زمانیکه بر روی پروژه‌ای کار می‌کنیم، علاوه بر اینکه نیاز داریم وظایف ارجاع شده به خود را مشاهده و پیگیری نماییم، همچنین نیاز داریم تا وظایف افرادی که در پروژه فعالیت دارند را بررسی و مدیریت کنیم. وقتی در مورد مدیریت وظایف صحبت می‌کنیم حداقل یک سری امکانات پیش‌فرض مانند ایجاد وظیفه، ارجاع وظیفه به یک شخص، پیگیری وضعیت وظیفه و موارد دیگر باید فراهم باشد. این کارها با ایجاد یک فایل اکسل یا مشابه آن امکان‌پذیر خواهد بود، اما اگر از شیرپوینت استفاده می‌کنیم یک الگوی آماده لیست برای وظایف در اختیار خواهیم داشت که نه تنها این نیازهای را برای ما برآورده خواهد کرد بلکه امکانات بسیار دیگری را به آسانی در اختیار ما قرار خواهد داد. در این مقاله به توضیح موارد زیر خواهیم پرداخت:
- معرفی لیست وظیفه
- ایجاد لیست وظیفه
- ایجاد وظیفه جدید
- نماها در لیست وظیفه
- فواید استفاده از لیست وظیفه
معرفی لیست وظیفه
شیرپوینت یک الگوی لیست به نام لیست وظایف ارائه می‌دهد که با استفاده از آن می‌توان وظایف مربوط به افراد تیم را مدیریت کرد، در واقع این لیست یک مدیریت وظایف ساده را برای تیم فراهم می‌کند. با استفاده از این لیست فرد می‌تواند وضعیت هر وظیفه را پیگیری نماید. لیست وظایف عملکردهای بسیار خوبی دارد، به‌طور مثال شما می‌توانید وظایف بعدی خود را که در آینده باید انجام دهید یا وظایفی به تاخیر افتاده خود را مشاهده نمایید و همچنین درصد تکمیل هر وظیفه قابل رویت خواهد بود. البته شما می‌توانید به راحتی بر اساس نیاز خود نحوه نمایش لیست را تغییر دهید.
ایجاد لیست وظیفه
جهت ایجاد لیست وظیفه در سایت شیرپوینت کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید:
1. ابتدا با کلیک بر روی ایکون چرخ‌دنده در نوار بالای سایت، “راهکار جدید” را انتخاب نمایید.
2. در صفحه‌ای که باز می‌شود بر روی آیکون “وظایف” کلیک کنید. اگر وظایف را مشاهده نکردید کافی است از طریق نوار جستجو آن را جستجو نمایید.
3. در پنجره‌ای که باز می‌شود یک نام برای لیست خود “وظایف” انتخاب نمایید و بروی دکمه “ایجاد” کلیک کنید.
4. اکنون لیست شما در “محتویات سایت” مشاهده می‌شود.
ایجاد وظیفه جدید
برای ایجاد یک وظیفه جدید می‌توانید بر روی “وظیفه جدید” کلیک نمایید. البته می‌توانید از نوار بالا “وظایف” را انتخاب نمایید و سپس بر روی “مورد جدید” کلیک نمایید.
اکنون شما فرم “وظیفه جدید” را مشاهده خواهید کرد. اکنون به توضیح هر یک از فیلدهای فرم می‌پردازیم:
نام وظیفه: این فیلد نام وظیفه است که به انتخاب شما خواهد بود.
زمان شروع: تاریخ شروع وظیفه در این فیلد وارد می‌شود.
فرصت انجام: این فیلد مهلت انجام وظیفه است. در واقع با انتخاب این تاریخ، فردی که این وظیفه به او ارجاع داده شده است مطلع خواهد شد که این وظیفه تا این تاریخ باید انجام شود.
ارجاع به: شما نام فردی را که می‌خواهید این وظیفه را به او ارجاع دهید را در این فیلد که از نوع شخص است انتخاب می‌کنید.
درصد اتمام: این فیلد از نوع عدد می‌باشد و نشان‌دهنده میزان تکمیل شدن وظیفه است.
شرح: اگر وظیفه نیاز به توضیحات دارد شما می‌تونید توضیحات مربوطه را در این فیلد بنویسید.
وظایف پیش نیاز: این بخش نشان دهنده وظایفی است که شما باید حتما قبل از تکمیل این وظیفه، انجام داده باشید. در واقع این وظایف پیش نیاز انجام وظیفه مربوطه است.
اهمیت: این فیلد اهمیت یا اولویت وظیفه را نشان می‌دهد. شما می‌توانید بین سه گزینه زیاد، متوسط، کم یکی را انتخاب نمایید.
وضعیت وظیفه: وضیعت وظیفه در این فیلد انتخاب می‌شود. وضعیت‌های موجود عبارتند از: شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده، به تعویق افتاده، منتظر شخص دیگر.
نماها در لیست وظیفه
زمانیکه شما یک لیست وظیفه در شیرپوینت ایجاد می‌کنید، چند نما به صورت پیش فرض ایجاد خواهد شد. اگر می‌خواهید در مورد نماها در شیرپوینت بیشتر بدانید می‌توانید مقاله “ایجاد نما در شیرپوینت” را مطالعه بفرمایید.
اکنون به توضیح نماهای پیش فرض می‌پردازیم:
همه وظایف: این نما، نمای پیش فرض لیست می‌باشد که تمامی وظایف ایجاد شده در لیست وظایف را بدون هیچ فیلتری نمایش می‌دهد.
به زودی: در این نما، تمام وظایف از لیست وظایف که مهلت انجام آنها بعد از امروز است را نمایش می‌دهد.
تاخیرها: وظایفی که مهلت انجام آنها به پایان رسیده در این نما قابل مشاهده خواهد بود.
تقویم: این نما تمامی وظایف را در قالب یک تقویم نمایش می‌دهد. شما می‌توانید با استفاده از تقویم کوچک سمت راست صفحه، ماه مورد نظر خود را انتخاب نمایید و تنها وظایف مربوط به آن ماه را مشاهده نمایید. همچنین با کلیک بر روی “تقویم” در منوی بالای صفحه، می‌توانید تقویم را در نمای روز، هفته و ماه مشاهده کنید و به مدیریت وظایف تیم خود بپردازید.
نمای هفته و روز را در تصاویر زیر مشاهده خواهید کرد.
تکمیل شده: اگر فیلد “درصد اتمام” 100 باشد، وضعیت وظیفه به “تکمیل شده” تغییر می‌یابد و وظایف تکمیل شده در این نما قابل مشاهده هستند.
نمودار گانت: شما می‌توانید در این نما تمام وظایف را صورت نموار گانت ببینید.
وظایف من: شما می‌توانید تمام وظایفی که تنها به شما (کاربری که به سیستم وارد شده است) ارجاع داده شده است را در این نما ببینید.
اینها نماهای پیش فرض لیست وظیفه در شیرپوینت هستند و شما به راحتی می‌توایند نمای مورد نظر خود را ایجاد یا نماهای پیش فرض را تغییر دهید.
فواید استفاده از لیست وظیفه
استفاده از لیست وظایف فواید بسیاری برای افراد دارد و مدیریت وظایف را ساده‌تر می‌سازد. در زیر به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
- فرد به راحتی می‌تواند وظایف در حال انجام، به تعویق افتاده یا پیش روی خود را پیگیری نماید.
- نمای تقویم و نموارد گانت همراه با ظاهر گرافیکی اطلاعات بیشتری را در مورد وظایف در اختیار فرد می‌گذارند.
- مدیر پروژه می‌تواند وظایفی که به افراد تیم خود ارجاع شده است را مدیریت نماید.
- شما می‌توانید به سادگی یک وظیفه یا زیر وظیفه جدید ایجاد نمایید.
- نمودار گانت اطلاعات بیشتری در مورد وظیفه به شما خواهد داد.
- لیست وظایف در شیرپوینت می‌تواند با Outlook و Projectیکپارچه شود.
در این مقاله ما بیشتر موارد مرتبط با لیست وظیفه در شیرپوینت را بررسی کردیم. اینکه چگونه یک لیست وظیفه و وظایف مربوطه را ایجاد نمایید، نماها پیش فرض در لیست وظیفه را بررسی کردیم و همچنین چگونه لیست وظایف می‌توانند به مدیر پروژه یا افراد تیم در مدیریت وظایف کمک نماید.
مطالب مرتبط
