عدم انطباق به معنی برآورده نشدن یک الزام می‌باشد. عدم انطباق می‌تواند در سرویس، محصول نامنطبق با سفارش، فرآیند، مواد اولیه تامین شده و یا هر الزام از قبل تعیین شده‌ای در سازمان رخ دهد. این الزام می‌تواند الزام داخل سازمانی، الزام از سمت مشتری، الزام استاندارد و یا الزام رگولاتوری (الزام قانونی) باشد.
موارد زیر نمونه هایی از عدم انطباق ها می‌باشد:

  • یک تامین کننده قطعه‌ای با سایز نامنطبق را برای شما ارسال نموده است.
  • آتش سوزی رخ داده به دلیل مشکلات در تاسیسات
  • مسئول فروش سند قدیمی از شیت قطعات را همراه با پیش فاکتور ارسال نموده است.
  • سامانه هلپ دسک شما به مدت بیشتر از ۲۴ ساعت برای مشتریان غیر قابل دسترس بوده است.
  • برنامه ممیزی داخلی سال جدید تا قبل از شروع سال آماده نشده است.
  • کالای ارسال شده به مشتری با مشخصات درخواستی او مطابقت ندارد.

در ISO 9001 تعریف عدم انطباق به این صورت می‌باشد که بر آورده نشدن یک و یا چند الزام از الزامات مدون شده در ISO 9001 را عدم انطباق گویند. بنابر هدف ISO 9001 که تضمین کیفیت و امنیت  برای مشتریان و کارمندان می‌باشد، عکس العمل مناسب برای عدم انطباق الزامی می‌باشد. عدم انطباق ها در ISO 9001 به دو دسته Major و Minor تقسیم میشوند و میتوان در برخورد با آنها تمایز قایل شد. عدم انطباق‌ها با مجموعه ای از اقدامات که به اصطلاح به آنها اقدامات اصلاحی گفته می‌شود پاسخ داده می‌شود .

روشهای شناسایی عدم انطباق

روشهای شناسایی عدم انطباق شامل ممیزی داخلی، ممیزی خارجی، شکایت مشتریان، جلسات بازنگری مدیریت  و بازخورد داخل سازمان می‌باشد. عدم انطباق بهتر است قبل از اینکه به مرحله شناسایی در ممیزی برسد توسط کارمندان و مدیران سازمان شناسایی شود تا اینکه در جلسه ممیزی داخلی یا خارجی شناسایی شود و یا اینکه باعث شکایت مشتری یا پرسنل شود.

شناسایی و ثبت عدم انطباق

پس از شناسایی و ثبت عدم انطباق حتی در صورتی که عدم انطباق مشاهده شده حل شده باشد باید با فرآیندی مناسب عدم انطباق ریشه‌یابی و سپس با اقداماتی مناسب اصلاح شده و از بروز مجدد آن جلوگیری به عمل بیاد. عدم واکنش مناسب و صحیح به عدم انطباق می‌تواند باعث تکرار عدم انطباق، کاهش کیفیت خدمات،  عدم رضایت مشتریان و وفاداری کارمندان و ایجاد ریسک‌های جدی برای کسب و کار شود. برای مثال در صورتی که بخشی از تاسیسات به دلیل مشکلات فنی دچار حریق شده باشد، پس از اطفای حریق باید این عدم انطباق ثبت شود تا با ریشه یابی فنی و اصولی این مشکل از بروز این مشکل و ریسک در آینده جلوگیری شود در حین حل این مشکل ممکن است نیاز باشد دستورالعمل‌های جدیدی تدوین شده و یا فرآیندی بازنگری شده تا اشکالات سیستم حل شود.

در انتهای فرآیند عدم انطباق باید پس از اتمام اقدامات اصلاحی، اثربخشی برطرف نمودن ریشه‌ای عدم انطباق بررسی می‌گردد. برای مثال باید این که دیگر به دلیل این مشکل فنی حریق رخ ندهد بررسی شود و در صورتی که اقدامات از این مشکل به صورت اصولی جلوگیری نموده‌اند عدم انطباق اثربخش و در غیر این صورت عدم انطباق غیر اثربخش ثبت شود تا مشخص شود کل این سیکل از ثبت عدم انطباق تا اقدامات اصلاحی آیا مشکلی از مشکلات سازمان را به صورت ریشه ای حل نموده است یا خیر.

ما در راهکارهای سازمانی داتام ، در سامانه کنترل مدارک اسناد تضمین کیفیت با فراهم نمودن بستری برای کاربران جهت در دسترس بودن همیشگی آخرین نسخه اسناد،  بستری برای آشنایی همه کارمندان با الزامات سازمان فراهم نموده‌ایم. همچنین با استفاده از سامانه فرآیندهای تضمین کیفیت همه کارمندان، مدیران و ممیزان میتوانند در هر لحظه به سادگی عدم انطباق رخ داده را گزارش دهند و فرآیند بررسی عدم انطباق و اقدامات اصلاحی، عکس‌العمل مناسبی برای این عدم انطباق خواهد بود. همچنین در داشبوردهای اطلاعاتی این سامانه می‌توان وضعیت تمام عدم انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی متناظر سازمان را بر اساس وضعیت، مرحله عدم انطباق و شاخص های سازمان در یک نگاه رصد نمود.