اگر چه در بیشتر موارد، ممکن است شما از شیرپوینت برای ذخیره اسناد و سایر انواع فایل‌ها استفاده نمایید، اما متوجه خواهید شد شیرپوینت برای ذخیره‌سازی موارد دانشی شما به صورت پایگاه دانش یا پرسش و پاسخ‌های متداول نیز مناسب است. FAQ یا همان پرسش و پاسخ‌های متداول یک بخش محبوب برای هر سایت اینترنتی یا پرتال سازمانی می‌باشد، در واقع این بخش، یک راهی عالی برای پاسخگویی به سوالات متداول کاربران می‌باشد. پرتال‌های داخلی نیز از این قاعده مستثنی نیستند. پایگاه دانش پرسش و پاسخ‌های متداول در شیرپوینت می‌تواند یک راه عالی جهت پاسخ به سوالات متداول کاربران در واحد منابع انسانی (به طور مثال: چگونه می‌توانم درخواست مرخصی خود را ثبت کنم؟) یا واحد فناوری اطلاعات ( به طور مثال: چگونه می‌توانم رمز عبور خود را تغییر دهم؟) باشد.
بهترین راه برای دستیابی به این هدف در شیرپوینت چیست؟ خوب، شما چند گزینه پیش رو دارید، بهترین گزینه کدام است ؟ انتخاب با شماست!
روش اول: لیست سفارشی با متادیتاها
ساده‌ترین راه برای ایجاد پایگاه دانش پرسش و پاسخ‌های متداول، استفاده از لیست سفارشی با متادیاتاها می‌باشد. به طور مثال می‌توان ستون‌های این لیست را چنین در نظر گرفت:
- ستون اول: پرسش
- ستون دوم: پاسخ
- ستون سوم: دسته‌بندی (مزایا، پزشکی، تعطیلات و …)
این ستون هم می‌تواند از جنس چند انتخابی و یا ترم استور باشد. با توجه به مزایای که ترم استور درشیرپوینت برای ما به همراه دارد ما به شما پیشنهاد می‌کنیم از ترم استور استفاده نمایید.
در زیر این لیست را با چند نمونه پرسش و پاسخ مشاهده می‌کنید.
در این لیست کافی است یک نمای جدید ایجاد کنید و لیست را بر اساس دسته‌بندی، گروه‌بندی نمایید.
زیبایی این روش این است که شما می‌توانید لیست را با متادیتاهای سفارشی شخصی‌سازی کنید و به کاربران خود اجازه دهید پرسش‌ها / پاسخ ها / دسته‌بندی‌ها را به هر روشی که دوست دارند مشاهده، گروه‌بندی کنند. و چون این یک لیست است، کاربران می‌توانند با جستجوی کلمه کلیدی یک پرسش / پاسخ خاص را پیدا کنند.
روش دوم: وب‌پارت DISCUSSION BOARD
روش دیگر برای ایجاد پایگاه دانش پرسش و پاسخ‌های متداول استفاده از وب‌پارت Discussion Board است. در واقع این وب‌پارت یک لیست در شیرپوینت است، اما دارای قابلیت‌های رابط کاربری بسیار خوبی است. به طور مثال قابلیت نمایش لیست به صورت یک فروم. به این معنی که کاربران نه تنها می‌توانند پرسش‌های خود را ثبت کنند بلکه می‌توانند به پرسش‌های افراد دیگر پاسخ دهند و از آنجایی که این وب‌پارت یک لیست است می‌توانید از متادیتاها نیز استفاده نمایید.
روش سوم: سایت یا کتابخانه ویکی
این روش از قابلیت‌های ویکی شیرپوینت استفاده می‌کند و به شما امکان می‌دهد با درج مطالب در صفحات شیرپوینت، پایگاه دانش پرسش و پاسخ‌های متداول را ایجاد کنید. زیبایی این روش این است که شما می‌توانید متن، عکس و فیلم را در صفحات خود جاسازی کنید و دقیقاً مانند دو گزینه قبلی، ویکی کاملاً قابل جستجو است!
بنابراین این سه گزینه بدون برنامه‌نویسی در دسترس شماست. اینکه کدام یک را استفاده می‌کنید به خود شما بستگی دارد.
مطالب مرتبط
