پلتفرم شیرپوینت با قابلیت‌های فراوانی که برای سازمانها خلق میکند همیشه یکی از بهترین پلتفرم‌ها برای مکانیزه کردن روال‌های داخلی یک سازمان بوده است. یکی از این قابلیت‌ها که شیرپوینت در آن بسیار خوب است و امکانات بسیار عالی دارد استفاده از شیرپوینت برای مدیریت مستندات است. پیاده سازی موفق مدیریت مستندات در یک سازمان نخست مستلزم پیاده سازی کلی و سپس پیاده‌سازی برای همه واحدهای یک سازمان است که در این مقاله مزایای مدیریت اسناد منابع انسانی را با هم بررسی خواهیم کرد.
در این همه گیری کرونا و مشکلات ایجاد شده برای فضاهای کاری سازمانها بسرعت مجبور به فراهم کردن یک فضای کاری از راه بودند تا براحتی و بدون استرس ابتلا به COVID افراد بتوانند از فضای کاری امن خانه به دورکاری بپردازند که این خود نیازمند زیرساخت‌هایی فراوانی جهت سوق به سمت فرآیندهای الکترونیکی به جای استفاده از کاغذ و حرکت به سمت Paperless شدن سازمانها بود.
یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان منابع انسانی است که نیاز مبرم به مکانیزه کردن فرآیندها و چرخه اطلاعاتی و دانشی برای پیشبرد اهداف سازمان دارد، شیرپوینت با توجه به ابزار گوناگونی که در اختیار قرار میدهد بعدهای مختلفی از این نیازها را پوشش میدهد مواردی همچون طراحی فرم‌ها و فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی، فراهم کردن درگاهی جهت اطلاع رسانی به افراد سازمان توسط منابع انسانی و مدیریت مستندات.
در زیر برخی از کاربردهای مدیریت مستندات منابع انسانی را به تفصیل بررسی خواهیم کرد.
- پرونده پرسنلی کارکنان
مدیریت مستندات با توجه به رویه‌ها و پروسه کاری هر سازمانی قادر خواهد بود به طور کامل مدیریت اسناد و سوابق پرونده پرسنلی را به شکلی پویا استقرار دهد تا با طراحی فرآیندهای مربوط به صورت کامل این نیاز را در هر سازمانی پوشش دهد.
- رویه‌های اداری، دستورالعمل‌ها و فرم‌ها
با استفاده از مدیریت مستندات میتوان به راحتی انتشار رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و فرآیندهای داخلی هر سازمان را انجام داد و مطمئن بود هر شخص در سازمان به راحتی به آنها در هر زمان دسترسی دارد. همچنین میتوان با طراحی فرآیندهای مربوط بازنگری این اسناد سامانه‌ای کامل جهت نگهداری، بازنگری و انتشار اسناد مهم سازمان طراحی نمود.
- جذب و استخدام
از دیگر مواردی که یک مدیریت مستندات خوب میتواند به واحد منابع انسانی کمک کند ایجاد فرآیندی جهت جذب و استخدام پرسنل جدید میباشد. فرآیندی که از دریافت و ذخیره یک رزومه تا تکمیل فرمهای حین مصاحبه توسط شخص مصاحبه کننده تا تشکیل پرونده پرسنلی پس از استخدام میتواند ابزاری برای سهولت کار منابع انسانی باشد.
- آنبوردینگ (Onboarding)
پس از جذب و استخدام یک شخص در سازمان روزهای اول کاری هر شخص بسیار میتواند مهم باشد و با استفاده از یک مسیر آموزشی خوب و حمایت مناسب میتوان شخص را علاقه مند و پویا به سازمان کرد. در این مسیر با استفاده از مدیریت مستندات خوب میتوان آموزش‌های لازم را در قالب مستندات به سرعت به اشخاص تازه وارد داد تا در آینده بتوان از کارآیی آنها به نحو مطلوبی استفاده نمود.
ما در شرکت داتام پوینت با تکیه بر پلتفرم فوق العاده شیرپوینت سامانه مدیریت مستندات را به صورت ماژولار برای راحتی کسب و کار سازمانها فراهم نمودهایم تا با استقرار اولیه در کل سازمان نخست کاربردهای عام هر سازمان را پوشش دهیم و سپس با فراهم کردن امکانات فوق در قالب ماژول مدیریت مستندات منابع انسانی به این واحد به خصوص در پیشبرد سریعتر اهداف کمک نماییم.
مطالب مرتبط
