شیرپوینت چیست؟

به صورت ساده شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که بر مبنای همکاری تیمی بنا نهاده شده و کاملا با محصولات آفیس مایکروسافت منطبق است و با استفاده از گردش کارها، لیست‌های اطلاعاتی، مخزن‌های اسناد، صفحات و وب پارت‌ها، موتور جستجو و سطوح دسترسی به افراد در کسب و کارها این قدرت را می‌دهد تا با همکاری با یکدیگر روی موضوعات مختلف کار کنند. شیرپوینت با امکانات بسیار زیاد و پیشرفته خود این قابلیت را دارد تا نیازهای کسب و کارها را به شکلی مناسب پاسخ دهد، نیازهایی مانند مدیریت اسناد (DMS)، مدیریت محتوای سازمانی (ECM)،پرتال و شبکه اجتماعی سازمانی، فضای ابری افراد سازمان مثال‌هایی از دامنه کاربرد شیرپوینت در سازمان ها می‌باشد.

در بررسی‌های انجام شده بر روی لیست 500 شرکت لیست Fortune در سال 2019 مشخص شد حدود 70 درصد از این شرکت‌ها برای اینترانت و سامانه‌های داخلی خود از شیرپوینت استفاده نموده‌اند. همچنین این آمار از سال‌ها قبل تا اکنون در حال افزایش بوده است که این خود نشان دهنده این موضوع است که شیرپوینت در برآورده کردن نیاز این شرکت‌ها موفق بوده است.

مختصری در مورد تاریخچه شیرپوینت

شیرپوینت که امروز اکثر سازمان‌ها و کاربران از آن استفاده می‌کنند در بدو شکل‌گیری از پروژه‌هایی که اسم مستعار آنها “Office Server” و “Tahoe” بود شکل گرفته است این دو پروژه در چرخه توسعه آفیس برای XP بودند که بعدها تجربیات و خروجی‌‌های این پروژه باعث ایجاد اولین نسخه شیرپوینت به نام “Sharepoint Portal Server 2001” شد. پس از آن ورژن‌های مختلفی از شیرپوینت ارائه شد که هرکدام ویژگی‌های جدیدی طبق تکنولوژی‌های روز دنیا به شیرپوینت اضافه میکرد و یا به بهبودی امکانات قبلی میپرداخت. همچنین شرکت مایکروسافت حدودا به صورت ماهانه اقدام به انتشار نسخه‌های آپدیت شیرپوینت می‌کند که این آپدیت‌ها را نه فقط برای آخرین نسخه شیرپوینت بلکه برای نسخه‌های پیشین شیرپوینت نیز ارائه میدهد برای مثال اکنون آخرین ورژن شیرپوینت 2019 می‌باشد ولی حدودا ماهانه علاوه بر آپدیت‌های شیرپوینت 2019 آپدیت شیرپوینت 2016 و شیرپوینت 2013 نیز ارائه می‌شود که در این آپدیت‌ها اصلاح مشکلات امنیتی، رفع باگ‌ها و افزودن ویژگی های انجام می‌شود.

شیرپوینت چیست؟

مزایای شیرپوینت

شیرپوینت در عین حال که پلتفرمی بسیار پیشرفته و با امکانات زیاد است رابط کاربری بسیار کاربر پسندی دارد که در طول زمان با نسخه‌های مختلف شیرپوینت شکل گرفته و بهبود پیدا کرده است. این کاربری بسیار راحت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با یادگیری سریع این پلتفرم بتوانند با استفاده از نیروهای داخلی نیازهای کوچک خود و تغییرات در سامانه‌های بزرگ‌تر را خود انجام دهند. شیرپوینت با رویکرد مشارکتی همه افراد سازمان باعث میشود تا کسب و کارها بتوانند با رویکردی تیمی اهداف خود را پیگیری نموده و همچنین مشکلات پیش آمده را پیگیری نمایند.

شیرپوینت با امنیت بالا چه در سطح دیتابیس‌های اطلاعاتی و چه در سطح وب به کسب و کارها این اطمینان را خواهد داد تا با تکیه بر استفاده از سامانه‌ها نگرانی امنیتی نداشته باشند. همچنین شیرپوینت با دارا بودن سطوح دسترسی پیشفرض و امکان تعریف سطح دسترسی خاص امکان تنظیم دسترسی به تمام موارد داخل شیرپوینت را به کسب و کارها می‌دهد.

امکانات شیرپوینت

در ادامه برخی از امکانات مهم شیرپوینت را مثال خواهیم زد و در مورد آنها توضیح مختصری میدهیم:

موتور جستجوی شیرپوینت

شیرپوینت با دارا بودن موتور جستجوی بسیار قوی که پس از تنظیم می‌تواند تمامی صفحات، اطلاعات و اسناد داخل سایت‌های مختلف شیرپوینت را Crawl نماید سپس با توجه به سطوح دسترسی با جستجوی کلمه ای خاص به کاربران نمایش دهد، از امکانات بیشمار موتور جستجوی شیرپوینت می‌توان جستجوی داخل مستندات، صفحات و افراد سازمان را نام برد.

دسترسی های شیرپوینت

در شیرپوینت به راحتی میتوان دسترسی‌ها را در چهار سطح مختلف مدیریت کرد که این 4 سطح شامل مجموعه سایت، سایت ، کتابخانه/ لیست و سند / مورد لیست می‌باشد. همچنین در شیرپوینت می‌توان رول‌های دسترسی متنوعی به کاربران، گروه‌ها و یا گروه‌های اکتیودایرکتوری اعطا نمود. با امکانات وسیع دسترسی‌های شیرپوینت می‌توان برای هر نیاز کسب و کار پاسخی مناسب یافت. شیرپوینت این امکان را نیز دارد که افراد به سادگی دسترسی به یک سند را به شخصی دهند و ایمیلی حاوی لینک این سند برای شخص مورد نظر ارسال کنند.

فرآیندهای شیرپوینت

شیرپوینت دارای فرآیندها و گردش کارهای متنوعی است که میتوان به راحتی گردش کار مورد نظر یک کسب و کار را پیاده‌سازی نمود همچنین Third Party های فراوانی در زمینه فرم و فرآیند برای شیرپوینت در حال فعالیت هستند که می‌توان به  Nintex برای فرآیندهای شیرپوینت و Power Form برای فرم‌های شیرپوینت اشاره نمود. نینتکس بادارا بودن محیط کاملا گرافیکی و ملموس برای طراحی فرآیندها این امکان را می‌دهد تا کاربران نهایی سازمان‌ها بتوانند به سادگی نیازهای سازمان را پیاده‌سازی نمایند.

سایتهای شخصی

شیرپوینت با دارا بودن سرویس سایت‌های شخصی (User Profile Service ) امکانات بسیار زیادی برای افراد داخل سازمان فراهم می‌نماید از این امکانات شبکه اجتماعی درون سازمانی، بلاگ شخصی افراد سازمان، لیست‌های اطلاعاتی شخصی افراد و مهم‌تر از همه مکانی برای ذخیره‌سازی اسناد شخصی (OneDrive)، را میتوان نام برد.

OneDrive شخصی کاربران علاوه بر اینکه فضایی جهت ذخیره‌سازی و کار با فایل‌ها به کاربران سازمان می‌دهد این امکان را نیز میدهد تا با اتصال این سایت به نرم افزار OneDrive For Business افراد بتوانند فایل‌های شخصی خود را به صورت آفلاین روی سیستم خود داشته باشند و پس از تغییر و آنلاین شدن آنها را با فضای ابری تخصیص داده شده به آنها سینک کنند.

برای شیرپوینت امکانات بیشمار دیگری نیز می‌توان نام برد امکاناتی مثل مخازن ویکی که کاربران به راحتی می‌توانند در آن صفحات ویکی تو در تو بسازند و برای مثال قوانین سازمان را پیاده‌سازی نمایند و یا امکانات گزارش‌ساز شیرپوینت که می‌توان با تنظیم و پیکربندی آنها از داده‌های داخل سیستم‌ها استفاده نمود و گزارشات کاربردی بسیاری ایجاد نمود.

شیرپوینت با امکانات فراوان خود که ما تنها به برخی از آنها اشاره کردیم، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات دورن و برون سازمانی خود را در بستری ساده و قابل اطمینان به بهترین نحو انجام دهند و همچنین منابع و مستندات داخل سازمان را مدیریت نمایند.