زمانی که در مدرسه بودید و فرمول‌های “خسته‌کننده” را مطالعه می‌کردید و احتمالاً فکر کرده‌اید که آیا هرگز از آنها در زندگی واقعی استفاده خواهید کرد؟ شاید شما باید در آن زمان بیشتر به معلم ریاضی خود گوش می‌دادید، زیرا امروز ما به شما می‌گوییم که چرا فرمول‌ها در شیرپوینت مفید هستند. در این مقاله، چند روش استفاده از فرمول‌ها در لیست‌ها و کتابخانه‌های شیرپوینت را جهت هوشمندتر و کاربرپسندتر کردن آنها توضیح خواهیم داد.
گزینه 1: ستون محاسباتی CALCULATED COLUMN
اولین و بارزترین مکانی که فرمول‌ها می‌توانند در شیرپوینت مفید باشند، ستون محاسباتی است. این ستون، یک نوع خاص از ستون‌ها است که در اصل به شما این امکان را می‌دهد که محاسبات ریاضی یا استخراج داده‌ها را بر اساس فرمول ریاضی انجام دهید.
به عنوان مثال، شما می‌خواهید یک تاریخ انقضا، که 30 روز پس از آخرین تاریخ ویرایش است را محاسبه کنید.
محدودیت‌ها
- فرمول ستون‌های محاسباتی نمی‌تواند به توابع [TODAY] و [ME] مراجعه کند.
- ستون‌های محاسباتی که دارای فاصله هستند، هنگام استفاده در فرمول‌ها، باید در براکت ها قرار گیرند. مثال: [تاریخ انقضا]
- ستون‌های محاسباتی فقط می‌توانند ستون‌های آن ردیف خاص را ارجاع دهند، نمی‌توانند داده‌ها را در سایر ردیف ها ارجاع دهند.
گزینه 2: اعتبارسنجی ستون
مکان دیگری که می‌توانید از فرمول‌ها در لیست‌ها و کتابخانه‌های شیرپوینت استفاده کنید، اعتبارسنجی ستون است. اعتبارسنجی ستون به شما امکان می‌دهد که بررسی کنید، آیا داده های وارد شده در یک ستون خاص، با دامنه مورد نظر مطابقت دارد یا نه. به عنوان مثال، وقتی کاربر تاریخ انقضا را در ستون وارد می‌کند، باید تاریخی در آینده باشد یعنی تاریخی بیشتر از امروز.
محدودیت ها
- برای این نوع اعتبار سنجی نمی‌توان به ستون‌های دیگر مراجعه کرد.
- کتابخانه را تبدیل به فقط خواندنی می‌کند. (read-only)
- فقط برای ورودی های جدید کار می‌کند.
گزینه 3: اعتبار سنجی لیست / کتابخانه
بر خلاف اعتبارسنجی ستون، اعتبار سنجی لیست / کتابخانه به شما امکان مقایسه ستون را با ستون‌های دیگر لیست یا کتابخانه می‌دهد. به عنوان مثال، یک کاربر برای خط مشی‌ای که تاریخ تمدید آن باید قبل از تاریخ انقضا باشد (ستون دیگری در کتابخانه) تاریخ تمدید را وارد می‌کند.
محدودیت ها
- فقط برای ورودی های جدید در یک لیست / کتابخانه کار می‌کند.
- وقتی سند جدید در کتابخانه بارگذاری می شود که دارای فرمول اعتبار سنجی است، سندی توسط شخص تحویل گرفته می‌شود (checks out). کاربر برای تایید فرمول اعتبار سنجی باید فیلد را پر کند و سپس سند را به صورت دستی تحویل دهد (check in) تا برای دیگران قابل مشاهده باشد.
گزینه 4: پنهان کردن ستون بر اساس یک شرط
یک مکان نسبتاً جدید برای استفاده از فرمول‌ها در شیرپوینت، توانایی پنهان کردن ستون‌ها در لیست‌ها و کتابخانه‌ها با استفاده از یک فرمول مشروط است. این به شما امکان می‌دهد متادیتاها را برای کاربر به صورت پویاتر نشان دهید، و فیلدهای خاصی را بر اساس انتخاب‌هایی که کاربران دارند، نشان دهید یا پنهان کنید. به عنوان مثال، اگر کاربر از ستون وضعیت یک سند ، یک سند خط مشی را به عنوان غیرفعال علامت‌گذاری کند، تاریخ انقضا آن سند پنهان می‌شود.
این روش دارای محدویت‌هایی که به صورت کامل در یک مقاله به آن خواهیم پرداخت.
گزینه 5: مقدار پیش فرض محاسبه شده در یک ستون
آخرین مکانی که می‌توانید از فرمول‌ها در شیرپوینت استفاده کنید، مقدار پیش فرض محاسبه شده روی یک ستون است. هنگامی که یک ستون جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید نوعی مقدار پیش فرض برای آن تعیین کنید. این مقدار می‌تواند به صورت دستی تایپ شود یا یک مقدار محاسباتی باشد. به عنوان مثال، وقتی سندی در کتابخانه بارگذاری می‌شود، تاریخ انقضا پیش فرض 30 روز پس از تاریخ امروز محاسبه می شود. بدیهی است که کاربر می تواند تاریخ را در صورت لزوم تنظیم کند، اما مقدار پیش فرض بر اساس فرمول تنظیم می‌شود.
محدودیت ها
- نمی‌توان به ستون‌های دیگر در لیست یا کتابخانه مراجعه کرد.
مطالب مرتبط
