مدیریت دانش (Knowledge Management) یا به اختصار همان KM را میتوان به مجموعه‌ای از فرآیندهای ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری و استفاده موثر از دانش در سازمان تعریف کرد که به سازمان‌ها در مسیر رسیدن به اهداف خود با استفاده موثر از دانش درون سازمانی کمک خواهد کرد. در این مقاله ضمن توضیح در مورد مدیریت دانش قصد داریم برخی از الزامات پیاده سازی سامانه مدیریت دانش در شیرپوینت را نیز با هم بررسی نماییم.
مدیریت دانش معمولا بر اهداف سازمانی متمرکز است مانند بهبود کارآیی، افزایش مزیت رقابتی، نوآوری، ذخیره و اشتراک گذاری درس آموخته‌ها و بهبود مستمر و یکپارچگی سازمان را میتوان برخی از مهمترین اهداف نام برد. مدیریت دانش معمولا با آموزش سازمانی همپوشانی دارد و با تمرکز بیشتر بر مدیریت دانش به عنوان یک دارایی ارزشمند و تشویق به اشتراک گذاری دانش میتوان آن را از آموزش سازمانی متمایز کرد.
مزایای مدیریت دانش
پیاده سازی یک سامانه مدیریت دانش در سازمان (یا هر مکانیز مدیریت دانش دیگری) مزایای فراوانی برای کسب و کار به ارمغان خواهد آورد که در زیر برخی از مهمترین مزایای آن را خواهیم دید:
- تسریع تصمیم گیری و امکان تصمیم گیری بهتر: با ارائه اطلاعات مرتبط با تصمیم به شخص تصمیم گیرنده و همچنین ارائه درس آموخته‌های قبلی میتوان بسرعت تصمیم بهتری را اتخاذ نمود.
- جلوگیری از تکرار اشتباهات: با ثبت درس آموخته‌ها و موارد دانشی میتوان مطمئن بود اشتباهات گذشته تکرار نخواهد شد و سازمان با تجربه یک خطا و هزینه دادن برای آن میتواند به راحتی از آن خطا در دیگر پروژهها ویا تیم‌های کاری اجتناب کند.
- در دسترس بودن تخصص‌های نادر: با استفاده از یک سامانه مدیریت دانش میتوان افراد سازمان را قادر ساخت تا تخصص‌های نادر خود را به اشتراک گذاشته تا دیگر افراد سازمان نیز بتوانند از تخصص آنها استفاده نمایند و یا حتی با گفتگو پیرامون آن، تخصص مورد نظر را فرابگیرند.
- ارتقاء فرآیندهای درون سازمانی: درس آموخته‌ها میتواند مربوط به فرآیندهای درون سازمانی باشد و با ثبت تجربه و مورد دانشی مربوط به این فرآیندها به مرور زمان آنها را ارتقاء داد و به رشد روز افزون فرآیندهای درون سازمانی کمک کرد.
- حفظ تجارب و دانش: یکی از اصلی‌ترین مزایای مدیریت دانش، حفظ دانش درون سازمانی است که ممکن است به دلایل مختلفی در صورت ثبت نشدن دانش درون سازمانی از بین برود دلایلی همچون با جدا شدن اشخاص از سازمان، فراموش کردن در روند زمان
- افزایش رضایت کارمندان و مشتریان: با جلوگیری از خطاهای احتمالی کارمندان میتوان مطمئن بود مشتریان راضی‌تری داریم و همچنین با کاهش خطای فرآیندهای داخلی و توجه به کارمندان میتوان مطمئن بود رضایت شغلی کارمندان افزایش خواهد یافت.
شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم جامع امکانات بسیار زیادی برای پیاده سازی مدیریت دانش دارد که میتوان همراه با یک استراتژی مناسب استقرار مدیریت دانش از آن در سازمان‌ها به بهترین نحو استفاده کرد.
برای پیاده سازی مدیریت دانش در شیرپوینت میتوان به امکانات زیر متکی بود:
- مدیریت مستندات در شیرپوینت: شیرپوینت با امکانات فوق‌العاده‌ای که در زمینه مدیریت مستندات دارد میتواند یکی از بهترین ابزارها برای پیاده سازی مدیریت مستندات باشد. همچنین یکی از رکن‌های مهم دانشی در هر سازمان موارد دانشی به صورت مستند است که میتوان با فراهم ساختن درخت دانشی مناسب این موارد دانشی را در قالب اسناد در سامانه مدیریت مستندات ایجاد کرد.
- ویکی شیرپوینت: شیرپوینت با دارا بودن امکانات ویکی قدرتمند یکی دیگر از ابزارهای مدیریت دانش در ثبت درس آموخته‌ها و موارد دانشی را در اختیار ما قرارخواهد داد که خود قابلیت‌های گسترده‌ای جهت استقرار مدیریت دانش در شیرپوینت فراهم خواهد کرد.
- گفتگو و تعاملات سازمانی: شیرپوینت به عنوان یک پرتال سازمانی امکانات کاملی در زمینه تعاملات درون تیمی یا بین‌تیمی دارد که با استفاده از آنها میتوان به انتقال دانش بین‌تیمی یا درون تیمی رسید امکاناتی همچون فروم‌های گفتگو، بلاگ‌ها و سایت شخصی با قابلیت گفتگو درون سازمانی
- موتور جستجوی شیرپوینت: فراهم کردن بستری برای پیمایش دانش‌های سازمان یکی از الزامات مدیریت دانش است که شیرپوینت با دارا بودن موتور قدرتمند جستجو قادر خواهد بود از بین میلیون‌ها مورد دانشی و درس آموخته، موارد مورد نیاز شما را به راحتی در دسترس شما قراردهد.
مطالب مرتبط
