در این مقاله می‌خواهیم در مورد امکانی در شیرپوینت صحبت کنیم که کاربران تا زمانیکه کار اشتباهی انجام دهند به آن فکر نمی‌کنند. آن ویژگی سطل آشغال در شیرپوینت است. قطعاً بیشتر ما با سطل آشغال موجود در ویندوز آشنایی داریم. چیزی به طور تصادفی حذف شده است؟ مشکلی نیست، فقط به سطل آشغال بروید و سند را دوباره بازگردانید. شیرپوینت امکان عملکردی مشابه را فراهم کرده است، اگرچه دارای برخی از ویژگی‌های منحصر به فرد است که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
سطل آشغال در شیرپوینت چیست؟
بر خلاف سطل آشغال در ویندوز، سطل آشغال شیرپوینت می‌تواند نه تنها فایل‌ها و پوشه‌ها را در خود نگه دارد بلکه این مکان جذاب برای همه محتوای ایجاد شده توسط کاربر است که حذف شده است. که شامل اسناد، پوشه‌ها، کل کتابخانه‌های اسناد، لیست‌های شیرپوینت و حتی سایت‌ها است! به عبارت دیگر اگر، سندی را از کتابخانه اسناد، رویدادی را از تقویم، وظیفه‌ای را از لیست وظایف، مخاطبی را از لیست مخاطبین و یا حتی کل سایت شیرپوینت را حذف کنید – همه آنها در سطل آشغال شیرپوینت قرار می‌گیرند.
دو سطح سطل آشغال در شیرپوینت
آیا شما هم شنیده‌اید که می‌گویند در دنیای دیجیتال، حتی اگر چیزی را حذف کنید، واقعاً به طور کامل حذف نشده است؟ این جمله در مورد شیرپوینت هم صدق می‌کند. برای مثال، یک کاربر سندی به نام Report.pdf را از کتابخانه اسنادحذف می‌کند.
- هر کاربر سطل آشغال خود را دارد. در این سطل آشغال کاربر موارد حذف شده خود را در آن مشاهده می‌کند. بنابراین سند Report.pdf در سطل آشغال کاربر قرار می‌گیرد و در این قسمت است که کاربر آن را پیدا می‌کند و می‌تواند آن را بازیابی کند.
- مدیر شیرپوینت همچنین به سطل آشغال به اصطلاح Site Collection دسترسی دارد. این چیزی نیست جز مجموعه‌ای از سطل‌های هر یک از کاربران. این به مدیر مجموعه سایت این قدرت را می‌دهد تا به مواردی را که در حال پاک شدن است نظارت کند و همچنین از طرف کاربر بازیابی کند. بنابراین مدیر مجموعه سایت همچنین Report.pdf را در سطل آشغال مجموعه سایت خود مشاهده خواهد کرد.
- اگر کاربر تصمیم بگیرد فایل Report.pdf را از سطل آشغال خود حذف کند، در نهایت به آنچه “سطل آشغال مرحله دوم” نامیده می‌شود، می‌رسد. این “سطل آشغال مرحله دوم” توسط سرپرست مجموعه سایت قابل دسترسی است و آخرین خط دفاعی در صورت نیاز به بازیابی محتوا است.
چگونه محتوای مورد نظر را از سطل آشغال شیرپوینت بازیابی کنیم؟
هر کاربری به راحتی می‌تواند محتوای حذف شده توسط خودش را بازیابی کند
- بر روی سطل آشغال (Recycle Bin) کلیک کنید.
- محتوایی که می‌خواهید بازیابی کنید را پیدا کنید، ابتدا بر روی چک باکس کنار آن کلیک کنید و سپس از نوار بالا بر روی ” Restore Selection” کلیک نمایید.
- اکنون محتوای مورد نظر شما در مکان اصلی خود بازیابی می‌شود.
علاوه بر اینکه محتوا به مکان اصلی خود بازگردانده می‌شود، اگر متادیتایی داشته باشد و همچنین نسخه‌های آن بازیابی می‌شود.
این چند نکته را به خاطر بسپارید:
- در شیرپوینت، 93 روز فرصت دارید تا محتوا را بازیابی کنید. از لحظه حذف، شما یا مدیر شیرپوینت می‌توانید اسناد، پوشه‌ها، آیتم‌ها، لیست‌ها و سایت‌ها را ظرف 93 روز بازیابی کنید (مهم نیست که در کدام سطل آشغال قرار دارند). پس از 93 روز، محتوای شما برای همیشه از بین رفته است و قابل بازیابی نیست. بنابراین اگر این سند مهمی بود، زودتر اقدام کنید.
- اگر شما محتوایی را در شیرپوینت که با وان داریو تجاری خود همگام‌سازی شده است، حذف کنید، آنها نیز به سطل آشغال می‌روند. این امکان بسیار خوبی برای مواقعی است که به صورت اتفاقی با کلیک بر روی “حذف” کل یک پوشه حذف می‌شود.
مطالب مرتبط
