پرتال سازمانی یک درگاه است که دسترسی به اطلاعات کسب و کار را یکپارچه میکند و شامل مزایایی چون افزایش تعامل تیمی، یکپارچگی اطلاعات و تکنولوژی­‌ها، برندسازی سازمان، اشتراک گذاری اطلاعات، خودکار سازی فرآیندها برای کسب و کار خواهد بود. پرتال سازمانی در صورت پیاده سازی اصولی میتواند یک ابزار قدرتمند برای کسب و کارها باشد تا با همراهی تکنولوژی­های روز دنیا به رشد کسب و کار کمک کند. مزایای پیاده سازی پرتال سازمانی برای یک کسب و کار فراوان است  که ما در این مقاله قصد داریم به بررسی برخی از این مزایا بپردازیم پس با ما در ادامه مقاله همراه باشید.

افزایش ارتباطات داخلی

یک پرتال سازمانی مدرن باعث شکوفا شدن و افزایش ارتباطات داخلی کسب و کار خواهد شد که شامل موارد زیر است:

  • افزایش تعامل افراد داخل تیم
  • افزایش اشتراک گذاری دانش توسط افراد
  • دسترس پذیرتر بودن تیم مدیریت
  • افزایش اشتراک گذاری اطلاعات و تعاملات بین واحدی

 پررنگ ترین ویژگی این است که ارتباط و جریان اطلاعات دو طرفه خواهد بود و افراد میتوانند به راحتی دانش خود را در قالب اسناد، مقالات و سایر اطلاعات به اشتراک بگذارند و یا در مورد اطلاعات به اشتراک گذاشته شده توسط سایرین نظر بدهند و یا در مورد اهداف کسب و کار تعامل کنند تا با یکدیگر در رشد و شکوفایی کسب و کار گام بردارند.

ارتباط افراد و دسترسی به اسناد از مکان‌های جغرافیای متفاوت

مهم نیست افراد کسب و کار در ساختمان­ها یا شهرهای مختلف در حال فعالیت هستند یا به صورت متمرکز در یک جا، چون با استفاده از مزایای یک پرتال سازمانی استاندارد همه افراد به صورت آنلاین به یکدیگر دسترسی دارند و قادر خواهند بود تا از اطلاعات سازمان (با توجه به دسترسی مجاز ایشان) در هر نقطه جغرافیای استفاده کنند و با یکدیگر برای رشد کسب و کار به تعامل بپردازند.

همچنین با بیماری­ فراگیری که باعث ایجاد دورکاری پرسنل بالاجبار شده است نیاز به داشتن پرتال سازمانی برای کسب و کارها حیاتی تر شده است.

اشتراک گذاری اطلاعات درون کسب و کار

یکی از مهمترین مزایای پرتال سازمانی اشتراک گذاری اطلاعات سازمان مانند مدارک سازمانی (دستورالعمل ، راهنما ، فرآیند و…) ، اطلاعات پروژه ها ، فرم­های سازمانی و گردش کارهای داخلی است که با افزایش دسترسی به اطلاعات باعث افزایش راندمان پرسنل در کسب و کار خواهد شد. دسترسی به اسناد یک پروژه به صورت سنتی علاوه بر زمانبر بودن بسیار سخت خواهد بود چون ممکن است اطلاعات پروژه در واحدهای مختلف به صورت پراکنده پخش شده باشد و جمع آوری همه آنها بسیار دشوار خواهد بود در صورتی که در یک پرتال سازمانی استاندارد میتوان به سادگی اطلاعات مورد نیاز را از همه سایت­ها جمع آوری و استفاده نمود.

امنیت اطلاعات کسب و کار

یکی از دارایی های مهم کسب و کارها اطلاعات و دانش درون سازمانی آنها است در روش­های سنتی علاوه بر امکان از بین رفتن این اطلاعات در قالب اسناد کاغذی ، امکان پخش شدن این اطلاعات و سوءاستفاده رقیبان نیز وجود خواهد داشت حال آنکه با طراحی مناسب بستری برای ذخیره سازی این اطلاعات در پرتال سازمانی فراهم می‌گردد که امکان از دست رفتن این اطلاعات حیاتی سازمان را به حداقل رسانده و با استفاده از راهکارهای امنیتی میتوان حفاظت از اطلاعات را تضمین نمود.

مزایای پرتال سازمانی

همچنین با استفاده از شیرپوینت و امکانات دسترسی آن میتوان مطمئن بود که محرمانگی اطلاعات حساس و طبقه بندی اطلاعات نیز رعایت می‌شود که این به نوبه خود پرتال سازمانی را امن تر خواهد نمود.

افزایش شفافیت درون سازمانی

یک پرتال سازمانی استاندارد با فراهم آوردن بستری برای پیاده سازی چارت سازمانی همراه با شرح وظایف واحدهای سازمان و افراد در واحدهای مختلف و همچنین سمت سازمانی ا آنها باعث ایجاد شفافیت در کسب و کار خواهد شد. همچنین با مشخص شدن شرح شغل هر شخص، افراد در سازمان با مسئولیت­های یکدیگر آشنا شده و به یکدیگر برای پیشبرد اهداف کسب و کار یاری خواهند رساند.

تعامل بیشتر کارکنان

افراد یک سازمان شکل دهنده آن سازمان هستند و با توجه به نتایج تحقیقات متخصصین ، کارمندانی که تعامل بیشتری در محیط کار از خود نشان میدهند در محیط کار خود خوشحال­تر ، موثرتر و فعال­تر خواهند بود و همچنین احتمال کمتری برای ترک شغل آنها وجود دارد.

پرتال سازمانی با فراهم آوردن بستری برای افزایش این تعامل گام موثری در افزایش راندمان کسب و کار خواهد برداشت برای مثال وقتی شما رویدادهای کل سازمان را میتوانید در پرتال سازمانی رصد کنید قادر خواهید بود تصویر دقیق تری از آنچه در حال وقوع است تجسم کنید و جایگاه و تاثیر خود را در شکوفایی سازمان دقیق­تر مشاهده کنید.

شرکت داتام بر اساس نیاز سازمان‌های مختلف در طول سال‌ها تجارب خود،  پرتال سازمانی داتام را در بستر شیرپوینت پیاده‌سازی کرده است، همچنین پرتال سازمانی داتام با توجه به نیازهای خاص و با طراحی ویژه و متناسب با برند شما، سفارشی‌سازی خواهد شد.