استفاده از شیرپوینت و استقرار نیازهای کسب و کارها در شیرپوینت به نوبه خود برای آنها ارزش افزوده خلق خواهد کرد ولی در صورتی که این استقرار بدون برنامه‌هایی برای معماری اطلاعات در شیرپوینت باشد، مطمئنا راندمان و کارآیی مطلوبی نخواهد داشت. برای مثال فرض کنید پس از استقرار و نصب شیرپوینت در سازمان افراد شروع به ساخت سایت‌ها، کتابخانه‌ها و لیست‌های مجزا کنند و اطلاعات و اسناد واحدهای مختلف را به شیرپوینت منتقل نمایند پس از مدتی یافتن اسناد و دانش درون سازمانی وابسته به این اطلاعات امری دشوار خواهد بود زیراکه اطلاعات بدون ساختار جستجو پذیری و در دسترس پذیری کمی دارند و استفاده از شیرپوینت مانند درایو Share شبکه کارآیی شیرپوینت را برای سازمان کاهش میدهد.
برای درک بهتر معماری اطلاعات در شیرپوینت به تعریف مایکروسافت در این زمینه ارجاع میدهیم “معماری اطلاعات در مورد نحوه سازماندهی و برچسب گذاری محتوای سازمانی و نحوه تعامل بازدیدکنندگان با محتوا برای انجام کار است. این خود شامل بخش‌هایی مثل پیمایش، سرچ، ساختار سایت‌ها، Taxonomy و دسترسیها میباشد.”
- ساختار سایت‌ها
مهمترین تصمیم در استقرار شیرپوینت در یک سازمان ساختار سایت‌ها است که باید با توجه به فرهنگ سازمان و نیازهای پیشرو بهترین ساختار مورد نظر را برای هر سازمان طراحی کرد برای مثال ممکن است سازمانی نیاز داشته باشد خیلی محدود از شیرپوینت استفاده نماید پس میتوان برای این سازمان فقط یک سایت ایجاد کرد ولی بعضی از سازمان ها پس از ایجاد یک سایت و به مرور زمان زیرسایت‌های متعددی برای این سایت ایجاد میکنند که این خود در آینده مشکلات بسیاری برای سازمانها پیش خواهد آورد. در این مقاله ما تفاوت مجموعه سایت و سایت را توضیح داده و معایب این روش را توضیح داده ایم.
بصورت کلی سایتهای ایجاد شده در یک فارم شیرپوینت را میتوان به سایتهای پروژه‌ها، سایتهای واحدهای سازمانی، سایتهای سامانه‌های سازمانی و سایتهای بیرونی تقسیم کرد با استفاده از این تقسیم بندی میتوان پلن روشنی از ساختار سایتهای سازمان ایجاد کرد.
- پیمایش و سرچ
اصلی ترین دلیلی که ما اسناد و اطلاعات سازمانها را در شیرپوینت مستقر میکنیم راحتی دسترسی به محتواها در زمان نیاز است که این خود نیازمند پیمایش و سرچ دقیق این محتواهاست.
باتوجه به امکانات فوق العاده شیرپوینت در زمینه سرچ با استفاده از موتور جستجوی داخلی شیرپوینت این مهم به راحتی قابل پیاده سازی است فقط در صورتی که در ساختار اطلاعاتی طراحی شده بدرستی به این امکانات توجه شده باشد. برای مثال در صورتی که اطلاعات مربوط به یک پروژه در سایتهای مختلفی پراکنده شده است این محتواها باید در داشبوردی قابلیت تجمیع با استفاده از نام پروژه یا کد پروژه باشند.
- Taxonomy
متادیتا شیرپوینت یا همون Managed Metadata ابزار بسیار پرکاربردی برای نشان دادن سلسله مراتب اطلاعات است که شیرپوینت بخوبی آنرا توسعه داده و در اختیار استفاده کنندگان قرار داده است فرض کنید اطلاعات و محتواهای موجود در شیرپوینت را بتوانید به یک درخت سلسله مراتبی متصل کنید و سپس با استفاده از این درخت سلسله مراتبی اطلاعات را پیمایش کنید این در تصمیم گیری در مورد ساختار اطلاعاتی شیرپوینت بسیار حائز اهمیت است. از نمونه‌های این درخت اطلاعاتی میتوان چارت سازمانی، ساختار شکست پروژه ها و سازمانها و کسب و کارهای بیرونی را نام برد.
- دسترسی
در حین طراحی معماری اطلاعات شیرپوینت توجه به این نکته که محتواهای موجود یا ایجاد شده در آینده را چه کسی و به چه شکلی باید مشاهده کند بسیار حائز اهمیت است شیرپوینت با قابلیت دسترسی سلسله مراتبی که دارد میتواند طیف وسیعی از نیازهای دسترسی سازمانها را مرتفع نماید و توجه به این نکته نیز بسیار حائز اهمیت است که این دسترسیها باید حتما در ساختار معماری اطلاعات دیده شده باشد.
برای مثال در صورتی که سایتی، کتابخانه‌ای یا اسناد و اطلاعاتی محرمانگی بسیار بالا داشته باشند شاید در طراحی جایگاه این اطلاعات باید بازنگری شود تا در آینده امنیت این اطلاعات را بتوان تضمین نمود.
مطالب مرتبط
