تاریخچه سند (version history) از قوی‌ترین ویژگی‌های شیرپوینت است. این ویژگی امکان ردیابی فعالیت‌های هر آیتمی از جمله سند، رویداد، وظیفه و … را به کارابران می‌دهد. در این مقاله شما با مهم‌ترین مزایای version history آشنا خواهید شد و از کاربرد این ویژگی‌ها در کارکردهای روزمره خود مطلع خواهید شد.
شما می‌توانید در مقاله “تاریخچه سند version history در شیرپوینت چیست؟” در مورد version history و نحوه فعال‌سازی آن مطالعه بفرمایید.
مزایای اصلی version history در شیرپوینت
1. امکان مقایسه نسخه‌های قبلی
این امکان تلفیقی از امکانات شیرپوینت و مایکروسافت وورد است که در واقع شما می‌توانید دو نسخه از سند را با استفاده از امکان MS Word Compare با هم مقایسه کنید.
برای مقایسه دو سند کافی است اقدامات زیر را انجام دهید:
- سند را در شیرپوینت توسط Word باز نمایید (شما باید سند را در Word باز نمایید نه Word Online)
- اکنون بر روی تب Review و سپس Compare و در آخر بر روی Specific Version کلیک نمایید.
- در پنجره بعدی سندی که می‌خواهید مقایسه را انجام دهید انتخاب نمایید و سپس دکمه Compare را کلیک نمایید (در واقع از بین ورژن‌های قبلی سند که در شیرپوینت موجود است برای مقایسه یکی را باید انتخاب کنید)
- ممکن است چند ثانیه‌ای زمان ببرد، اما در صفحه بعدی شما می‌توانید نتیجه مقایسه دو نسخه را مشاهده نمایید. به شما چند پنجره به شرح زیر نمایش داده می‌شود
- Original Document : سند اصلی را به می‌توانید اینجا مشاهده کنید ( آخرین ویرایش سند در شیرپوینت)
- Revised Document : سندی که برای مقایسه انتخاب نمودهاید را اینجا مشاهده می‌کنید (ورژنی از سند که شما در مرحله قبلی انتخاب نمودهاید)
- Compared Document : در این ویو به شما تفاوتها را بین سند اصلی و سند انتخاب شده نمایش می‌دهد.
- Revisions : در این ویو به شما تمامی تغییرات بین دو نسخه را به صورت لیست نشان می‌دهد تا بتوانید با کلیک روی آن تغییر مورد نظر را در ویو Compared Document مشاهده کنید.
2. امکان ردیابی تاریخچه هر آیتم
- Version history امکان استفاده مجدد از تاریخچه‌ی آیتم یک لیست یا سند یک مخزن را از اولین زمان ایجاد آن، را به شما می‌دهد. اگر شما در حال بررسی سند هستید می‌توانید تمام تغییرات رخ داده در سند را مشاهده نمایید (تغییرات فیزیکی سند یا تغییر متادیتاها) و اگر در حال بررسی آیتم‌ها مانند وظیفه یا رویداد هستید می‌توایند تغییرات متادیتاها را همراه با فرد تغییر دهنده و زمان تغییر مشاهده نمایید.
3. امکان ردیابی تغییرات در متادیتاها
هر تغییری در متادیتا به طور کامل در گزارش تاریخچه سند از بالا به پایین قابل مشاهده است.
4. امکان ردیابی تغییرات در محتوا
اگر versioning را در مخزن اسناد فعال کرده باشید به راحتی با کلیک بر روی لینک نسخه قبلی، به نسخه قبلی سند دسترسی خواهید داشت.
5. امکان بازیابی نسخه‌های قبلی سند
اگر نیازی به استفاده از نسخه‌های قبلی سند را داشته باشید به راحتی می‌توانید نسخه‌های قبلی را بازیابی نمایید. فرض کنید شما سندی ایجاد کرده اید و به طور اتفاقی تغییرات ناخواسته‌ای توسط یکی از همکاران شما (که به سند دسترسی دارد) روی سند ایجاد شده است. شما بدون نگرانی می‌توانید با انتخاب گزینه Restore نسخه قبلی را بازیابی نمایید و شیرپوینت نسخه قبلی را به عنوان یک نسخه جدید ثبت خواهد کرد.
مطالب مرتبط
