همانطور که شرکتها از قدرت مدیریت اسناد در شیرپوینت استقبال میکنند، کابران نیز به استفاده از متادیتاها در شیرپوینت روی میآوردند. استفاده از متادیتاها بر روی یک سند یک ویژگی بسیار عالی است زیرا به شما امکان افزودن اطلاعات بیشتر در مورد یک سند را میدهد و از همه مهمتر به کاربران نهایی امکان جستجوی یک سند خاص را با فیلتر کردن، گروهبندی و مرتبسازی بر اساس یک فیلد متادیتا خواهد داد.
فرض میکنید شرکتی یک مخزن جهت ذخیرهسازی خطمشیهای شرکت ایجاد کرده است که توسط متادیتاها (واحد سازمانی، تاریخ انقضا، وضعیت و …) به خوبی سازماندهی شدهاند. با این حال آنها نیاز دارند برخی از اسناد را به اسناد دیگر ارتباط دهند. به عبارت دیگر آنها میخواهند کاربر به راحتی خطمشی مورد نظر خود را بیابد و با یک کلیک خط مشیهای مرتبط با آن را نیز مشاهده نمایند.
به طور قطع در حال حاضر سیستمهای مدیریت اسنادی وجود دارند که این نیاز را برطرف کرده باشند ولی شیرپوینت به دلایلی که پیشتر نیز گفتهایم بهترین پلتفرم برای پیاده سازی سیستم های مدیریت مستندات است. ما هم در سامانه مدیریت اسناد داتام، ارتباط بین اسناد را در نظر گرفتهایم و کاربران به راحتی میتوانند اسناد مرتبط با یک سند را مشاهده نمایند. اما چگونه خودمان میتوانیم در شیرپوینت این مسئله را به ساده ترین راه برطرف نماییم؟
اولین روش استفاده از ستون Lookup است. اگر با این ستون آشنایی ندارید پیشنهاد میکنم مقاله “نحوه ایجاد ستون Lookup در شیرپوینت” را مطالعه نمایید.
بجای اتصال به ستونی در یک مخزن یا لیست دیگر، ترفند ما ایجاد یک ستون Lookup به ستونی در همان مخزن میباشد.
برای استفاده از ستون Lookup از وجود اطلاعات در ستون متنی برای نام سند یا توضیحات، مطمئن باشید ( شما ستونLookup را تنها برای برخی نوع فیلدها میتوانید ایجاد نمایید)
در این روش یک ستون جدید با شناسههای منحصر به فرد ایجاد خواهد شد (شماره سند) که اسناد را به یکدیگر ارتباط خواهند داد. این ستون میتواند ستونی چند انتخابی از گروهها، نام فصل یا بخش یا اطلاعات دیگر باشد. بعد از ایجاد ستون میتوانید لیست را بر اساس آن گروهبندی نمایید یا بر اساس آن لیست یا مخزن را فیلتر نمایید.
روش سوم استفاده از ستون پیوند است. کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید.
1. ابتدا یک ستون از جنس پیوند در مخزن مورد نظر خود ایجاد نمایید.
2. مانند تصویر زیر لینک سندی که میخواهیم به سند دیگر ارتباط دهیم را کپی میکنیم. ما در اینجا لینک سند “خط مشی دورکاری ” را کپی کردیم.
3. اکنون میخواهیم خط مشی استفاده از تکنولوژی را به خط مشی دورکاری مرتبط کنیم. وارد مشخصات سند “خط مشی استفاده از تکنولوژی” میشویم. لینکی که در مرحله قبل کپی کردهایم را در بخش Type the Web address وارد میکنیم و نام سند “خط مشی دورکاری” را در بخش Type the description وارد میکنیم.
4. چیزی که به کاربر نهایی نمایش داده میشود مانند تصویر زیر است. با کلیک بر روی عنوان سند مرتبط “خط مشی دورکاری” آن سند قابل مشاهده خواهد بود.