در ادامه مقاله قبلی، در این مقاله قصد داریم به توضیح مزایای شیرپوینت برای سازمان‌ها بپردازیم تا صاحبان کسب و کارها دید روشن‌تری در انتخاب شیرپوینت برای سازمان و کسب و کارشان داشته باشند.
شیرپوینت ابزاری برای همکاری درون سازمانی بینظیر
سازمان‌ها همیشه در تلاش برای جذب افراد با روحیه کار تیمی هستند تا در تیم‌های کاری متفاوت با همکاری و هفکری با دیگر اعضا تیم بتوانند از تجربیات خود و دیگران استفاده کنند تا به بهترین نتیجه تیمی برسند. تشکیل چنین تیم‌هایی مستلزم وجود ابزارهایی برای همکاری و کارگروهی است. شیرپوینت ابزاری بسیار مفید برای این کار است که می‌تواند در زمینه های مختلفی به همکاری‌های درون سازمانی سرعت و قدرت ببخشد. امکانات شیرپوینت در این زمینه شامل موارد زیر است
نوشتن و ویرایش مشترک اسناد (co-authoring)
در سایت‌های مختلف شیرپوینت افراد می‌توانند به صورت همزمان بروی یک سند کار کرده و پاراگراف‌های متفاوتی از سند مورد نظر را ویرایش نمایند. با استفاده از آفیس آنلاین قادر خواهید بود در مرورگر مستندات (مجموعه فایل‌های آفیس) ذخیره شده در شیرپوینت را تحت وب باز نمایید و به صورت مشترک ویرایش نمایید. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید علاوه بر مشاهده افرادی که در حال ویرایش فایل هستند، نشانگری محل ویرایش آنها را نیز نشان میدهد.
همکاری تیمی در یک فرآیند
با استفاده از امکانات فرآیند سازهای شیرپوینت، فرآیندهای سازمانی زیادی را میتوان طراحی نمود تا افراد در این گردش کار با همکاری یکدیگر هدفی را دنبال نمایند و آن فرآیند را به سرانجام برسانند. برای مثال میتوان فرآیند درخواست پشتیبانی فناوری اطلاعات را مثال زد که بین پرسنل واحد فناوری اطلاعات و شخص درخواست‌دهنده گردش کاری از قبل تعریف شده جریان میابد تا با همکاری پرسنل واحد مشکل شخص درخواست دهنده حل شود.
همکاری در محتوای سازمانی
شیرپوینت با دارا بودن امکاناتی مانند انجمن‌های گفتگو، بلاگ‌های شخصی و سازمانی، صفحات ویکی و همچنین بستری مناسب برای سفارشی‌سازی امکانات پیشرفته تر مانند پرتال سازمانی و سایر موارد این امکان را به سازمان میدهد تا با فراهم کردن محیطی به افراد دسترسی مشارکت داده شود برای مثال میتوان پرتال سازمانی را به قسمت‌های متعددی تقسیم نمود تا افراد سازمان از واحدهای مختلف ( مانند روابط عمومی، تضمین کیفیت، واحد فنی، آموزش) در ماژول‌های اخبار سازمانی، مدارک سازمان، رویدادهای فنی، تقویم آموزشی و سایر موارد مشارکت داشته باشند و اطلاعات مورد نظر را بروز نمایند. یا با فراهم نمودن صفحات ویکی و وبلاگ‌های شخصی افراد به ثبت تجربیات خود بپردازند. یا با فراهم نمودن انجمن‌ها با دسته بندی‌های مختلف افراد قادر باشند به گفتگو پیرامون موضوعات مختلف بپردازند ( مثالی از انجمن را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید)
مدیریت مرکزی شیرپوینت
در خیلی از پلتفرم‌ها برای مدیریت موضوعات مختلف ابزار سخت و پیچیدهای وجود دارد که برای کار با آنها کمی دشوار است و همچنین قسمت‌های مختلف پلتفرم در ابزارهای مختلف مدیریت می‌شود. شیرپوینت با فراهم کردن مدیریت مرکزی شیرپوینت (Sharepoint Central Admin) این مشکل را برطرف نموده است که میتوان به راحتی با استفاده از این ابزار تحت وب تمامی موارد شیرپوینت را مدیریت نمود مانند مدیریت سایت‌ها، مدیریت بک آپ‌های سامانه، مدیریت سرویس‌های شیرپوینت
توسعه آسان و بدون نیاز به کدنویسی
شیرپوینت پلتفرمی است که میتوان بدون نیاز به یادگیری مهارت برنامه‌نویسی خاصی و با آموزش مباحث خود شیرپوینت، شروع به توسعه سایت‌ها و سامانه‌های اطلاعاتی نمود. این ویژگی مزیت‌های فراوانی به سازمان‌ها میدهد مزایایی مثل عدم نیاز به متخصصین این حوزه برای نیازهای ساده و عدم وابستگی به افرادی که در حال توسعه سامانه‌ها هستند. همچنین امکانات گسترده و آماده شیرپوینت در زمینه‌های مختلفی مثل هوش تجاری، مدیریت پروژه و موتور جستجوی شیرپوینت به سازمان‌ها امکان استفاده شیرپوینت را به سادگی میدهد.
البته به این معنی نیست که تمامی نیازهای سازمان توسط افراد سازمان قابل پیادهسازی است. در واقع با انتخاب و آموزش پرسنل سازمان میتوان مواردی را به ایشان آموخت تا بتوانند شروع به توسعه سامانه‌ها، گردشکارهای کسب و کار خود بکنند ولی برای رعایت اصول و استانداردها و استفاده از تجربیات Best Practice های موجود حتما نیاز به مشاورانی در شروع کار هست تا بتوان مطمئن بود تمامی موارد به درستی در حال توسعه هستند.
مطالب مرتبط
