اگر شما یک فایل اکسل دارید و می‌خواهید انتقال فایل اکسل را به لیست شیرپوینت را انجام دهید قطعا این مقاله به شما کمک خواهد کرد. برای وارد کردن فایل اکسل در لیست شیرپوینت سه روش وجود دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم:
روش اول: وارد کردن اکسل با استفاده ازQuick Edit
در این روش فرض می‌شود که شما یک لیست در شیرپوینت با تمام ستون‌های مربوطه دارید و تنها نیاز به copy، paste کردن محتوا از فایل اکسل به لیست شیرپوینت دارید. برای اینکار کافی است مراحل زیر را دنبال نمایید:
1.ابتدا یک لیست کامل مطابق با ستون‌های اکسل خود بسازید.
2. مطمئن شوید که ستون‌هایی که در نمای لیست شیرپوینت هست به ترتیب ستون‌های موجود در فایل اکسل است.
3.اگر از مزایای متادیتا استفاده می‌کنید، دقت کنید که تمام گزینه‌های موجود در فایل اکسل را در ستون مربوط وارد کرده باشید. اگر اینکار را به درستی انجام نداده باشید، زمانی که محتوا را از فایل اکسل به لیست شیرپوینت کپی می‌کنید، محتوایی که در ستون وجود نداشته باشد پذیرفته نمی‌شود.
4. اکنون لیست را به صورت Quick Edit باز نمایید.
5. ردیف‌های که مد نظرشما هست را از فایل اکسل کپی نمایید و در لیست کپی نمایید.
6. متوجه خواهید شد که ردیف‌ها یکی یکی وارد می‌شوند. اگر اطلاعات شما زیاد است اینکار احتیاج به زمان دارد. در صورت عدم تطابق داده‌های وارد شده دقیقا مانند تصویر زیر یک اخطار قرمز دریافت خواهید کرد.
7. هنگامیکه تمام داده‌ها کپی شد و خطاها برطرف شد، بر روی Exit Quick Edit کلیک نمایید. اکنون لیست شما آماده است.
مزایا
- استفاده از ستون‌های متادیتا و انواع مختلف ستون‌های موجود در لیست شیرپوینت (مانند ستون متنی، تاریخ،Lookup، عدد، ارز و …)
معایب
- زمان زیاد برای ساخت لیست در شیرپوینت و آماده کردن نمای لیست ایجاد شده در شیرپوینت قبل از کپی کردن داده‌ها از فایل اکسل
- ممکن است این روش برای وارد کردن داده‌های زیاد مناسب نباشد
- قابلیت مدیریت خطا محدود است. ممکن است ستونی با خطا مواجه شود و شما برای رفع این خطا نیاز به زمان داشته باشید و مجبور شوید مجدد داده‌ها را وارد نمایید.
- اگر برای متادیتاها از term Store استفاه نمایید، وارد کردن داده‌ها در لیست شیرپوینت انجام نخواهد شد.
روش دوم: استفاده از نوع راهکار Import Spreadsheet
روش دیگری که برای وارد کردن اطلاعات فایل اکسل به لیست شیرپوینت وجود دارد، استفاده از راهکاری با نام Import Spreadsheet می‌باشد که از اکسل شما یک لیست ایجاد میکند، مراحل زیر را برای ایجاد یک لیست در شیرپوینت از اکسل خود دنبال نمایید.
1. برروی آیکون چرخ‌دنده بالای صفحه کلیک کنید و گزینه راهکار جدید (Add an App) را انتخاب نمایید.
2. بر روی راهکار “ورود از طریق صفحه گستر” (Import Spreadsheet) کلیک نمایید.
3. در صفحه‌ای که باز می‌شود یه نام برای لیست خود وارد کنید و فایل اکسل خود را آپلود نمایید.
4. اکنون مشاهده می‌کنید که فایل اکسل در یک پنجره باز خواهد شد و شما باید ردیف‌های که می‌خواهید وارد لیست شود را انتخاب نمایید و سپس دکمه import را کلیک نمایید.
5. اکنون یک لیست مشابه با ستون‌های اکسل شما ایجاد می‌شود.
مزایا
- استفاده آسان
- زمان کمتر جهت آماده‌سازی لیست مانند روش اول
معایب
- استفادهاجباری از مرورگر اینترنت اکسپلورر. اگر از مرورگرهای دیگر استفاده نمایید خطایی مانند تصویر زیر دریافت می‌کنید.
- زمانیکه ستون‌ها وارد می‌شوند نوع آنها شناخته می‌شود مانند تاریخ و اعداد. ممکن است ستون‌هایی باشد که تمایل داشته باشید به صورت drop down باشند ولی آنها به صورت متن وارد می‌شوند.
روش سوم: وارد کردن مستقیم از فایل اکسل
یک روش عالی دیگر، وارد کردن داده‌ها از خود فایل اکسل می‌باشد. مراحل زیر را دنبال کنید:
1. در فایل اکسل محدوده داده مورد نظر خود را انتخاب نمایید و سپس Format it as a Table را انتخاب نمایید.
2. در فایل اکسل، جدول را انتخاب کنید و از نوار بالا گزینه Export | Export Table to SharePoint list را انتخاب نمایید.
3. در صفحه‌ای که باز می‌شود آدرس سایتی که می‌خواهید اطلاعات را وارد نمایید، بنویسید و سپس یک نام برای لیست انتخاب نمایید. اگر گزینه Create a read-only connection to the new SharePoint list را انتخاب نمایید با تغییرات لیست شیرپوینت شما، فایل اکسل تغییری نمی‌کند.
4. در صفحه بعدی تمام ستون‌های فایل اکسل را با نوع تشخیص داده شده آنها خواهد دید. بر روی دکمه finish کلیک نمایید.
5. در نهایت پیغام ورود موفقیت آمیز را دریافت خواهید کرد.
6. اکنون لیست خود را در شیرپوینت مشاهده خواهید کرد. لیست به صورت پیش فرض در نمای Datasheet viewخواهد بود و با کلیک بر روی Stop به نمای معمولی بر می‌گردید.
مزایا
- استفاده آسان
- زمان کمتر جهت آماده‌سازی لیست شیرپوینت مانند روش اول
معایب
- زمانیکه ستون‌ها وارد می‌شوند نوع آنها شناخته می‌شود مانند تاریخ و اعداد. ممکن است ستون‌هایی باشد که تمایل داشته باشید به صورت drop down باشند ولی انها به صورت متن وارد می‌شوند.
- در این روش بجای لیست مدرن، لیست کلاسیک ایجاد می‌شود. (شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت 2019)
- لیست به صورت پیش فرض در نمای Datasheet view باز می‌شود و شما باید بر روی Stop Editing کلیک نمایید تا لیست را در نمای نرمال مشاهده کنید.
مطالب مرتبط
