همانطور که شرکت‌ها از قدرت مدیریت اسناد در شیرپوینت استقبال می‌کنند، کابران نیز به استفاده از متادیتاها در شیرپوینت روی می‌آوردند. استفاده از متادیتاها بر روی یک سند یک ویژگی بسیار عالی است زیرا به شما امکان افزودن اطلاعات بیشتر در مورد یک سند را می‌دهد و از همه مهمتر به کاربران نهایی امکان جستجوی یک سند خاص را با فیلتر کردن، گروه‌بندی و مرتب‌سازی بر اساس یک فیلد متادیتا خواهد داد.

فرض می‌کنید شرکتی یک مخزن جهت ذخیره‌سازی خط‌مشی‌های شرکت ایجاد کرده است که توسط متادیتاها (واحد سازمانی، تاریخ انقضا، وضعیت و …) به خوبی سازمان‌دهی شده‌اند. با این حال آنها نیاز دارند برخی از اسناد را به اسناد دیگر ارتباط دهند. به عبارت دیگر آنها می‌خواهند کاربر به راحتی خط‌مشی مورد نظر خود را بیابد و با یک کلیک خط‍ مشی‌های مرتبط با آن را نیز مشاهده نمایند.

به طور قطع در حال حاضر سیستم‌های مدیریت اسنادی وجود دارند که این نیاز را برطرف کرده باشند ولی شیرپوینت به دلایلی که پیشتر نیز گفته­‌ایم بهترین پلتفرم برای پیاده سازی سیستم های مدیریت مستندات است. ما هم در سامانه مدیریت اسناد داتام، ارتباط بین اسناد را در نظر گرفته‌ایم و کاربران به راحتی می‌توانند اسناد مرتبط با یک سند را مشاهده نمایند. اما چگونه خودمان می‌توانیم در شیرپوینت این مسئله را به ساده ترین راه برطرف نماییم؟

برای دستیابی به این مسئله سه راه حل بدون نیاز به کدنویسی وجود دارد و ما به بررسی این سه راه‌حل خواهیم پرداخت و معایب و مزایای هر روش را خواهیم گفت.

روش اول: ستون Lookup

اولین روش استفاده از ستون Lookup است. اگر با این ستون آشنایی ندارید پیشنهاد می‌کنم مقاله “نحوه ایجاد ستون Lookup در شیرپوینت” را مطالعه نمایید.

بجای اتصال به ستونی در یک مخزن یا لیست دیگر، ترفند ما ایجاد یک ستون Lookup به ستونی در همان مخزن می‌باشد.

اسناد مرتبط در شیرپوینت

برای استفاده از ستون Lookup از وجود اطلاعات در ستون متنی برای نام سند یا توضیحات، مطمئن باشید ( شما ستونLookup  را تنها برای برخی نوع فیلدها می‌توانید ایجاد نمایید)

اسناد مرتبط در شیرپوینت

مزایا

  • روشی ساده جهت نمایش اسناد مرتبط در شیرپوینت
  • می‌توانید به صورت همزمان یک سند را به چند سند ارتباط دهید.

معایب

  • ارتباط یک طرفه برقرار می‌شود. یعنی اگر شما خط مشی شماره 1 را به خط مشی شماره 2 ارتباط دهید، ارتباطی بین خط‌مشی  شماره 2 و شماره 1 برقرار نخواهد شد. اگر بخواهید ارتباطی دو طرفه برقرار نمایید، با این کار را به صورت دستی برای هر دو سند انجام دهید.

روش دوم: شناسه‌های متادیتاها

در این روش یک ستون جدید با شناسه‌های منحصر به فرد ایجاد خواهد شد (شماره سند) که اسناد را به یکدیگر ارتباط خواهند داد. این ستون می‌تواند ستونی چند انتخابی از گروه‌ها، نام فصل یا بخش یا اطلاعات دیگر باشد. بعد از ایجاد ستون می‌توانید لیست را بر اساس آن گروه‌بندی نمایید یا بر اساس آن لیست یا مخزن را فیلتر نمایید.

اسناد مرتبط در شیرپوینت
اسناد مرتبط در شیرپوینت

مزایا

  • روشی ساده جهت نمایش اسناد مرتبط در شیرپوینت
  • می تواند چندین سند را بهم گره بزند

معایب

  • برای کاربران نهایی مشهود نیست مگر اینکه برخی از نماهای را از قبل فیلتر شده یا گروه‌بندی شده ایجاد کنید.

روش سوم: ستون پیوند Hyperlink

روش سوم استفاده از ستون پیوند است. کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید.

1. ابتدا یک ستون از جنس پیوند در مخزن مورد نظر خود ایجاد نمایید.

اسناد مرتبط در شیرپوینت

2. مانند تصویر زیر لینک سندی که می‌خواهیم به سند دیگر ارتباط دهیم را کپی می‌کنیم. ما در اینجا لینک سند “خط مشی دورکاری ” را کپی کردیم.

اسناد مرتبط در شیرپوینت

3. اکنون می‌خواهیم خط مشی استفاده از تکنولوژی را به خط مشی دورکاری مرتبط کنیم. وارد مشخصات سند “خط مشی استفاده از تکنولوژی” می‌شویم. لینکی که در مرحله قبل کپی کرده‌ایم را در بخش Type the Web address وارد می‌کنیم و نام سند “خط مشی دورکاری” را در بخش Type the description وارد می‌کنیم.

اسناد مرتبط در شیرپوینت

4. چیزی که به کاربر نهایی نمایش داده می‌شود مانند تصویر زیر است. با کلیک بر روی عنوان سند مرتبط “خط مشی دورکاری” آن سند قابل مشاهده خواهد بود.

اسناد مرتبط در شیرپوینت

مزایا

  • روشی ساده جهت نمایش اسناد مرتبط در شیرپوینت

معایب

  • تنها امکان لینک دادن به یک سند وجود دارد.
  • ارتباط یک طرفه برقرار می‌شود. یعنی اگر شما خط مشی شماره 1 را به خط مشی شماره 2 ارتباط دهید، ارتباطی بین خط‌مشی  شماره 2 و شماره 1 برقرار نخواهد شد. اگر بخواهید ارتباطی دو طرفه برقرار نمایید، با این کار را به صورت دستی برای هر دو سند انجام دهید.