امروزه با رشد چشمگیر دنیای کسب و کارها وهمچنین پیچیدگی روز افزون کسب وکارها، نیاز به کارگروهی افراد برای رسیدن به اهداف سازمان، به امری حیاتی تبدیل شده است، در این مقاله قصد داریم با مثالهای عملی به توضیح مزایای شیرپوینت برای واحدهای سازمان بپردازیم.
افراد داخل یک تیم که اغلب در یک واحد سازمان هستند برای اینکه بسادگی بتوانند به کارگروهی روی موضوعات مختلف بپردازند نیاز به ابزاری با ویژگیهای کلیدی زیر دارند:
- اشتراک گذاری و کارگروهی روی اسناد
- بحث و تبادل نظر و مشورت پیرو موضوعات مختلف
- تنظیم دسترسی اطلاعات اعم از اطلاعات مهم سازمان یا سطوح دسترسی درون واحدی
- قابلیت آرشیو اطلاعات قدیمیتر
- قابلیت نسخه بندی محتوا شامل اسناد و اطلاعات
- قابلیت ثبت موارد دانشی توسط واحدها
- قابلیت دسته بندی محتواهای موجود
- قابلیت جستجوی آسان محتواها داخل نرمافزار
- قابلیت تعریف گردشکارهای مختلف روی محتوای تولید شده توسط تیمها
همه ویژگیهای ذکر شده بالا از جمله ویژگیهایی است که میتوان بسادگی و بدون نیاز به برنامهنویسی در شیرپوینت برای واحدهای مختلف یک سازمان فراهم نمود.
معماری شیرپوینت به ما اجازه میدهد بسادگی برای واحدهای مختلف سازمان سایتهایی ایجاد کنیم و در هر کدام از این سایتها بنا بر نیازهای اطلاعاتی هر واحد سازمان، زیرساخت مناسب را ایجاد نماییم تا افراد هر واحد بتوانند بسادگی اسناد و سایرمحتواهای خود را ایجاد و تکمیل نمایند. برای مثال واحد منابع انسانی یک سازمان نیازدارد تا بانک اطلاعاتی برای پرسنل خود داشته باشد تا علاوه بر مشخصات افراد سازمان اطلاعاتی همچون سند رزومه اشخاص، اسناد تحصیلی شخص، اطلاعات افراد خانواده شخص، اسناد بیمه تکمیلی و… را نیز داشته باشد تا بتوانند سوابق هر فرد را به صورت جامع مشاهده و برای مثال برای درخواست وام شخص مورد نظر تصمیم گیری نمایند. تمامی موارد فوق بسادگی در سایت واحد منابع انسانی قابل پیادهسازی خواهد بود.
مثالهای متنوعی برای هر واحد و نیازهای اطلاعاتی آن میتوان زد که در سایت شیرپوینتی آن واحد سازمانی به سرعت قابل پیادهسازی خواهد بود چون شیرپوینت یک پلتفرمی جامع با طیف وسیعی از امکانات است که قادر خواهد بود به نیازهای هر واحد سازمانی پاسخی مناسب بدهد.
در پیادهسازی موفقیت آمیز نیازهای یک سازمان و واحدهای سازمانی آن باید اقدامات حیاتی را در نظر گرفت که ما در این مقاله به تفصیل در مورد آن صحبت نمودیم.
موضوع بسیار مهم در پیاده سازی نیاز واحدهای یک سازمان قابلیت آموزش مالکان هر سایت برای تغییر و توسعه نیازهای روز سازمان است، باتوجه به روند رشد کسب و کارها واحدهای سازمان باید در مسیر این رشد کسب و کار تغییراتی در سامانههای خود ایجاد کنند که این امر با توجه به معماری شیرپوینت با یک آموزش جامع مالکان سایتها بسادگی قابل انجام است.
موضوع دیگر در پیاده سازی نیازهای واحدهای یک سازمان جامعیت اطلاعات و قابلیت تجمیع اطلاعات در کارتابلهای اطلاعاتی است برای مثال فرض کنید پیرو یک پروژه واحد منابع انسانی جذب نیرو انجام داده است پس اطلاعات مربوطه در سایت واحد منابع انسانی خواهد بود، همچنین واحد فناوری اطلاعات زیرساختهای شبکه‌ای ایجاد کرده است و اطلاعات مربوطه در سایت فناوری اطلاعات خواهد بود و واحد کنترل پروژه نیز اطلاعات مربوط به قرارداد پروژه، گزارش پیشرفت پروژه و.. را در سایت خود ثبت مینماید. شیرپوینت با دارا بودن امکانات وسیعی مانند موتور جستجوی قدرتمند خود قادر خواهد بود این اطلاعات را به صورت جامع برای هر پروژه جمع آوری نماید و به مدیران کسب و کار در تصمیم گیری یاری رساند.
از دیگر مزایای شیرپوینت برای کسب و کارهای میتوان موارد زیر را نام برد:
- مدیریت وظایف درون تیمی
- مدیریت جلسات درون واحدی
- تالارهای گفتگو برای کل سازمان یا درون واحدی
- مدیریت رویدادها و تقویم درون واحدی
- ویکی سازمانی برای ثبت موارد دانشی درون واحدی
مطالب مرتبط
