مصرف بی­رویه کاغذ برای مواردی چون پرینت مستندات و گزارشات در سازمان­ها امروزه علاوه بر از بین بردن منابع طبیعی باعث تحمیل هزینه­ زیادی به سازمان­ها شده است این هدر رفتن سرمایه و منابع طبیعی با توجه به پیشرفت تکنولوژی در سراسر دنیا، به خصوص در کشورمان نیاز به تغییر دارد. پلتفرم شیرپوینت با توجه به امکانات فوق­العاده­ای که در اختیار کسب و کارها قرار میدهد یکی از ابزارهای خوب برای صرفه جویی در مصرف کاغذ با حرکت به سمت Paperless Office است در این مقاله قصد داریم امکاناتی از شیرپوینت که کسب و کار را در این مسیر یاری مینماید بررسی نماییم.

 صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • فرآیند تایید و امضاء اسناد

اسنادی همچون درخواست پرداخت، درخواست مرخصی که به صورت کاغذی در روالی از مدیران سازمان تایید گرفته میشود را میتوان کاملا مکانیزه کرد تا از هدر رفتن کاغذ جلوگیری شود و همچنین از مزایای بیشمار دیگری نیز استفاده کرد. شیرپوینت امکانات بیشماری در زمینه طراحی گردش­کارهای سازمانی دارد که میتوان از آنها برای تبدیل این اسناد کاغذی به یک گردش کار استفاده کرد که این به نوبه خود علاوه بر حذف سند کاغذی باعث افزایش سرعت این گردش­کارها، قابلیت پیگیری، قابلیت اصلاح و آرشیو اطلاعات با قابلیت جستجو خواهد شد.

شیرپوینت به صورت Out Of The box موتور فرآیند ساز دارد ولی برای راحتی و امکانات بیشتر میتوان از فرآیند ساز نینتکس (Nintex Workflow) نیز استفاده نمود که باعث افزایش سرعت توسعه و خوانایی فرآیندها خواهد شد.

 صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • مدیریت اسناد و مدارک

شیرپوینت امکانات بسیار زیادی برای پیاده سازی مدیریت اسناد در کسب و کارها دارد امکاناتی چون Document ID، مدیریت نگارش­ها، کارهمزمان روی اسناد را میتوان مثال زد. شیرپوینت با دارا بودن این امکانات طبق رده­بندی موسسه گارتنر همیشه جزو صدرنشینان در زمینه DMS بوده است و این خود گواه این است که پیاده سازی مدیریت مستندات و تبدیل اسناد کاغذی به اسناد الکترونیک ذخیره شده در این سیستم کاملا به نفع کسب و کارها خواهد بود.

 صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • کارهمزمان روی اسناد و مدارک و مدیریت نگارش­های اسناد

اسناد در شیرپوینت با استفاده از آفیس آنلاین تحت وب قابل ویرایش خواهند بود که این خود امکانات بیشماری برای کارگروهی افراد تیم روی یک سند فراهم خواهد کرد. اسناد ذخیره شده روی شیرپوینت (مانند فایل Word، PowerPoint ) را میتوان به صورت همزمان باز کرد و شیرپوینت خود پاراگرافها یا اسلایدهای مختلف را از ذخیره همزمان حفظ خواهد کرد.

همچنین مدیریت نگارش­ها به کاربران اجازه میدهد تغییرات ایجاد شده روی اسناد را مشاهده و رصد نمایند برای مثال فرض کنید قسمتی از یک فایل راهنما به اشتباه توسط شخصی ویرایش و حذف شده است به راحتی با برگرداندن نگارش مربوطه میتوان اطلاعات از دست رفته را بازگرداند.

 صرفه جویی در مصرف کاغذ
 صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • امکانات آرشیو مدارک

تعریف کردن چرخه عمر اسناد در شیرپوینت را میتوان براحتی و کاملا قابل انعطاف انجام داد برای مثال اسناد و مدارک که در گردش کاری ایجاد شده اند را میتوان براحتی بایگانی کرد و به سایت دیگری برای بایگانی منتقل نمود.

  • استفاده از OneNote در کسب و کار

OneNote در همه سایت­های شیرپوینت میتوان استفاده نمود و در صورتی که آفیس آنلاین در فارم کانفیگ شده باشد، وان نوت را میتوان تحت وب نیز بازنمود. از این نرم افزار میتوان استفاده فراوانی نمود استفاده­ای همچون مدیریت جلسات و مستندات جلسات که براحتی میتوان تمامی وقایع جلسات را مستند نمود تا در آینده افراد از آن استفاده نمایند.

 صرفه جویی در مصرف کاغذ

همچنین از OneNote میتوان به عنوان یک دفترچه مستند سازی و پایگاه دانش نیز استفاده نمود تا افراد سازمان دانش خود را به وسیله آن به سایر اعضاء تیم خود منتقل نمایند.