همانطور که میدانید شیرپوینت پلتفرمی تحت وب است که برای کارگروهی تیم‌های مختلف سازمان روی انواع محتواها بسیار مناسب می‌باشد. اگر شما مدیر یک کسب و کار هستید یا وظیفه انتخاب پلتفرمی برای یکپارچگی سازمان، ارتقاء عملکرد واحدها یا تیمها، مدیریت محتوای سازمانی را دارید و یا به دنبال دلایل برتری شیرپوینت نسبت به بقیه پلتفرم‌های مدیریت محتوا هستید و یا حتی در حال انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد هستید باید در نخستین گام مزایای شیرپوینت برای سازمانها را خوب بشناسید.
در این مقالات ما قصد توضیح کلی این مزایا را داریم:
شیرپوینت ابزاری برای بهبود مدیریت اطلاعات
اطلاعات سازمانها شامل محتواهای گسترده و وسیعی مانند فرم‌های اطلاعاتی، اسناد سازمانی، مدارک سازمان (مانند دستورالعمل‌ها، آیین نامه‌ها، روش اجرایی‌ها، فرم‌ها و..) ، ایمیل‌ها، صورتجلسات و … می‌باشد. همچنین این طیف وسیع اطلاعات در واحدهای سازمانی و پروژههای مختلف سازمان پراکنده شده‌اند و به صورت روز افزون در حال زیاد شدن می‌باشند.
تلاش برای پیگیری این اطلاعات کلیدی سازمان، یکپارچگی موضوعی اطلاعات و استفاده مشترک تیم‌های مختلف کاری از اطلاعات یکی از اصلی‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران سازمان‌هاست و این جا جایی است که شیرپوینت به خوبی می‌تواند به مدیران کمک نماید. با استفاده از شیرپوینت افراد در تیم‌های مختلف می‌توانند اطلاعات ذخیره شده در سایت‌های مختلف ( به ازای تیم‌های کاری و واحدهای سازمانی مختلف) به صورت متمرکز دسترسی داشته باشند و با پیمایش کارتابل‌ها بر اساس موضوعات مختلف به اطلاعات مورد نظرشان دست یابند و یا به سادگی محتوای جدید مورد نظرشان را آپلود کرده و سازماندهی کنند. افراد می‌توانند به سادگی ویوهای اطلاعاتی خاص خود را داشته باشند تا به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را همیشه در دسترس داشته باشند و بتوانند به صورت مشترک با بقیه تیمها از آن اطلاعات استفاده نمایند.
از دیگر امکانات شیرپوینت برای کمک به سازمانها در زمینه مدیریت اطلاعات می‌توان موارد زیر را مثال زد:
- تاریخچه نگارش‌های شیرپوینت
- سرویس جستجوی شیرپوینت ( شامل جستجو داخل اسناد، متادیتاها و سایر اطلاعات شیرپوینت)
- امکانات مخزن اسناد شیرپوینت ( امکاناتی همچون کارگروهی روی اسناد بدون تداخل، دسترسی آفلاین اسناد، متادیتاها)
- ایجاد سریع سایت‌ها برای تیمها یا واحدهای سازمانی
شیرپوینت ابزاری برای سادگی فرآیندهای سازمانی
شیرپوینت با فراهم ساختن بستری برای گردش کارهای سازمانی امکان مدیریت فعالیتهای سازمانی شما را می‌دهد. در کسب و کار شما به چه میزان فعالیتهای معمول سازمان مانند مدیریت رخدادها، ثبت و گزارش فعالیتهای روزانه به صورت مکانیزه ثبت می‌شود؟ موارد زیر مثالهایی از این فعالیتهای معمول سازمان‌هاست
- ارسال و مسیریابی اسناد یا اطلاعات برای تایید
- دریافت و پیگیری انتقادات و پیشنهادات
- ثبت اتفاقات و مشکلات ( مانند ثبت درخواست پشتیبانی IT)
- پیگیری یک وظیفه، پروژه یا صورت جلسه
- ثبت روزنگار پرسنل و پیگیری وظایف درون واحدی
شیرپوینت با قابلیت‌های بسیاری که به صورت پیشفرض (Out of the box) دارد و کمک نرم افزارهایی همچون فرآیندساز نینتکس قابلیت خودکارسازی این فرآیندها یا فرآیندهای دیگر سازمان را دارد. همچنین می‌توان با تلفیق با دیگر نرم افزارهای سازمانی (مانند ایمیل) از امکانات بالقوه آنها نیز برای سادگی استقرار استفاده نمود.
شیرپوینت ابزاری برای انطباق با استاندارهای روز و امنیت اطلاعات
طیف گستردهای از حوزه‌های فعالیت کسب و کارها از سلامت و درمان گرفته تا نفت و گاز و معدن و کارخانجات تولیدی، ملزم به اجرای استاندارهایی جهت فعالیت هستند. تهیه و کنترل مدارک مورد نیاز این استاندارها، ممیزی این استانداردها، برگزاری جلسات بازنگری مدیریت و ابلاغ مصوبات از دیگر دغدغه‌های سازمانها است که شیرپوینت به خوبی از پس آن برخواهد آمد و ابزاری مطلوب برای پیاده‌سازی سامانه‌های کنترل مدارک و استقرار فرآیندهای تضمین کیفیت می‌باشد.
همچنین برخی از این استانداردها و الزامات تاکید بر کنترل و مدیریت دسترسی افراد به اسناد محرمانه سازمان و طبقه بندی اطلاعات و ایجاد دسترسی‌های متنوع برای اطلاعات سازمان دارند. شیرپوینت با دارا بودن سلسله مراتب چندلایه دسترسیها و سطوح دسترسی متنوع، امکان مدیریت دسترسی اطلاعات به شکل کاملا استاندارد را به سازمانها می‌دهد.
در قسمت دوم بیشتر در مورد مزایای شیرپوینت برای سازمانها صحبت خواهیم کرد.
مطالب مرتبط
