اگر همیشه از متادیتاها استفاده مفید میکنید، قطعا در مورد ترم استور در شیرپوینت شنیده‌اید یا از آن استفاده کرده‌اید. به محض استفاده از ترم استور، و بهره بردن از امکانات بیشمار آن در شیرپوینت از روش دیگری استفاده نخواهید کرد. می‌توانید در مقاله “ده ویژگی برتر ترم استور شیرپوینت” در مورد ویژگی‌های ترم‌استور بیشتر بدانید. یکی از ویژگی‌های ترم‌استور، انعطاف‌پذیری آن در افزودن و مدیریت متادیتاها (در مقایسه ستون چند انتخابی) است. در این مقاله می‌خواهیم سه روش افزودن ترم به ترم استور در شیرپوینت را توضیح دهیم.
قبل از استفاده از هر یک از روش‌های زیر، مطمئن شوید که نام کاربری شما به عنوان مدیر ترم استور افزوده شده است.
روش اول: افزودن به صورت دستی
واضح‌ترین انتخاب مدیریت مدتادیتاها، مدیریت به صورت دستی است. برای اینکار مراحل زیر را دنبال کنید:
1.بروی فلش کوچک در کنار نام ترم ست مورد نظر خود کلیک کنید.
2.سپس گزینه “Create Term” را انتخاب نمایید.
3.مقادیر مورد نظر خود را یکی یکی وارد نمایید.
مزایا
- یک روش عالی جهت افزودن تعداد کمی ترم
معایب
- لازم است که کاربر حتما ادمین ترم استور باشد.
- اگر تعداد ترم‌هایی که می‌خواهید اضافه کنید زیاد باشد، این روش کاربردی نخواهد بود.
روش دوم: افزودن از طریق اکسل
اگر تعداد زیادی ترم دارید که می‌خواهید وارد ترم ست کنید، می‌توانید با استفاد از امکان Import اینکار را انجام دهید.
1. از صفحه اصلی ترم استور، فایل نمونه اکسل را دانلود نمایید.
2.ترم‌های خود را مانند فایل نمونه، در فایل اکسل وارد نمایید.
3. سپس بر روی فلش کنار نام ترم ستی که می‌خواهید ترم‌ها را به آن اضافه نمایید، کلیک کنید و گزینه Import Term Set را انتخاب نمایید.
4.فایل اکسلی که آن را تکمیل کردید را آپلود نمایید.
5. اگر فایل را مشابه فایل اکسل نمونه تکمیل نکرده باشید با خطا مواجه می‌شوید، در غیر این صورت ترم‌ها وارد ترم استور خواهد شد.
مزایا
- یک روش عالی جهت افزودن تعداد زیادی ترم به صورت یکجا
- در صورتی که ترم‌های شما سلسله مراتبی باشد این روش بسیار کاربردی خواهد بود.
معایب
- تنها برای ترم ست جدید قابل استفاده است. اگر از قبل ترم استور داشته باشید و بخواهید به آن ترم جدید اضافه کنید این روش کار نخواهد کرد.
- لازم است که کاربر حتما ادمین ترم استور باشد.
روش سوم: افزودن توسط کاربر نهایی
یک روش ساده دیگر جهت افزودن ترم به ترم استور شیرپوینت، اجازه دادن به کاربر نهایی جهت افزودن ترم می‌باشد، زمانیکه به سندی تگ میزند یا محتوای جدید اضافه می‌کند.
1.بروی ترم ستی که می‌خواهید کاربرنهایی به آن ترم اضافه کند کلیک کنید.
2.در پنل سمت راست، در قسمت Submission Policy، گزینه open را انتخاب نمایید و سپس بر روی Ok کلیک نمایید.
3.در لیست یا مخزنی که ستون متادیتا مرتبط وجود دارد، به بخش تنظیمات لیست یا مخزن وارد شوید.
4.بر روی ستون مورد نظر کلیک نمایید، در پایین صفحه در بخش Allow Fill-in بر روی Yes کلیک نمایید و تغییرات را ذخیره نمایید.
5. اکنون زمانیکه کاربر نهایی می‌خواهد تگی به سند یا مورد لیست بزند ولی تگ مورد نظر خود را در لیست تگ‌ها پیدا نمی‌کند، تنها کافی است بر روی Add New Item کلیک کند و تگ مورد نظر را اضافه نماید.
6. زمانیکه ترم توسط کاربر ایجاد می‌شود…
7. این ترم بخشی از ترم ست خواهد شد و به کاربران دیگر جهت افزودن تگ به سند یا محتوای دیگر نمایش داده می‌شود.
مزایا
- به کاربران این امکان داده می‌شود که به راحتی در هر زمانی ترم‌های مورد نظر خود را اضافه کنند بدون نیاز به مدیر سایت یا مدیران واحد فناوری اطلاعات.
معایب
- ممکن است کاربران یک ترم را با املای متفاوت وارد کنند. کاملا مانند تصویر بالا که کاربری تگ FY 2031 را با فاصله بین FY و عدد 2031 وارد کرده است و ممکن است کاربر دیگری به صورت FY2031 آن را وارد نماید.
- کاربران تنها می‌توانند ترم اضافه کنند و امکان ویرایش و حذف ندارند. در این صورت، لازم است تعداد زیادی تگ که به اشتباه وارد شده‌اند توسط مدیر ترم ست حذف یا ویرایش شوند.
مطالب مرتبط
