همانطور که می‌‎دانید شیرپوینت پلتفرمی تحت وب است که برای کارگروهی تیم‌های مختلف سازمان روی انواع محتواها بسیار مناسب می‌باشد. اگر شما مدیر یک کسب و کار هستید یا وظیفه انتخاب پلتفرمی برای یکپارچگی سازمان، ارتقاء عملکرد واحدها یا تیم­‌ها، مدیریت محتوای سازمانی را دارید و یا به دنبال دلایل برتری شیرپوینت نسبت به بقیه پلتفرم­‌های مدیریت محتوا هستید و یا حتی در حال انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد هستید باید در نخستین گام مزایای شیرپوینت برای سازمان‌­ها را خوب بشناسید.

در این مقالات ما قصد توضیح کلی این مزایا را داریم:

شیرپوینت ابزاری برای بهبود مدیریت اطلاعات

اطلاعات سازمان­‌ها شامل محتواهای گسترده و وسیعی مانند فرم­‌های اطلاعاتی، اسناد سازمانی، مدارک سازمان (مانند دستورالعمل­‌ها، آیین نامه­‌ها، روش اجرایی­‌ها، فرم­‌ها و..) ، ایمیل­‌ها، صورتجلسات و … می‌باشد. همچنین این طیف وسیع اطلاعات در واحدهای سازمانی و پروژه­­های مختلف سازمان پراکنده شده‌اند و به صورت روز افزون در حال زیاد شدن می‌باشند.

مزایای شیرپوینت

تلاش برای پیگیری این اطلاعات کلیدی سازمان، یکپارچگی موضوعی اطلاعات و استفاده مشترک تیم‌­های مختلف کاری از اطلاعات یکی از اصلی­‌ترین چالش­‌های پیش روی مدیران سازمان­‌هاست و این جا جایی است که شیرپوینت به خوبی می‌تواند به مدیران کمک نماید. با استفاده از شیرپوینت افراد در تیم­‌های مختلف می‌توانند اطلاعات ذخیره شده در سایت­‌های مختلف ( به ازای تیم­‌های کاری و واحدهای سازمانی مختلف) به صورت متمرکز دسترسی داشته باشند و با پیمایش کارتابل‌­ها بر اساس موضوعات مختلف به اطلاعات مورد نظرشان دست یابند و یا به سادگی محتوای جدید مورد نظرشان را آپلود کرده و سازماندهی کنند. افراد می‌توانند به سادگی ویوهای اطلاعاتی خاص خود را داشته باشند تا به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را همیشه در دسترس داشته باشند و بتوانند به صورت مشترک با بقیه تیم­‌ها از آن اطلاعات استفاده نمایند.

از دیگر امکانات شیرپوینت برای کمک به سازمان­‌ها در زمینه مدیریت اطلاعات می‌توان موارد زیر را مثال زد:

شیرپوینت ابزاری برای سادگی فرآیندهای سازمانی

شیرپوینت با فراهم ساختن بستری برای گردش کارهای سازمانی امکان مدیریت فعالیت­های سازمانی شما را می‌دهد. ‌ در کسب و کار شما به چه میزان فعالیت­‌های معمول سازمان مانند مدیریت رخدادها، ثبت و گزارش فعالیت­‌های روزانه به صورت مکانیزه ثبت می‌شود؟ موارد زیر مثال­هایی از این فعالیت­‌های معمول سازمان­‌هاست

  • ارسال و مسیریابی اسناد یا اطلاعات برای تایید
  • دریافت و پیگیری انتقادات و پیشنهادات
  • ثبت اتفاقات و مشکلات ( مانند ثبت درخواست پشتیبانی IT)
  • پیگیری یک وظیفه، پروژه یا صورت جلسه
  • ثبت روزنگار پرسنل و پیگیری وظایف درون واحدی

شیرپوینت با قابلیت­‌های بسیاری که به صورت پیشفرض (Out of the box) دارد و کمک نرم افزارهایی همچون فرآیندساز نینتکس قابلیت خودکارسازی این فرآیندها یا فرآیندهای دیگر سازمان را دارد. همچنین می‌توان با تلفیق با دیگر نرم افزارهای سازمانی (مانند ایمیل) از امکانات بالقوه آنها نیز برای سادگی استقرار استفاده نمود.

شیرپوینت ابزاری برای انطباق با استاندارهای روز و امنیت اطلاعات

طیف گسترده­ای از حوزه­‌های فعالیت کسب و کارها از سلامت و درمان گرفته تا نفت و گاز و معدن و کارخانجات تولیدی، ملزم به اجرای استاندارهایی جهت فعالیت هستند. تهیه و کنترل مدارک مورد نیاز این استاندارها، ممیزی این استانداردها، برگزاری جلسات بازنگری مدیریت و ابلاغ مصوبات از دیگر دغدغه­‌های سازمان­‌ها است که شیرپوینت به خوبی از پس آن برخواهد آمد و ابزاری مطلوب برای پیاده­‌سازی سامانه­‌های کنترل مدارک و استقرار فرآیند­های تضمین کیفیت می‌باشد.

مزایای شیرپوینت

همچنین برخی از این استانداردها و الزامات تاکید بر کنترل و مدیریت دسترسی افراد به اسناد محرمانه سازمان و طبقه بندی اطلاعات و ایجاد دسترسی­‌های متنوع برای اطلاعات سازمان دارند. شیرپوینت با دارا بودن سلسله مراتب چندلایه دسترسی­ها و سطوح دسترسی متنوع، امکان مدیریت دسترسی اطلاعات به شکل کاملا استاندارد را به سازمان­ها می‌دهد.

در قسمت دوم بیشتر در مورد مزایای شیرپوینت برای سازمان­ها صحبت خواهیم کرد.