با افزایش روز افزون حجم مستندات کاغذی در سازمان‌ها ذخیره، بازیابی، نگهداری اسناد، پراکندگی مستندات و اطلاعات و استفاده موثر از آنها مشکلات متعددی را برای سازمان‌ها ایجاد کرده است. یکی از بهترین راهکارها برای حل این مشکلات در سازمان‌ها استفاده از سیستم مدیریت اسناد می‌باشد.

مدیریت اسناد

تعریف سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد همانطور که از نام آن مشخص است، سیستمی جهت دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و ذخیره‌سازی و همچنین کاهش استفاده از کاغذ می باشد.

هدف استفاده از این سیستم برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتم‌های مدیریت اسناد سنتی می‌باشد. در سیستم های سنتی نگهداری، ذخیره‌سازی مستندات کاغذی مشکلاتی از جمله نداشتن دسترسی به موقع و آسان، در دسترس نبودن فضای فیزیکی کافی، مشکلات امنیتی و … وجود دارد که با استفاده از سیستم مرکز مستندات به صورت الکترونیکی این مشکلات به طور کلی مرتفع می‌گردد. سیستم مدیریت اسناد با هدف کمک به سازمان‌ها جهت مدیریت ایجاد، ذخیره‌سازی و نگهداری روند مستندات ایجاد شده است. مستندات به درستی ساختار یافته، کارهای شما را بسیار آسان می‌کند در حالیکه مستندات نادرست چیزی جز مشکلات برای شما به ارمغان نخواهد آورد.

شیرپوینت امکانات فوق‌العاده‌ای جهت ایجاد مدیریت مستندات کامل جهت برآورده کردن تمام نیازهای کسب و کارها با اندازه‌های مختلف فراهم ساخته است. پلت‌فرم شیرپوینت با امنیت بسیار بالا و قابلیت جستجوی قوی و گسترده خود، امکان تعریف متادیتا برای مستندات،قابلیت همکاری همزمان روی یک سند بدون تداخل، مشاهده و ویرایش آسان مستندات تحت وب و سایر ویژگی ها پلتفرمی قابل اطمینان برای توسعه مرکز مستندات فراهم کرده است. سازمان‎های بزرگی در دنیا در حال استفاده از شیرپوینت برای مرکز مستندات هستند.

در شیرپوینت با ایجاد کتابخانه‌های مختلف می‌توان انواع مختلف اسناد را نگهداری کرد و نگرانی جهت دسترسی افراد به اسناد نداشت. با افزودن تگ‌ها و جستجوی پیشرفته اسناد می‌توان به سادگی به سند مورد نظر خود دسترسی پیدا کرد و با استفاده از ورژن‌ها، تغییرات مختلف اسناد را مشاهده و به روزترین سند را در دسترس افراد قرار داد.

برخی مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد

  • کاهش فضای ذخیره‌سازی
  • افزایش امنیت
  • بازیابی راحت‌تر اسناد و اطلاعات
  • همکاری بهترکاربران برای کار کردن روی اسناد 
  • تهیه راحت‌تر نسخه پشتیبان
  • حفظ و نگهداری اسناد به صورت کارا
  • طبقه‌بندی و کدگذاری اسناد جهت دسترسی سریع و آسان به اسناد
  • قابلیت نگهداری نسخه‌های متفاوت اسناد که توسط کاربران مختلف ایجاد و ویرایش شده است.
  • کنترل دسترسی افراد به اسناد
  • جستجوی سریع اطلاعات مورد نیاز براساس کلید واژه و متن
  • دسترسی به نسخه‌های پیشین اسناد و مشاهده آنها

سامانه مدیریت اسناد داتام مبتی بر شیرپوینت می‌باشد و ما با استفاده از قابلیت‌های بسیار شیرپوینت سامانه‌ای طراحی کردیم تا تمام نیازهای شما جهت نگهداری مستندات در سازمان را پوشش دهد. سامانه طراحی شده توسط ما یک سامانه مدیریت اسناد کامل است. در صورتیکه تمایل دارید در مورد سامانه مدیریت اسناد شرکت داتام بیشتر بدانید می‌توانید با کلیک بر روی “سامانه مدیریت اسناد” امکانات این سامانه را مطالعه بفرمایید همچنین میتوانید فرم درخواست دمو را پر کرده تا پس از هماهنگی های لازم دمو سامانه به شما ارائه شود.