مصرف بیرویه کاغذ در سازمان‌ها علاوه بر اینکه منابع طبیعی را از بین می‌برد، باعث تحمیل هزینه زیادی به سازمان‌ها می‌شود. این هدر رفتن سرمایه و منابع طبیعی با توجه به پیشرفت تکنولوژی در سراسر دنیا، به خصوص در کشورمان نیاز به تغییر دارد. شیرپوینت با امکانات فوق‌العادهای که در اختیار کسب و کارها قرار میدهد، یکی از ابزارهای خوب برای صرفه جویی در مصرف کاغذ با حرکت به سمت Paperless Office است. در این مقاله قصد داریم امکاناتی از شیرپوینت که کسب و کار را در این مسیر یاری مینماید بررسی نماییم.
- فرآیند تایید و امضاء اسناد
اسنادی که به صورت کاغذی در روالی از مدیران سازمان تایید می‌شوند (مانند درخواست پرداخت، درخواست مرخصی) را میتوان کاملا مکانیزه کرد. مکانیزه کردن این روند هم باعث صرفه جویی در مصرف کاغذ می‌شود و همچنین از مزایای بیشمار دیگری خواهد داشت.
شیرپوینت امکانات بیشماری در زمینه طراحی گردش‌کارهای سازمانی دارد که میتوان از آنها برای تبدیل این اسناد کاغذی به یک گردش کار استفاده کرد. این به نوبه خود علاوه بر حذف سند کاغذی باعث افزایش سرعت گردش‌کارها، قابلیت پیگیری و اصلاح و آرشیو اطلاعات با قابلیت جستجو خواهد شد.
شیرپوینت به صورت Out Of The box موتور فرآیند ساز دارد ولی برای راحتی و امکانات بیشتر میتوان از فرآیند ساز نینتکس (Nintex Workflow) نیز استفاده نمود. استفاده از فرایند ساز نینتکس باعث افزایش سرعت توسعه و خوانایی فرآیندها خواهد شد.
- مدیریت اسناد و مدارک
شیرپوینت امکانات بسیار زیادی برای پیاده سازی مدیریت اسناد در کسب و کارها دارد امکاناتی چون Document ID، مدیریت نگارش‌ها، کارهمزمان روی اسناد را میتوان مثال زد.
شیرپوینت با دارا بودن این امکانات طبق رده‌بندی موسسه گارتنر همیشه جزو صدرنشینان در زمینه DMS بوده است. این خود گواه این است که پیاده سازی مدیریت مستندات و تبدیل اسناد کاغذی به اسناد الکترونیک کاملا به نفع کسب و کارها خواهد بود.
- کارهمزمان روی اسناد و مدارک و مدیریت نگارش‌های اسناد
اسناد در شیرپوینت با استفاده از آفیس آنلاین تحت وب قابل ویرایش خواهند بود که این قابلیت امکانات بیشماری برای کارگروهی افراد روی یک سند فراهم خواهد کرد.
اسنادی که در شیرپوینت ذخیره می‌شوند مانند فایل Word، PowerPoint را میتوان به صورت همزمان باز کرد و شیرپوینت پاراگرافها یا اسلایدهای مختلف را از ذخیره همزمان حفظ خواهد کرد.
مدیریت نگارش‌ها به کاربران اجازه مشاهده و رصد تغییرات ایجاد شده روی اسناد را میدهد. فرض کنید کاربری به اشتباه بخشی از یک فایل راهنما را حذف یا ویرایش کند، شما با برگرداندن نگارش قدیمی آن فایل راهنما می‌توانید اطلاعات از دست رفته را به راحتی بازگردانید.
- امکانات آرشیو مدارک
تعریف چرخه عمر اسناد در شیرپوینت را میتوان براحتی و کاملا قابل انعطاف انجام داد. برای مثال اسناد و مدارکی که در گردش کاری ایجاد شده‌اند را میتوان براحتی بایگانی کرد و به سایت دیگری برای بایگانی منتقل نمود.
- استفاده از OneNote در کسب و کار
OneNote را درهمه سایت‌های شیرپوینت میتوان استفاده نمود و در صورت کانفیگ آفیس آنلاین در فارم، میتوان وان نوت را تحت وب نیز بازنمود. از این نرم افزار میتوان استفاده فراوانی نمود مانند مدیریت جلسات و مستندات جلسات. براحتی میتوان تمامی وقایع جلسات را مستند نمود تا در آینده افراد از آن استفاده نمایند.
همچنین از OneNote میتوان به عنوان یک دفترچه مستند سازی و پایگاه دانش نیز استفاده نمود تا افراد سازمان دانش خود را به وسیله آن به سایر اعضاء تیم خود منتقل نمایند.
مطالب مرتبط
