سازمان‌های دولتی و خصوصی، مؤسسات دانشگاهی، بیمارستان‌ها و سایر کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به طور یکسان به حجم عظیمی از اطلاعات و مجموعه داده‌ها برای تصمیم‌گیری مؤثر در کسب‌وکار، ارزیابی محصولات و بازارها، و معامله با سهامداران و مشتریان متکی هستند. داده‌ها برای یک کسب‌وکار بسیار حیاتی هستند، البته اگر به درستی مدیریت، ذخیره، تجزیه و تحلیل شوند. اما دسترسی به اسناد یا مجموعه داده‌ها، به تنهایی کافی نیست. آنها باید به درستی مدیریت شوند تا ارزش ایجاد کنند و در نهایت سود شرکت را افزایش دهند. اینجاست که سیستم مدیریت اسناد (DMS) وارد عمل می شوند و ما در این مقاله برخی از مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد را توضیح خواهیم داد.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد (DMS) روشی برای مدیریت، ذخیره و بازیابی تمام اسنادی است که یک کسب و کار روزانه از آن استفاده می‌کند. اما می‌تواند خیلی بیشتر از این باشد. یک DMS می‌تواند و باید به عنوان یک ابزار سازماندهی مرکزی برای تمام نیازهای کسب و کار شما عمل کند. در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کند و همکاری و کارایی سازمان شما را افزایش خواهد داد.
تبدیل کوه‌های بزرگ اسناد کاغذی به دیجیتال ممکن است دلهره آور به نظر برسد. با این حال، کسب‌وکارهایی که سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را انتخاب می‌کنند، پایه‌ای را برای کمک به ساده‌سازی جریان‌های کاری و مقیاس‌بندی فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار فراهم می‌کنند. علاوه بر بهبود بهره وری کسب و کار، در اینجا مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کار شما آورده شده است.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کار شما چیست؟
1.کاهش فضای ذخیره سازی
در مقایسه با اسناد کاغذی، داشتن تمام اسناد در یک دستگاه، باعث صرفه جویی در فضای فیزیکی می‌شود. هزینه‌های املاک تجاری در حال افزایش است و هزینه های نگهداری اسناد کاغذی نیز افزایش می یابد. یک DMS مبتنی بر نرم‌افزار که می‌تواند نیاز به کابینت‌های فایل، جعبه‌ها و … را کاهش دهد، دارایی ارزشمندی برای هر سازمانی است که فضای اداری گرانبهایی را آزاد می‌کند.
چیزی که می‌تواند جای اتاق‌هایی از اسناد عقب مانده را بگیرد، می‌تواند یک لپ‌تاپ حاوی اطلاعات نسل‌ها باشد. اسناد دیجیتالی نیز می‌توانند ضعیف مدیریت شوند و فضای دیسک زیادی را اشغال کنند، که داشتن یک سیستم مدیریت اسناد خوب در این زمینه به شما کمک خواهد کرد.
2. امنیت و ایمنی
امنیت اسناد برای سازمان‌ها در هر اندازه‌ای، امری حیاتی است. DMS کنترل بهتری بر روی اسناد حساس فراهم می‌کند و دسترسی به اسناد را می‌توان در سطح پوشه برای گروه‌ها یا افراد مختلف کنترل کرد. اسناد مدیریت شده بسیار قابل ردیابی هستند و می‌توان جزئیاتی را در مورد اینکه چه کسانی سند را تغییر دادند یا آن را حذف کرده‌اند (در صورت دسترسی برای حذف سند) به دست آورد. می‌توانید از اسناد خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. اگر فایل‌ها به هر دلیلی حذف شوند، تمام اسناد قابل بازیابی هستند. علاوه بر همه اینها، حتی می‌توانید نسخه‌های قدیمی‌تر اسناد را در صورت پشیمانی از تغییرات اخیر بازیابی کنید.
3. همکاری بهتر
دسترسی سریع به محتوا و همکاری، با سیستم مدیریت اسناد پیشرفته بسیار ساده شده است. اسنادی که از منابع مختلف گرفته شده‌اند را می‌توان در یک مکان در دسترس قرار داد. اسناد الکترونیکی را از طریق ایمیل یا اینترنت می‌توان به اشتراک گذاشت. DMS دید بیشتری را برای فرآیندهای کسب و کار فراهم می‌کند و می تواند نظارت بهتری بر گردش کار فراهم کند. دسترسی مجاز به کاربران خارجی می‌تواند با مجوز و نظارت انجام شود.
4.صرفه‌جویی در زمان
یافتن سندی که به درستی سازماندهی نشده باشد، ممکن است زمان زیادی طول بکشد، و حتی اگر تصادفاً در جای خود قرار نگیرد، بیشتر طول می‌کشد. بسته به تعداد فایل‌هایی که دارید، ممکن است از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد. داشتن یک سیستم مدیریت اسناد، اسناد شما را به گونه‌ای سازماندهی می‌کند که پیدا کردن فایل دقیق مورد نظر شما بسیار آسان می شود. علاوه بر سازماندهی کلی، با جستجوی نام فایل در باکس جستجو سند و یافتن آن بسیار راحت و سریع خواهد بود.
5. پشتیبان‌گیری بهتر و بازیابی در زمان مشکل
هر سیستم مدیریت اسناد باید شامل یک نسخه پشتیبان از اطلاعات و برنامه بازیابی در زمان فاجعه باشد. با بایگانی دیجیتال به عنوان پشتیبان، اسناد کاغذی از آتش و سیل و سایر بلایای طبیعی محافظت می‌شوند. با DMS، اسناد با استفاده از طیف وسیعی از معیارها بسیار قابل ردیابی هستند. قابلیت‌های ردیابی اسناد احتمال گم شدن یا ثبت نامناسب اسناد پس از مشاهده را کاهش می‌دهد.
6. بهره وری بیشتر
زمان ارزشمند است و زمان صرفه جویی شده یک مزیت قطعی DMS است که اغلب مستقیماً به افزایش بهره‌وری ترجمه می شود. بازیابی سریعتر و کارآمدتر اسناد می‌تواند روحیه کارکنان را تقویت کرده و رضایت مشتری را افزایش دهد. همچنین راه حل های مدیریت اسناد برای پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر هر سازمانی مقیاس پذیر هستند. یک سیستم جامع مدیریت اسناد مزایای مشهود و نامشهود بسیاری را برای کسب و کارها به همراه دارد که برخی دیگر از آنها عبارتند از:
- انعطاف پذیری
- رقابت پذیری
- بهبود روابط با مشتری
- آرامش خاطر
شرکت داتام پوینت با تکیه بر دانش متخصصین حوزه نرم افزار و بهره‌برداری از تجارب موفق پیادهسازی مدیریت اسناد در طیف وسیعی از سازمان‌های کشور، سامانه مدیریت اسناد داتام پوینت را برای تحول کسب و کار شما محیا کرده‌ایم. این سامانه نیازهای سازمان‌های کوچک و بزرگ را پوشش می‌دهد و همچنین در صورتیکه شما نیاز خاصی داشته باشید امکان افزودن آن (در صورتیکه در شیرپوینت نیاز شما قابل پیادهسازی باشد) وجود دارد. در صورت تمایل می‌توانید اینجا درخواست دموی خود را ثبت نمایید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما برای هماهنگ کردن زمان جلسه دمو تماس بگیرند.
مطالب مرتبط
