پرتال سازمانی یک درگاه است که دسترسی به اطلاعات کسب و کار را یکپارچه میکند و شامل مزایایی چون افزایش تعامل تیمی، یکپارچگی اطلاعات و تکنولوژی‌ها، برندسازی سازمان، اشتراک گذاری اطلاعات، خودکار‌سازی فرآیندها برای کسب و کار خواهد بود.
یک پرتال سازمانی استاندارد، یک ابزار قدرتمند برای کسب و کارها خواهد بود، تا با تکنولوژی‌های روز دنیا به رشد آنها کمک کند.
مزایای پیاده سازی پرتال سازمانی برای یک کسب و کار فراوان است که ما در این مقاله قصد داریم به بررسی برخی از این مزایا بپردازیم پس با ما در ادامه مقاله همراه باشید.
افزایش ارتباطات داخلی
یک پرتال سازمانی مدرن باعث شکوفا شدن و افزایش ارتباطات داخلی کسب و کار خواهد شد که شامل موارد زیر است:
- افزایش تعامل افراد داخل تیم
- افزایش اشتراک گذاری دانش توسط افراد
- دسترس پذیرتر بودن تیم مدیریت
- افزایش اشتراک گذاری اطلاعات و تعاملات بین واحدی
- ارتباط و جریان اطلاعات دو طرفه
بارزترین ویژگی ارتباط و جریان اطلاعات دو طرفه است، زیرا به راحتی می‌توانند دانش خود را در قالب اسناد، مقالات و … به اشتراک بگذارند و در مورد اطلاعاتی که توسط سایرین به اشتراک گذاشته شده نظر بدهند. یا در مورد اهداف کسب و کار تعامل کنند تا با یکدیگر در رشد و شکوفایی کسب و کار گام بردارند.
ارتباط افراد و دسترسی به اسناد از مکان‌های جغرافیای متفاوت
مهم نیست افراد کسب و کار در ساختمان‌ها یا شهرهای مختلف یا به صورت متمرکز در یک مکان در حال فعالیت هستند، چون با استفاده از مزایای یک پرتال سازمانی استاندارد همه افراد به صورت آنلاین به یکدیگر دسترسی دارند. افراد درهر نقطه جغرافیایی می‌توانند (با توجه به دسترسی مجاز خود) از اطلاعات استفاده و با یکدیگر برای رشد کسب و کار به تعامل بپردازند.
با بیماری‌های فراگیری که باعث ایجاد دورکاری پرسنل بالاجبار شده است نیاز به داشتن پرتال سازمانی برای کسب و کارها حیاتی‌تر شده است.
اشتراک گذاری اطلاعات درون کسب و کار
یکی از مهمترین مزایای پرتال سازمانی اشتراک‌گذاری اطلاعات سازمان مانند مدارک سازمانی (دستورالعمل، راهنما، فرآیند و…)، اطلاعات پروژه‌ها، فرم‌های سازمانی و گردش کارهای داخلی است که با افزایش دسترسی به اطلاعات باعث افزایش راندمان پرسنل در کسب و کار خواهد شد. به صورت سنتی، دسترسی افراد به اسناد یک پروژه، به علت جمع‌آوری طلاعات پروژه از واحدهای مختلف، سخت و زمان‌بر خواهد بود. در صورتی که در یک پرتال سازمانی استاندارد میتوان به سادگی اطلاعات مورد نیاز را از همه سایت‌ها جمع آوری و استفاده نمود.
امنیت اطلاعات کسب و کار
یکی از دارایی‌های مهم کسب و کارها، اطلاعات و دانش درون سازمانی آنها است. در روش‌های سنتی علاوه بر امکان از بین رفتن اطلاعات در قالب اسناد کاغذی، امکان پخش شدن آنها و سوءاستفاده رقیبان نیز وجود خواهد داشت.
حال آنکه با طراحی مناسب، بستری برای ذخیره‌سازی اطلاعات در پرتال سازمانی فراهم می‌گردد که امکان از دست رفتن اطلاعات حیاتی را به حداقل رسانده و با استفاده از راهکارهای امنیتی حفاظت از اطلاعات را تضمین نمود.
همچنین با استفاده از شیرپوینت و امکانات دسترسی آن میتوان مطمئن بود که محرمانگی اطلاعات حساس و طبقه‌بندی اطلاعات نیز رعایت می‌شود که این به نوبه خود پرتال سازمانی را امن تر خواهد نمود.
افزایش شفافیت درون سازمانی
پرتال سازمانی استاندارد با فراهم آوردن بستری برای پیاده‌سازی چارت سازمانی همراه با شرح وظایف افراد و واحدها و همچنین سمت سازمانی آنها باعث ایجاد شفافیت در کسب و کار خواهد شد. با مشخص شدن شرح شغل هر شخص، افراد با مسئولیت‌های یکدیگر آشنا شده و به یکدیگر برای پیشبرد اهداف کسب و کار یاری خواهند رساند.
تعامل بیشتر کارکنان
افراد شکل‌دهنده یک سازمان هستند و با توجه به نتایج تحقیقات متخصصین، کارمندانی که تعامل بیشتری در محیط کار دارند دارای ویژگی‌های زیر هستند:
- در محیط کار خود خوشحا‌ل‌تر هستند
- در محیط کار خود موثرتر و فعالترهستند
- احتمال کمتری برای ترک شغل آنها وجود دارد
پرتال سازمانی در افزایش راندمان کسب و کارها تاثیر به سزایی دارد زیرا بستری برای افزایش تعاملات بهتر سازمانی فراهم می‌آورد. برای مثال با امکان رصد کردن رویدادهای کل سازمان، افراد قادر به تجسم تصویر دقیق‌تری از آنچه در حال وقوع است و همچنین جایگاه و تاثیر خود در شکوفایی سازمان خواهند بود.
شرکت داتام بر اساس نیاز سازمان‌های مختلف در طول سال‌ها تجارب خود، پرتال سازمانی داتام را در بستر شیرپوینت پیاده‌سازی کرده است، همچنین پرتال سازمانی داتام با توجه به نیازهای خاص و با طراحی ویژه و متناسب با برند شما، سفارشی‌سازی خواهد شد.
مطالب مرتبط
