تاریخچه سند (version history) یکی از ویژگی‌های بسیار مهم در شیرپوینت است. این ویژگی، امکان پیگیری فعالیت‌های آیتم‌ها (مورد لیست، سند، رویداد، وظیفه و … ) را فراهم می‌نماید. در این مقاله به بررسی مهم‌ترین مزایای استفاده از تاریخچه سند (version history) خواهیم پرداخت و اینکه این امکان چگونه به کابران کمک خواهد کرد.
الزامات اولیه برای استفاده از تاریخچه سند چیست؟
بدیهی است که برای استفاده، باید این امکان روی لیست یا مخزن مورد نظر فعال شده باشد. دومین الزام مربوط به اسناد است. برای اینکه تاریخچه سند به‌درستی کار کند، شما باید نام فایل را در تغییر ندهید. یعنی اگر سندی را در شیرپوینت آپلود کردید و سپس آن را از شیرپوینت دانلود کردید و بر روی سیستم خود تغییرات لازم را اعمال کردید، باید حتما با همان نام قبلی سند را در شیرپوینت آپلود نمایید. در صورتیکه نام سند را تغییر دهید به عنوان یک سند جدید شناخته خواهد شد. نام سند یک شناسه اصلی است.
اگر میخواهید بدانید تاریخچه سند چیست و چگونه می‌توانید از امکان را فعال نمایید “به مقاله تاریخچه سند (version history) در شیرپوینت چیست؟” مراجعه نمایید.
مزایای استفاده از تاریخچه سند (version history) چیست؟
1.امکان پیگیری تاریخچه یک آیتم
تاریخچه سند به شما امکان استفاده از نسخه‌های قبلی آیتم که از زمان ایجاد سند تا کنون ایجاد شده است را می‌دهد. اگر در حال بررسی سندی هستید، می‌توانید تمامی تغییرات اعمال شده بر روی سند ( تغییرات متن و متادیتاها) را می‌توانید مشاهده نمایید. چنانچه در حال بررسی یک مورد از لیست هستید نیز می‌توانید تمامی تغییرات ایجاد شده بر روی فیلدها را همراه با فرد تغییر دهنده را مشاهده نمایید.
2.امکان پیگیری تغییرات متادیتاها
هر تغییری در متادیتا در تاریخچه سند از آخرین تغییر قابل مشاهده خواهد بود. همانطور که در تصویر پایین مشاهده می‌کنید، تغییرات شماره ویرایش سند، وضعیت فعال بودن سند، توضیحات سند و … در تاریخچه سند ثبت شده است.
3.امکان پیگیری تغییرات محتوا
زمانیکه تاریخچه سند را بر روی مخزن اسناد خود فعال کرده باشید، می‌توانید به هر نسخه قبلی سند با کلیک بر روی لینک نسخه سند دسترسی داشته باشید.
4. امکان بازیابی نسخه‌های قبلی سند
در صورتیکه به نسخه قبلی سند احتیاج داشته باشید، به راحتی می‌توانید آن نسخه را بازیابی نمایید و از آن نسخه به عنوان نسخه اصلی استفاده نمایید. به طور مثال ممکن است شما سندی را ایجاد کرده باشد و همکار شما که به آن سند دسترسی دارد تغییراتی در سند ایجاد نمایید که مورد تایید شما نباشد. شما به راحتی می‌توانید با کلیک بر روی فلش کنار نام نسخه و کلیک بر روی “بازیابی” نسخه مورد نظر خود را بازیابی نمایید. شیرپوینت این نسخه را نگه می‌دارد و یک نسخه جدید کاملا مانند این نسخه ایجاد می‌نماید و به عنوان نسخه فعلی و فعال سند از آن استفاده می‌کند.
5. امکان مقایسه دو نسخه مختلف سند
در واقع این امکان یک ویژگی شیرپوینت نیست، بلکه ویژگی نرم افزارWORD است. شما نسخه‌های شیرپوینتی سند را با استفاده از امکان مقایسه در نرم افزار WORD با هم مقایسه می‌کنید.
برای انجام اینکار مراحل زیر را انجام دهید:
1.سند موجود در مخزن اسناد شیرپوینت را در نرم افزار WORD باز نمایید. (شما باید از نرم افزار WORD در سیستم خود سند را باز نمایید و از ONLINE WORD استفاده نکنید)
2.زمانیکه سند را در WORD مشاهده کردید در تب Review بروی Compare و سپس Specific Version کلیک نمایید.
3.در پنجره‌ای که باز می‌شود، نسخه‌ای که میخواهید سند را با آن مقایسه نمایید انتخاب کنید (من نسخه 2 که آخرین نسخه سند است را با نسخه قبلی که همان نسخه 1 است مقایسه کردم) و بر روی دکمه Compare کلیک کنید.
4.ممکن است چند ثانیه طول بکشد تا شما نتیجه را مشاهده نمایید. شما پنجره‌های مختلفی را مشاهده خواهید کرد. سند اصلی ( نسخه 2)، نسخه اصلاح شده ( نسخه1) و سند مقایسه شده ( سند با تمام تغییرات، حذف‌هاو …)
مطالب مرتبط
