آیا امکانات شیرپوینت در پیاده‌سازی نیازهای سازمان نامحدود است؟

شیرپوینت پلتفرمی با امکانات بسیار پیشرفته است که به صورت پیوسته در حال ارتقاء می‌باشد و شرکت مایکروسافت با ارائه نسخه‌ها و آپدیت‌های مختلف در حال گسترش قابلیت‌ها و ارتقاء کارآیی شیرپوینت می‌باشد. برای مثال مایکروسافت همیشه در حال فراهم کردن تکنولوژی‌های روز دنیا برای توسعه‌دهندگان شیرپوینت می‌باشد تا آنها بتوانند با استفاده از این ابزار و تکنولوژی‌های به روز شده به استقرار نیازهای کسب و کارهای مختلف بپردازند.

راهکارهای شیرپوینتی با به خوبی برآورده کردن نیازهای سازمان‌ها (در مواردی همچون مدیریت مستندات، همکاری و ارتباطات درون‌سازمانی، مدیریت محتوا و پرتال‌های سازمانی) عموما این تفکر را به وجود می‌آورند که امکانات شیرپوینت در هر زمینه‌ای نامحدود است ولی حقیقت این است که اگرچه شیرپوینت یک پلتفرم منعطف با امکانات بسیار پیشرفته است ولی ابزاری برای پاسخگویی همه نیازهای سازمان نیست. مرز بین مناسب بودن یک راهکار برای پیاده‌سازی در شیرپوینت و مناسب نبودن یک راهکار بسیار مبهم است که می‌توان با مطرح کردن چندین مثال از موارد مناسب و دلایل مناسب بودن و مواردی که نامناسب است این ابهام را واضح تر نمود.
برای این کار مثال‌ها را به سه دسته تقسیم می‌کنم به شرح زیر:

مواردی که نمونه‌های موفق و خوب پیاده‌سازی شده (Best Practice) بسیاری در شیرپوینت دارند.

Document Management Systems سامانه‌های مدیریت اسناد:

شیرپوینت به صورت پیشفرض امکانات فراوانی که برای سامانه‌های مدیریت اسناد مناسب است را دارد برای مثال تحت وب باز شدن اسناد با فرمت‌های مختلف، قابلیت ویرایش فایل‌های آفیس تحت وب، قابلیت تعریف قالب‌های متنوع برای اسناد در سازمان، امنیت چند لایه برای اسناد سازمان، سرچ بسیار پیشرفته که قادر است حتی داخل اسناد را نیز جستجو نموده، گفتگو پیرو یک سند یا موضوع، قابلیت اجرای اتوماتیک گردش کارهای متنوع روی اسناد و امکان تعریف چرخه عمر اسناد نمونه‌ای از قابلیت‌های بیشمار شیرپوینت در این زمینه می‌باشد. متخصصین شیرپوینت با به کارگیری تجارب خود و این امکانات سرشار و همچنین امکانات توسعه شیرپوینت، سامانه‌های مدیریت اسناد را وابسته به نیاز کسب و کارها توسعه داده و استقرار دهند.

ما در شرکت داتام نیز با استفاده از این امکانات و تجارب پیاده سازی‌های متعدد سامانه‌های  کنترل مدارک تضمین کیفیت  و مدیریت مستندات را پیاده‌سازی نموده ایم تا بتوانیم با این سامانه‌ها کسب و کارهای شما را یاری دهیم.

پرتال سازمانی (پرتال اینترانت):

پلتفرم شیرپوینت برای ایجاد یک پرتال جذاب با کاربری ساده و با امکان ارتباطات و همکاری افراد سازمان، بسیار مناسب است. شیرپوینت با قابلیت تخصیص سایت‌های مجزا به ازای هر واحد و یا هر پروژه در سازمان این امکان را دارد تا با مشارکت واحدهای سازمانی مختلف پرتالی پویا از اطلاعات واحدهای مختلف ارائه دهد. که در این سایت‌ها پرسنل هر واحد قادر خواهند بود تا ارتباطات و پیام‌های داخلی خود را داشته باشند و همچنین اسناد و اطلاعات درون واحدی را با همکاری شکل داده و استفاده نمایند. همچنین افراد می‌توانند جلسات داخلی را با تقویم با هم اشتراک گذاشته و یا از امکانات گفتگوهای شیرپوینت بهره ببرند و یا از دیگر امکانات بیشمار شیرپوینت بهره ببرند.

ما در شرکت داتام نیز مطابق با استانداردهای روز دنیا و با طراحی زیبا و اصولی پرتال سازمانی را جهت توسعه و پیاده‌سازی در کسب و کار شما آماده نموده ایم تا بتوانیم با طراحی پرتال سازمانی استاندارد درگاه ورود سازمان را به سایت‌ها و سامانه های متنوع و همچنین با امکانات پایه و پیشرفته بسیار زیاد فراهم نماییم.

 مدیریت دانش:

در پلتفرم شیرپوینت این امکان وجود دارد که با روش‌ها و پیچیدگی‌های گوناگونی مدیریت دانش را پیاده‌سازی کرد برای مثال می‌شود  با صفحات ویکی ساده و تعداد خیلی زیادی از این صفحات به صورت تو در تو و طبقه‌بندی شده اطلاعاتی در مورد درخت دانش و موضوعات دانشی به اشتراک گذاشت و همچنین می‌توان با توسعه سیستم پیچیده‌تری و با استفاده از ساختار اطلاعاتی دقیق و طراحی شده مجموعه‌ای از  سایت‌ها، زیرسایت‌ها، صفحات، مالتی‌مدیا‌ها برای هر موضوع دانشی را به هم متصل نمود تا با جستجوی پیشرفته هر موضوع دانشی به آن مجموعه دسترسی پیدا کرد. این زنجیره از امکانات شیرپوینت فارغ از پیچیدگی پیاده‌سازی این قابلیت را می‌دهد تا کاربر بتواند برای حل مشکل خود به راحتی موضوع دانشی مربوطه را پیدا نموده و با کمک آن مسئله اتفاق افتاده را حل نماید. از دیگر امکاناتی شیرپوینت که می‌توان در مدیریت دانش استفاده نمود وبلاگ‌ها، انجمن‌ها ، بوردهای گفتگو و کامنت‌ها می‌توان نام برد.

ما در شرکت داتام نیز با بررسی این نیاز و استفاده حداکثری از امکانات شیرپوینت سامانه مدیریت دانش را برای پاسخ به این نیاز کسب و کار شما آماده نموده‌ایم.

سامانه مدیریت پروژه:

شیرپوینت در زمینه مدیریت پروژه راهکارهای ساده تا پیشرفته قابل ارائه دارد، بعد از ادغام شدن پراجکت سرور آنلاین در شیرپوینت از ورژن 2013 به بعد می‌توان یک سایت پروژه کامل با استفاده از امکانات پراجکت سرور در شیرپوینت داشت و مدیران پروژه سازمان می‌توانند از این امکانات به خوبی در پیشبرد پروژه‌های سازمان استفاده کنند. همچنین با استفاده از گزارش‌سازهای PowerBI ، SSRS ، Powerview می‌توان گزارشات کاملا کاربردی از اطلاعات سایت پروژه ایجاد نمود.

همچنین می‌توان در شیرپوینت با استفاده از لیست وظایف و امکانات آن وظایف پروژه‌های مختلف را مدیریت کرد، امکاناتی چون نمای گانت چارت وظایف، تایم‌لاین لیست وظایف، فرآیندهای تایید وظایف، تقویم تیمی، مخزن مستندات پروژه و تمپلیت سایت پروژه را می‌توان نام برد.

ما در شرکت داتام با استفاده از این امکانات سامانه مدیریت وظایف را طراحی نموده ایم تا کسب و کار شما بتواند فارغ از پیچیدگی‌های استقرار پراجکت سرور‌، وظایف پروژه‌های مختلف کسب و کار را مشاهده و مدیریت کنید.

در پست آینده وبلاگ به دیگر دسته‌های سامانه های طراحی شده با شیرپوینت خواهیم پرداخت.