اگر صفحه اصلی پرتال داخلی با وب‌پارت‌های نامرتب، لینک‌هایی که به درستی گروه‌بندی نشده و طراحی نامناسب و … پیاده‌سازی گردد، قطعاً باعث سردرگمی کاربران خواهد شد و به دنبال آن پذیرش کاربران تحت تاثیر قرار خواهد گرفت و استقرار پرتال داخلی با مشکل مواجه خواهد شد. بنابراین جای تعجب نیست که بیشترین تلاش در پیاده‌سازی پرتال داخلی بر طراحی صفحه اصلی مترکز شده است.
عواملی که صفحه اصلی یک پرتال داخلی را تاثیرگذار می‌کنند:
از پرتال‌های داخلی مدرن انتظار می‌رود که دسترسی آسان‌تر به محتوا، ساده‌سازی کارهای روزمره کارکنان، ارتباطات و همکاری بهتر را فراهم سازند. استفاده از شبکه‌های اجتماعی جهت گسترس فرهنگ استفاده از آنها در سازمان نیز موثر خواهد بود.
صفحه اصلی پرتال داخلی باید عناصر زیر را دارا باشد:
اخبار و اعلانات
صفحه اصلی پرتال یک ابزار قدرتند برای اطلاع‌رسانی است و با قرار دادن اخبار و اعلانات در آن اطمینان داریم که دیده می‌شوند و کارکنان در جریان قرار خواهد گرفت. این شیوه اطلاع‌رسانی برای کارکنان بسیار جذاب‌تر از اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل خواهد بود.
چارت سازمانی
برای همکاری موثر لازم هست کارکنان به راحتی بتوانند اطلاعات یکدیگر را پیدا کنند و با هم ارتباط برقرار کنند. بنابراین صفحه اول باید دسترسی راحت کارکنان را به اطلاعات دیگر کارکنان نظیر اطلاعات تماس و مهارت‌های آنها و … فراهم کند.
مناسبت‌ها
داشتن یک تقویم مناسبت‌ها باعث مشارکت کارکنان خواهد شد و همچنین شرکت کارکنان در رویدادها افزایش خواهد یافت. یک تقویم مناسبت‌ها در صفحه اصلی پرتال سازمانی فعالیت‌های آینده سازمان (کنفرانس‌ها، کارگاه‌ها آموزشی و …) را اطلاع‌رسانی خواهد کرد.
جستجو
وجود یک باکس جستجو در صفحه اصلی، امکان دسترسی راحت کارکنان به محتوای مورد نظرشان را فراهم میکند. تا به سادگی با جستجوی یک کلمه بتوانند تمامی محتواهای موجود ( مانند اسناد، صفحات، گفتگوها ) در سایتهای شیرپوینت را جستجو نمایند.
دسترسی به سامانه‌های دیگر
پرتال به عنوان صفحه ورود همه کارکنان باید شامل راهی برای ورود به بقیه سامانهها نیز باشد برای مثال کاربری که به پرتال ورود میکند باید در صفحه اول لینک ایمیل سازمانی و دیگر نرم افزارهای سازمانی را در دسترس داشته باشد.
ابزارهای ارتباطی
برای ایجاد همکاری بهتر و تصمیم‌گیری سریع‌تر، صفحه اصلی پرتال اصلی باید محیطی برای صحبت همکاران به صورت گفتگو داشته باشد.
ویژگی‌های اجتماعی
ویژگی‌های اجتماعی یک صفحه اصلی برای جلب، جذب و ایجاد انگیزه در کاربران برای بازدید بیشتر از پرتال داخلی، باید مطالب جالبی را ارائه دهد. میتوان با ایجاد گالری تصاویر به کارکنان این امکان داد که عکس‌ها و فیلم‌های خود را برای اشتراک با افراد دیگر آپلود کنند و یا یا ایجاد فروم‌ها میتوان افراد با سلیقه‌های مشابه نظیر ورزش، کتاب، فیلم را با هم مرتبط کرد. صفحه اصلی همچنین می‌تواند اطلاعاتی مانند تولد پرسنل، داستان‌های موفقیت همکاران و … را نیز نمایش دهد.
دسترسی‌های سریع
این ویژگی به کاربران کمک میکند تا به سرعت به محبوب‌ترین بخش‌های پرتال شرکت دسترسی پیدا کنند. لیست پیوندهای سریع بستگی به مشخصات شرکت دارد. دسترسی‌های سریع باید قابل تغییر باشد زیرا ممکن است با توجه به نیازهای تجاری تغییر کنند.
بازخورد
یک صفحه اصلی پرتال داخلی باید نظرسنجی یا نظرسنجی‌هایی داشته باشد که کارمندان را تشویق کند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. همچنین، باید کارمندان را قادر سازد که به راحتی در مورد رویدادهای تجاری و اجتماعی، فرآیندهای کار، عملکرد اینترانت و موارد دیگر اظهار نظر کنند. میتوان در صورت نیاز به جای نظرسنجی سامانهای جهت نظام پیشنهادات پیاده سازی نمود.
ویژگی‌های صفحه اصلی پرتال داخلی
در زمان پیاده‌سازی صفحه اصلی نه تنها توجه به محتوا است بلکه توجه به ظاهر و طراحی اهمیت ویژه‌ای دارد. برای اینکه صفحه اصلی چشم‌نواز و جذاب باشد باید وارد زیر را دارا باشد:
طراحی ساده UI و UX
طراحی ساده و مینیال پرتال‌های سازمانی امروزه بسیار مورد توجه است. صفحه اصلی نباید با ویژگی‌های بسیار زیادی طراحی گردد زیرا باعث می‌شود توجه کارکنان به محتوای مهم جلب نشود.
قابلیت نمایش در موبایل
نمایش واکنشگرا بسیار حائز اهمیت است و پرتال سازمانی باید به گونه‌ای طراحی گردد که کارکنان بتواند از طریق موبایل آن را مشاهده نمایند.
نام تجاری
برای حمایت از فرهنگ سازمانی و افزایش حس ارتباط، صفحه اصلی پرتال باید ارزش‌ها و رسالت سازمان را ارتقا دهد. همچنین طراحی پرتال سازمانی باید در راستای طراحی سایت اینترنتی سازمان باشد.
شخصی‌سازی محتوا
پرتال سازمانی باید محتوای مرتبط را به افراد مربوطه نشان دهد. به طور مثال میتوان کارگاه آموزشی مربوط به واحد سازمانی فرد لاگین شده به سیستم را به او نشان داد.
چگونه یک صفحه اصلی برای پرتال داخلی ایجاد کنیم:
به طور خلاصه اصلی‌ترین پیشنهادات برای طراحی موفق یک پرتال داخلی به شرح زیر خواهد بود:
- صفحه اصلی را ساده طراحی کنید.
- از جستجوی پیشرفته استفاده نمایید.
- از ابزارهای ارتباطی در پرتال استفاده نمایید.
- از دسترسی‌های سریع استفاده کنید.
- دسترسی مستقیم به سیستم‌های دیگر سازمان را ایجاد کنید.
- بر روی تصاویر و طراحی گرافیکی تمرکز کنید و نه متن ساده.
مطالب مرتبط
