شیرپوینت یک بستر بسیار محبوب برای تعاملات سازمانی است که توسط سازمان‌های کوچک و بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد که انعطاف‌پذیر است و به راحتی با امکاناتی نظیر کتابخانه‌ها، لیست‌ها، لیست وظایف، تقویم و … می‌توان نیاز خود را پیاده‌سازی کرد. با این حال، بسیاری از کاربران اذعان کرده‌اند کار روزانه با شیرپوینت سخت و کمی کسل‌‌کننده است و البته کاربردی! سختی کار با شیرپوینت در شروع کار با آن طبیعی است و پس از مدتی کاربران کاملا با آن خو میگیرند ولی طراحی UI در صورتی که بدرستی انتخاب نشود باعث نپذیرفتن شیرپوینت توسط کاربران سازمان خواهد شد.
در این مقاله به این سوال پاسخ خواهیم داد که چرا طراحی خوب در شیرپوینت اهمیت دارد.
طراحی بد شیرپوینت = پذیرش کم کاربر
توسعه یک سایت شیرپوینت یک سرمایه گذاری عظیم برای سازمان‌ها در هر اندازه‌ای است که نباید به راحتی از مزایای بسیار آن غافل شد. پس از صرف منابع زیاد، از جمع آوری نیازها تا طراحی، پیاده‌سازی تا آموزش کاربران، فارغ از سامانه پیاده سازی شده هدف این است که کارمندان شما از این بستر برای افزایش تعاملات داخلی و بهره‌وری کار حداکثر استفاده را نمایند.
برای اینکه کاربران سازمان بتوانند بیشتر با سامانه پیاده سازی شده ارتباط بگیرند علاوه بر مزایای سامانه نسبت به قبل باید سامانه از طراحی و برندینگ خوبی نیز برخوردار باشد. طراحی که به فرهنگ سازمان و برند سازمان نزدیک باشد تا حس مالکیت را در افراد تحریک نماید. ولی در صورتی که سامانه از طراحی مناسبی برخوردار نباشد و بیشترین حد امکانات را نیز دارا باشد، بدلیل پذیرش کم کاربران استقرار این سامانه موفق نخواهد بود.
نکته مهم در داشتن یک سایت موفق شیرپوینت، پذیرش کاربران است.
در صورتی که سایت شیرپوینت شما کاربردی نباشد و هیچ پیشرفتی در نحوه انجام کار قبل از شیرپوینت ایجاد نکند، حتی در صورتی که طراحی خوب در شیرپوینت انجام شده باشد، سامانه طراحی شده در شیرپوینت شما بد است و تلاش (و هزینه) انجام شده برای آن هدر رفته است.
کاربران را علاقه‌مند به کار کردن با شیرپوینت کنید
مطمئناً می‌توانید از قالب‌های پیش فرض شیرپوینت استفاده نمایید، اما مهم است که سبک سامانه شیرپوینت شما متناسب با هویت و رنگ سازمانی شما باشد. سامانه شیرپوینت شما باید به جای یک موجودیت مجزا بخشی از کسب و کار شما باشد. این روش در طراحی سامانه شیرپوینت شما باعث افزایش استفاده داخلی می‌شود و شاهد افزایش پذیرش کاربران خواهید بود.
طراحی برای یک پیاده‌سازی موفق حیاتی است
پیاده‌سازی کامل شیرپوینت و استفاده از مزایای آن در بعدهای مختلف سازمان، ستون فقرات اطلاعاتی سازمان شما را شکل میدهد. به همین ترتیب، تمام بخش‌های کسب و کار شما را تحت تأثیر قرارخواهد داد. برای یک طراحی و پیاده‌سازی اصولی در شیرپوینت، باید تمام واحدهای کسب و کار بررسی و تحلیل شود و نیازهای کاربران هر واحد بررسی گردد سپس چگونگی ساختار سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه با توجه به نیازهای آنها طراحی شود. این به شما کمک می کند تا یک زیرساخت عالی برای ساخت و طراحی سامانه شیرپوینت خود فراهم آورید که اکثر نیازهای کاربران را در سازمان پوشش میدهد.
یک طراحی خوب در شیرپوینت، سپس یک نگهداری خوب
اکنون که به یک سامانه شیرپوینت خوب و تمیز رسیده‌اید، وقت آن است که در مورد نگهداری آن فکر کنید. برای اطمینان از اینکه سخت کوشی شما به هدر نمی رود، پشتیبانی کاربران و نگهداری خوب این سامانه بسیار مهم است. بررسی‌های دوره ای ساختار و محتوای سایت ها باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات در سایت چندباره ذخیره نمیشوند و همچنین کاربران در حین کار با سامانه دچار اشتباهاتی در استفاده نمیشوند.
از دسترسی بیشتر به اطلاعات گرفته تا افزایش بهره وری، مزایای زیادی وجود دارد که شیرپوینت می‌تواند برای سازمان شما به همراه داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که هنگام توسعه سامانه شیرپوینت خود به این جنبه توجه کرده‌اید و از امکانات پیشفرض شیرپوینت حداکثر استفاده را نموده اید.
شرکت داتام علاوه برسامانه‌های آماده‌ای (پرتال سازمانی داتام، سامانه مدیریت وظایف، سامانه کنترل مدارک تضمین کیفیت، سامانه درخواست خدمات فناوری اطلاعات، سامانه مدیریت اسناد و …)که با توجه به نیازها شرکت‌ها پیاده‌سازی کرده است، سامانه‌های سفارشی را با توجه به نیاز خاص شما در بستر شیرپوینت پیاده‌سازی می‌کند. همچنین ما در پیاده‌سازی سامانه‌ها از طراحی خاص شما و متناسب با برندینگ سازمان شما استفاده خواهیم کرد و این طراحی کاملا کاربر پسند خواهند بود واین امر به پذیرش بیشتر کاربران در استفاده از سامانه‌ها کمک خواهد کرد.
مطالب مرتبط
