت جداگانه برای PMO خود ایجاد کنید زیرا جمع آوری محتوا از یک مجموعه یک سایت آسان‌تر از جمع‌آوری اطلاعات از مجموعه ای از سایت ها است.
بنابراین همانطور که می‌بینید، واقعاً هیچ پاسخ واضحی وجود ندارد. مانند بسیاری از موقعیت‌ها، شما باید به دقت نیازهای کسب و کار منحصر به فرد خود را ارزیابی کنید.
مطالب مرتبط
